Anwendungskonsolidierung
Dutzende von isolierten Tools, die Ihre Geschäftsprozesse abwickeln – Tabellenkalkulationen, SharePoint-Listen, E-Mail-Genehmigungen, selbst entwickelte Anwendungen. Jedes einzelne ist ein Silo. Jedes einzelne birgt ein Risiko. WEBCON ersetzt sie durch eine einzige, kontrollierte Plattform.
Nicht weniger Funktionen. Weniger Tools. Eine zentrale Plattform.
2,191
Anwendungen pro Großunternehmen – 61 % davon ohne IT Freigabe
Torii, 2025
Skalieren ohne Wildwuchs
Jedes neue Tool schafft ein weiteres Silo, zusätzliche Lizenzkosten, neuen Schulungsaufwand und neue Governance Lücken. WEBCON bringt Prozessautomatisierung auf einer modellbasierten Plattform zusammen – mit konsistenten, vernetzten und zentral gesteuerten Anwendungen.
1000+ Kunden | 70+ Länder | 400 000 Endnutzer
Die Spirale des Wildwuchses
Wie aus einem Tool hundert werden – ohne dass es geplant war
Jedes Tool löste ein echtes Problem. Gemeinsam schufen sie ein noch größeres.
Jemand löst ein Problem
Ein Team erstellt eine Tabelle, eine SharePoint Liste oder eine kleine Power App. Es funktioniert. Ein konkretes Problem wird gelöst.
Andere machen dasselbe
Unterschiedliche Teams, unterschiedliche Tools, unterschiedliche Ansätze. Jeder davon ergibt isoliert betrachtet Sinn. Aber niemand koordiniert sie.
Silos vervielfachen sich
40 Tools in 10 Abteilungen. Kein gemeinsames Datenmodell. Keine konsistente Governance. Keine zentrale Transparenz.
Wartung wird unmöglich
Wer hat das gebaut? Wo ist die Dokumentation? Die ursprünglichen Ersteller sind nicht mehr da. Die IT übernimmt Tools, die nie für langfristigen Support entwickelt wurden.
Der Wildwuchs wird zum System
Die meisten Anwendungen sind nicht von der IT freigegeben. Shadow IT ist nicht mehr die Ausnahme – sondern Realität. Eine Konsolidierung wird unmöglich, weil niemand mehr weiß, welche Anwendungen überhaupt existieren.
Durchschnittliches Unternehmen: 897 Anwendungen – nur 29 % integriert. — MuleSoft, 2025 · 9 neue Anwendungen kommen jeden Monat hinzu. — Zylo, 2025
Der Ansatz
Vom Wildwuchs zu einer zentralen Plattform
Nicht indem Tools verboten werden. Sondern indem Teams etwas besseres erhalten – und alte Tools überflüssig werden.
Geht das auch ohne Disruption?
Die ehrliche Antwort – und der Beweis, dass es funktioniert
DIE HERAUSFORDERUNG
Konsolidierung klingt nach einem mehrjährigen Migrationsprojekt. Hunderte Prozesse, dutzende Tools, tausende Nutzer. Wie lässt sich das umsetzen, ohne bestehende Abläufe zu unterbrechen?
Diese Sorge ist berechtigt. Große Big Bang Migrationen scheitern oft aus denselben Gründen wie Big Bang Implementierungen: zu viele Veränderungen auf einmal, zu schnell und ohne ausreichend Raum zum Lernen.
DER BEWEIS
Anwendungen
monate
Ein Produktionsunternehmen migrierte sein gesamtes Anwendungsportfolio zu WEBCON – 90 Anwendungen in nur 9 Monaten, vollständig mit internen Ressourcen umgesetzt.
Nicht durch einen kompletten Neustart auf einmal, sondern Schritt für Schritt – Prozess für Prozess.
Die bisherigen Tools liefen parallel zu WEBCON weiter, bis die jeweiligen Prozesse migriert waren. Durch den Application Factory Ansatz wurde jede weitere Migration schneller als die vorherige.
Kein Big Bang. Keine Disruption. Keine Armee aus externen Beratern.
ZWEI REALITÄTEN
Kontrollierter Tool Wildwuchs vs. Konsolidierung durch Architektur
Ein Ansatz versucht Chaos zu organisieren. Der andere beseitigt es.
KONTROLLIERTER TOOL WILDWUCHS
JEDES
Tool ist eine eigene Insel
Neuer Prozess? Neues Tool. Anderer Anbieter, anderer Login, andere Logik.
Jedes Team verwaltet seine eigenen Anwendungen – oder gar nicht.
Der Schulungsaufwand wächst: Jedes Tool hat seine eigene Benutzeroberfläche, eigene Besonderheiten und eigene Dokumentation.
Die Integration zwischen Tools wird jedes Mal zu einem eigenen Projekt. Viele verzichten ganz darauf.
Die Person, die die Anwendung erstellt hat, verlässt das Unternehmen. Niemand sonst versteht sie.
Die IT versucht zu erfassen, was überhaupt existiert. Die Liste ist veraltet, bevor sie fertig ist.
Eine regulatorische Anforderung ändert sich, das Unternehmen wächst – und das Tool kann nicht mithalten. Neue Beschaffung. Neuer Anbieter. Neue Lizenz. Neue Lernkurve. Der Kreislauf beginnt von vorn.
Konsolidierung durch Architektur
JEDE
Anwendung basiert auf derselben Grundlage
Neuer Prozess? Dieselbe Plattform. Dieselbe Governance. Dasselbe Team. Bereitgestellt in wenigen Tagen.
Governance ist architektonisch umgesetzt – durch die Plattform, nicht durch Richtliniendokumente.
Eine Anwendung verstehen bedeutet, alle Anwendungen zu verstehen. Kein zusätzlicher Schulungsaufwand pro Anwendung.
Jede Anwendung ist standardmäßig vernetzt. Keine Integrationsprojekte.
Jeder Champion kann jede Anwendung unterstützen. Wissen verschwindet nicht mit einzelnen Personen.
Vollständige Transparenz über das gesamte Anwendungsportfolio. Automatisch dokumentiert. Immer aktuell.
Eine regulatorische Anforderung ändert sich, das Unternehmen wächst – InstantChange™ passt Prozesse innerhalb weniger Stunden an. Kein neuer Anbieter. Kein Neustart.
Der ablauf
Vier Konsolidierungsszenarien
Von einzelnen Prozessen bis zur unternehmensweiten Transformation.
Die Vertrags-Tabelle
Konsolidierungspfad
Weniger Tools. Dasselbe Wissen. Bessere Governance.
DER WILDWUCHS HEUTE
Das Vertragsmanagement läuft in einer Tabelle – wer was unterschrieben hat, welche Freigaben noch ausstehen, was nächsten Monat ausläuft und welche Version aktuell ist. Die Tabelle versucht verzweifelt, das Chaos aus E-Mails, freigegebenen Ordnern und mündlichen Absprachen zu organisieren. 14 Personen arbeiten daran mit. Niemand vertraut den Daten. Wenn die Revision fragt: „Zeigen Sie mir die Freigabekette für diesen Vertrag“, beginnt eine 30 minütige Suche durch E-Mail Postfächer.
WIE KONSOLIDIERUNG FUNKTIONIERT
Pizza Session mit Legal und Einkauf: 60 Minuten, ein Prototyp für den gesamten Vertragslebenszyklus
Die Anwendung wird bereitgestellt – Erstellung, Prüfung, Freigabe, Signatur und Verwaltung von Vertragsverlängerungen in einem zentralen Workflow, erweitert durch KI-Agenten und Automatisierung
Jeder Vertrag besitzt eine dokumentierte Historie: wer ihn erstellt, geprüft und freigegeben hat, welche Änderungen vorgenommen wurden und wann er abläuft
Die Tabelle wird ersetzt. Die E-Mails entfallen. Die Audit Frage ist in 10 Sekunden beantwortet.
DAS ERGEBNIS
Das Vertragsmanagement entwickelt sich von einer Tabelle, die Chaos dokumentiert, zu einem governanten Prozess, der Chaos verhindert. Fristen werden eingehalten, nicht gehofft. Freigaben werden dokumentiert, nicht angenommen. Und wenn die Revision anfragt, ist die Antwort bereits vorhanden – nicht verborgen in dutzenden Postfächern.
Der Plattformwechsel
Konsolidierungspfad
Weniger Tools. Dasselbe Wissen. Bessere Governance.
DER WILDWUCHS HEUTE
Das Unternehmen nutzt ein Tool für Workflow Automatisierung, ein separates für Dokumentenmanagement, ein weiteres für Formulare und ein viertes für einfache Freigaben. Vier Plattformen, vier Anbieter, vier Lizenzmodelle und vier unterschiedliche Skill Sets. Keines dieser Systeme spricht wirklich mit den anderen. Genau diese Verbindungen werden dauerhaft zum Problem.
WIE KONSOLIDIERUNG FUNKTIONIERT
WEBCON ersetzt alle vier Systeme durch eine integrierte Plattform – Formulare, Workflows, Dokumente und Regeln
Application Factory Ansatz: Die erste Anwendung wird bewusst sauber aufgebaut, jede weitere beschleunigt sich
Jede Migration erfolgt schrittweise – die alte Plattform läuft weiter, bis die Prozesse vollständig übernommen wurden
Eine Lizenz, ein Anbieter, ein Skill Set, ein Governance Modell
DAS ERGEBNIS
Die Gesamtkosten sinken. Der Wartungsaufwand sinkt. Der Schulungsaufwand sinkt. Doch der größte Vorteil ist: Zum ersten Mal teilen alle Prozessanwendungen dieselbe Architektur, dasselbe Datenmodell und dieselbe Governance.
Die Schatten-IT Bereinigung
Konsolidierungspfad
Weniger Tools. Dasselbe Wissen. Bessere Governance.
DER WILDWUCHS HEUTE
Die IT entdeckt mehr als 40 nicht autorisierte Anwendungen im Unternehmen – entwickelt von Fachbereichen mit Power Apps, Google Forms, Airtable oder selbstgebauten Tools. Keine Dokumentation, keine Sicherheitsprüfung, keine Wartbarkeit. Manche davon sind geschäftskritisch.
WIE KONSOLIDIERUNG FUNKTIONIERT
Triage: Identifizieren, welche Schatten IT Anwendungen kritisch sind, welche redundant und welche abgeschaltet werden können
Kritische Anwendungen werden auf WEBCON neu aufgebaut – inklusive automatischer Enterprise Governance
Fachbereiche, die die ursprünglichen Anwendungen entwickelt haben, arbeiten über den Designer Desk aktiv mit – ihr Wissen bleibt erhalten
Jede neu aufgebaute Anwendung ist von Anfang an dokumentiert, auditierbar und wartbar
DAS ERGEBNIS
Schatten-IT wird zu steuerbarer IT. Die Innovationskraft, aus der diese 40 Anwendungen entstanden sind, wird nicht gestoppt – sondern gezielt kanalisiert. Fachbereiche bringen ihre Ideen weiterhin über den Designer Desk ein. Die IT erhält Governance. Alle profitieren.
Die erste Abteilung
Konsolidierungspfad
Weniger Tools. Dasselbe Wissen. Bessere Governance.
DER WILDWUCHS HEUTE
Der Finanzbereich konsolidiert seine fünf Prozesstools auf WEBCON. Rechnungsfreigaben, Bestellanforderungen, Reisekostenabrechnungen, Vertragsmanagement und Budgetworkflows – alles läuft jetzt auf einer Plattform. HR beobachtet das. Operations beobachtet das. Nach drei Monaten stellen beide Bereiche dieselbe Frage: „Können wir das auch machen?“
WIE KONSOLIDIERUNG FUNKTIONIERT
Die Anwendungen aus dem Finanzbereich werden zu Vorlagen – Muster, Komponenten und Integrationen, die HR und Operations wiederverwenden können
Jede weitere Konsolidierung wird schneller, weil die Grundlage bereits existiert
Mitarbeitende erleben abteilungsübergreifend dieselbe UX – keine neuen Schulungen pro Bereich
Das Portfolio wächst auf einer gemeinsamen Plattform, statt dass jede Abteilung neue Tools einführt
DAS ERGEBNIS
Konsolidierung verbreitet sich durch Nachahmung, nicht durch Vorgaben. Wenn die Einstiegshürde eine Pizza Session statt eines Beschaffungsprozesses ist, entsteht Adoption ganz natürlich. Der CIO muss nichts erzwingen – die Abteilungen konkurrieren selbst um die Zeit der Champions, weil sie sehen, was das Team nebenan aufgebaut hat.
Der WEBCON Weg
Wie Konsolidierung mit allem verbunden ist, was wir tun
Pillar 1
Handeln, bevor man bereit ist
Konsolidierung beginnt nicht mit einem großen Masterplan. Sie beginnt mit einem Prozess, der diese Woche migriert wird. Mit einer Tabelle, die bis Freitag ersetzt wird. Jede Migration ist eine Pizza Session – kein Großprojekt. Das Anwendungsportfolio schrumpft Schritt für Schritt. Anwendung für Anwendung.
Pillar 2
Ihr Team,
nicht unseres
Ihre internen Champions konsolidieren und entwickeln Anwendungen eigenständig weiter – ohne Abhängigkeit von externen Dienstleistern. Sie verstehen die Geschäftsprozesse besser als jeder externe Berater. Und genau für sie wurde die Plattform entwickelt – nicht für klassische Softwareentwickler.
Pillar 3
Eine Plattform. Eine Sprache.
Hier entfaltet Konsolidierung ihre größte Wirkung. Die Konsolidierung auf einer modellbasierten Plattform sorgt dafür, dass jede Anwendung derselben Struktur folgt, zentral verwaltbar ist und standardmäßig Governance unterstützt. Jeder Champion kann jede Anwendung betreuen. Skalierung ohne zunehmende Komplexität.
Pillar 4
Das System, das wächst
Konsolidierung reduziert nicht nur die Anzahl der Tools – sie schafft Verbindungen, die zuvor nicht existierten, als Prozesse über unterschiedliche Plattformen verteilt waren. Was zuvor unsichtbar war, wird messbar. Was zuvor isoliert war, wird vernetzt. Das System, das vorher nicht sichtbar war, entsteht ganz natürlich.
Unter der Oberfläche
Warum eine zentrale Plattform viele Tools ersetzen kann
Tool Factory
Wiederverwendbare Strukturen machen die 10. Anwendung schneller als die erste
Modellbasierte Architektur
Jede Anwendung folgt derselben Struktur – durch eine modellbasierte Plattformarchitektur
Auto Dokumentation
Jede Anwendung wird automatisch dokumentiert und aktuell gehalten
InstantChange™
Anwendungen live anpassen – ohne den Betrieb zu unterbrechen
Integrierte Governance
Auditierbarkeit, Diagnosen und SIEM Integration von Anfang an
Tiefer eintauchen
Ausgewählte Ressourcen
ARTIKEL
5 praktische Beispiele für Rechnungsprozess Automatisierung mit KI
Praxisnahe Szenarien der Rechnungsautomatisierung mit KI, die manuelle Arbeit reduzieren, Freigaben beschleunigen, Fehler minimieren und die Kontrolle über Ausgaben verbessern.
FORRESTER STUDIE
Der Total Economic Impact™ von WEBCON
Die unabhängige Analyse von Forrester zu ROI, Kosteneinsparungen und geschäftlichem Mehrwert – einschließlich messbarer Effekte KI gestützter Automatisierung in Enterprise Umgebungen.
Sind Sie bereit, die Zersiedelung in ein System zu verwandeln?
Erfahren Sie, wie WEBCON Dutzende von isolierten Tools durch eine einzige, einheitlich verwaltete Plattform ersetzt – ohne dabei auch nur eine einzige Funktion einzubüßen.