Automatisierung macht sich bezahlt
– und zwar sehr

Die sieben wichtigsten Vorteile bei der Digitalisierung von Prozessen

S

tudien führender Forschungsagenturen zeigen es deutlich: Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse automatisieren, erzielen einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen, die nicht darin investieren – vielleicht, weil sie nicht einmal sehen, dass diese Mühe sich lohnt. Warum sind Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen so wichtig und was sind ihre langfristigen Vorteile? Hier schildern wir die sieben wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Prozessen, die Sie kennen sollten.

Seit Jahren schon setzen immer mehr Unternehmen den digitalen Wandel ganz oben auf ihre Prioritätenliste. Wie sich herausstellte, hatte die COVID-19-Pandemie einen erheblichen Einfluss auf diesen Trend – sie machte Unternehmen und ihren CIOs gleichermaßen bewusst, dass der Einsatz moderner Technologien zur Digitalisierung von Prozessen extrem wichtig ist, um die betriebliche Kontinuität zu gewährleisten, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu verbessern und deren Produktivität zu erhöhen. Und nicht zuletzt senken solche Investitionen deutlich die Betriebskosten.

Was ist Digitalisierung? Sie beginnt damit, dass ein Geschäftsprozess mit Informationstechnologie unterstützt wird. Meist geht es dabei darum, auf Papierdokumente (oder auf einfache E-Mails, die sehr ähnlich wie solche Dokumente auf Papier betrachtet und verwaltet werden) zu verzichten und den Prozess digital ausführen zu lassen, von einem Computerbildschirm oder einem Mobilgerät aus. Ist die Arbeit erst einmal digitalisiert, kann die Technologie bis dahin mühsame und fehleranfällige Aufgaben übernehmen – und früher oder später wird es möglich, mit geringerem Aufwand qualitativ und quantitativ bessere Ergebnisse zu erzielen.

 

Warum lohnt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die Ergebnisse der Forrester-Studie über den Total Economic Impact™ von WEBCON BPS sprechen eine klare Sprache: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat die Performance um bis zu 87 % beschleunigt, was bei den Einsparungen bzw. Einnahmen eine Differenz von mehreren Millionen ausmachte. Innerhalb von drei Jahren sparten die befragten Mitarbeiter über 21 000 Arbeitsstunden ein, die sie für Tätigkeiten einsetzen konnten, die aus Sicht ihres Unternehmens kreativer und wertschöpfungsorientierter waren. Und das ist nur ein Teil des Nutzens:

“Eine wichtige Funktion der Digitalisierung von Prozessen besteht darin, dass sie es der Geschäftsführung erleichtert, Entscheidungen zu treffen und effektiv umzusetzen. Digitalisierung ermöglicht es, Daten darüber zu sammeln, wie sich Änderungen auf das Unternehmen auswirken und davon ausgehend ggf. Kurskorrekturen vorzunehmen. So können Unternehmen selbst unter schwierigen oder krisenhaften Bedingungen ihren Marktanteil steigern. Dabei muss man jedoch im Hinterkopf behalten, dass die Tools, die wir einsetzen, um die Digitalisierung zu erreichen, unvollständig sind, wenn sie nicht zu einer agilen Neuausrichtung führen – ohne Wartezeiten, ohne Kosten, ohne die aktuelle Arbeitsweise zu verewigen. Auf keinen Fall sollte mehr Agilität auf Kosten der Unternehmensentwicklung gehen” – sagt Lukasz Wrobel, stellvertretender Geschäftsführer und Leiter der Unternehmensentwicklung bei WEBCON.

Die sieben wichtigsten Vorteile bei der Digitalisierung von Prozessen

Welche Vorteile können Unternehmen erwarten, wenn sie sich entscheiden, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren? Es gibt noch einige mehr, aber die folgenden sieben sind besonders bedeutsam:

1. Produktivitätssteigerung

Mit der Digitalisierung von Prozessen können Sie zeitraubende und oft monotone Routineaufgaben wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, die Genehmigung von Rechnungen, die Abrechnung von Geschäftsreisen, die Bearbeitung von Verträgen oder die Gewährung von Krediten beschleunigen und verbessern. Dadurch steigt die Produktivität der Mitarbeiter, und die gewonnene Zeit kann als kreatives Potenzial für anspruchsvollere Tätigkeiten eingesetzt werden, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Es geht aber nicht nur um mehr Effizienz bei der Ausführung von Aufgaben – die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen ermöglicht auch einen wesentlich besseren, jederzeitigen Zugriff auf wichtige und aktuelle Informationen. Das macht es nicht nur leichter, schnell die richtigen operativen Entscheidungen zu treffen, sondern hilft auch dabei, Bereiche für weitere Optimierungen zu identifizieren. Dies wiederum führt zu einer langfristigen Produktivitätssteigerung, welche die Infrastruktur des Unternehmens stärkt.

2. Zeitersparnis und Senkung von Prozesskosten

Wie bereits erwähnt, kann ein automatisierter Prozess um bis zu 87 % schneller abgeschlossen werden. Eine solche Produktivitätssteigerung spart den Mitarbeitern Zeit und senkt die Kosten der einzelnen Prozesse erheblich. Man sollte nicht übersehen, dass sich dies auch auf die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkt, die nicht nur weniger Zeit mit Verwaltungsarbeit verbringen, sondern meist auch die Unterstützung durch neue Technologien bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben zu schätzen wissen.

3. Qualitativ bessere Arbeit und geringere Fehleranfälligkeit

Fehler zu machen ist menschlich, aber Mitarbeiterfehler können viel kosten – auf jeden Fall Zeit und Geld, aber in bestimmten Situationen können Fehler sogar den Ruf des Unternehmens schädigen. Die Digitalisierung minimiert das Risiko, Fehler zu machen, insbesondere die so genannten „menschlichen Fehler“, die leicht auftreten können, wenn einfache Routineaufgaben, die sich tagtäglich wiederholen, mithilfe von Papierdokumenten ausgeführt werden. So können die Mitarbeiter nicht nur mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen – auch die Qualität ihrer Arbeit und der Prozessausführung ist wesentlich höher.

4. Bessere Einblicke in Geschäftsprozesse

Anwendungen, die Geschäftsprozesse standardisieren und zugleich deren Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleisten, sind eine regelrechte Fundgrube für wertvolle Informationen für das Management. Mit dem Wissen über den Ablauf von Prozessen im Unternehmen kann es bessere Entscheidungen treffen, von der taktischen Optimierung und dem Abbau von Engpässen bis hin zu strategischen Kursänderungen für das weitere Wachstum des Unternehmens.

5. Flexible und effektive Prototypen-Entwicklung

Kreative Fachabteilungen liefern Ideen dazu, wie man das Unternehmen verbessern und von der Konkurrenz abheben kann, welche Produkte es wert sind, auf den Markt gebracht zu werden, und wie man bestehende und neue Geschäftsmodelle entwickeln kann. Nicht alle davon werden sich letztlich als Erfolg erweisen – daher lohnt es sich nicht, für jede geäußerte Idee gleich eine eigene Anwendung zu erstellen. Um gut auf die Digitalisierung von Prozessen vorbereitet zu sein, sollte ein Unternehmen jedoch versuchen, das Prototyping schnell und kostengünstig zu machen, um solche Konzepte bei Bedarf ausprobieren zu können. Dank dieses Ansatzes, der auf Proofs-of-Concept, Rapid Prototyping und Failing Fast basiert, können wir neue Ideen für die Geschäftsentwicklung effektiv unterstützen – ohne große Kosten oder finanzielle Risiken einzugehen.

6. Qualitativ besserer Kundendienst

Laut einer Studie von American Express sind 86 % der Kunden bereit, für ein besseres Einkaufserlebnis mehr zu bezahlen. Zufriedene Kunden sind auch loyale Kunden, die sich stark mit den Produkten und Dienstleistungen einer Marke verbunden fühlen. Mit Automatisierung können Kunden schneller und zuverlässiger betreut werden, wobei zugleich das Risiko von Fehlern minimiert wird. Davon profitieren auch die Mitarbeiter des Unternehmens, denn sie haben Zugriff auf alle kontextrelevanten Informationen über die Beziehung zu einem bestimmten Kunden und können so besser auf dessen Bedürfnisse eingehen – obwohl sie zugleich eine viel größere Anzahl von Kundenanfragen bewältigen.

7. Verbesserte Zusammenarbeit und interne Kommunikation

E-Mails, Excel-Tabellen, Telefonate, Chats – unstrukturierte Kommunikation kann Chaos verursachen und die effiziente Umsetzung von Projekten behindern. Oft versuchen Mitarbeiter spontan, die Zusammenarbeit in ihrem Team mit Lösungen der „Marke Eigenbau“ zu verbessern, was oft in einem noch größeren Chaos endet, das durch die gleichzeitige Nutzung vieler verschiedener Kommunikationskanäle entsteht.

Geschäftsanwendungen sind hier sehr hilfreich, da sie alle Aufgaben eines bestimmten Benutzers an einem Ort sammeln, sie automatisch den richtigen Personen zuweisen und es den Managern ermöglichen, ihre Umsetzung laufend zu überwachen. Warum ist das so wichtig? Weil wir wohl alle dazu neigen, sich auf unsere eigenen Aufgaben zu konzentrieren – und wenn unser Anteil der Arbeit erledigt ist, überwachen wir nicht, ob andere am Prozess beteiligte Personen sie fortsetzen, und schon gar nicht, ob sie das gut tun. Deshalb lohnt es sich, Geschäftsanwendungen einzusetzen, die sicherstellen, dass alle an einem Prozess beteiligten Personen ihn von Anfang bis Ende effizient durchführen.

Digitalisierung – leichter gesagt als getan

Digitalisierung ganz oben auf die Prioritätenliste zu setzen, ist kein neuer Trend – Studien zeigen jedoch, dass diese Strategie bislang oft nur unzureichend umgesetzt wurde. Grund war meist die Sorge angesichts der Schwierigkeiten, die mit der Verwirklichung des digitalen Wandels verbunden sind: Bei IT-Projekten denkt man oft an hohe Kosten, lange Implementierungszeiten und die Notwendigkeit von erheblichen, unternehmensweiten Kraftanstrengungen. Moderne Technologien verändern das Gesicht der Digitalisierung jedoch:

„Mit Low-Code-Plattformen können Digitalisierungsprojekte schnell gestartet werden. Die Beeinträchtigung des laufenden Geschäfts kann reduziert, die Implementierungsdauer kann verkürzt und die Kosten für die Eigner von Geschäftsanwendungen können deutlich gesenkt werden. Möglich ist all das, weil weitere Lösungen auf einer einzelnen Plattform gebaut werden können, mit der die Endanwender und das IT-Team bereits gut vertraut sind. Zudem können Anwendungen praktisch ohne Programmieraufwand per Drag-and-Drop kreiert werden. Es ist wie ein Satz Legosteine, mit dem alles, was ein Unternehmen gerade braucht, gebaut werden kann“, erklärt Lukasz Wrobel.

Low-Code-Plattformen sind eine echte Revolution, weil sie Unternehmen in die Lage versetzen, Dutzende oder sogar hunderte von Anwendungen innerhalb einer einzelnen Plattform zu bauen – mit Unterstützung eines internen IT-Teams und/oder eines eigens ausgewählten Implementierungspartners.

„Durch die Implementierung der Plattform WEBCON BPS konnten wir Kosten von ungefähr 1,17 Mio. US-Dollar sparen, die uns erwartet hätten, wenn wir alternative auf dem Markt verfügbare, einsatzfertige Lösungen hätten einkaufen, implementieren und warten müssen, um individuelle Prozesse zu automatisieren“, gab ein von Forrester für die Total Economic Study Impact™-Studie zu WEBCON BPS interviewter IT-Leiter an.

Die besten Low-Code-Tools konzentrieren sich nicht nur darauf, Anwendungen schnell und einfach zu erstellen, sondern vor allem darauf, die unvermeidlichen Änderungen an den Geschäftsanforderungen reibungslos zu managen.

„Wir können Änderungen an den Anwendungen, die Geschäftsprozesse unterstützen, nahezu sofort vornehmen – und für Änderungen haben unsere Kunden viele Gründe: neue gesetzliche Anforderungen, die Umorganisation interner Verfahren, Wandel der Geschäftsstrategie unter Einfluss von Markterwartungen und Änderungen in der Geschäftsumgebung. Ein perfektes Beispiel dafür war die Effektivität, mit der sie auf die Herausforderungen durch die COVID-19-Pandemie reagiert haben“, fügt Wrobel hinzu.

Darum entscheiden sich Branchenführer von Europa bis Nordamerika und darüber hinaus für die Plattform von WEBCON. Unternehmen wie Siemens Finance, Pratt & Whitney, Société Générale, Mitsubishi Electric und Haddad Brands nutzen WEBCON BPS, um interne Prozesse wie die Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen, Urlaubsanträgen und Reisekostenabrechnungen zu unterstützen – aber auch für globalere Prozesse, die für die Entwicklung des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on reddit
Share on email

SPRECHEN SIE UNS AN

Sie sind auf der Suche nach einem System, mit dem Sie Ihren Dokumenten-Workflow, Helpdesk und Ticketsystem, Urlaubsanträge, Posteingang – oder jeden anderen Geschäftsprozess im Unternehmen – automatisieren können?

 

Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Online-Demonstration unserer Plattform oder berichten Sie uns, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat. Gern sprechen wir darüber, wie wir sie mit intelligenter Workflow-Automatisierung adressieren können.

* Pflichtfelder
top