Die sieben wichtigsten Vorteile bei der Digitalisierung von Prozessen

Welche Vorteile können Unternehmen erwarten, wenn sie sich entscheiden, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren? Es gibt noch einige mehr, aber die folgenden sieben sind besonders bedeutsam:

1. Produktivitätssteigerung

Mit der Digitalisierung von Prozessen können Sie zeitraubende und oft monotone Routineaufgaben wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, die Genehmigung von Rechnungen, die Abrechnung von Geschäftsreisen, die Bearbeitung von Verträgen oder die Gewährung von Krediten beschleunigen und verbessern. Dadurch steigt die Produktivität der Mitarbeiter, und die gewonnene Zeit kann als kreatives Potenzial für anspruchsvollere Tätigkeiten eingesetzt werden, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Es geht aber nicht nur um mehr Effizienz bei der Ausführung von Aufgaben – die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen ermöglicht auch einen wesentlich besseren, jederzeitigen Zugriff auf wichtige und aktuelle Informationen. Das macht es nicht nur leichter, schnell die richtigen operativen Entscheidungen zu treffen, sondern hilft auch dabei, Bereiche für weitere Optimierungen zu identifizieren. Dies wiederum führt zu einer langfristigen Produktivitätssteigerung, welche die Infrastruktur des Unternehmens stärkt.

2. Zeitersparnis und Senkung von Prozesskosten

Wie bereits erwähnt, kann ein automatisierter Prozess um bis zu 87 % schneller abgeschlossen werden. Eine solche Produktivitätssteigerung spart den Mitarbeitern Zeit und senkt die Kosten der einzelnen Prozesse erheblich. Man sollte nicht übersehen, dass sich dies auch auf die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkt, die nicht nur weniger Zeit mit Verwaltungsarbeit verbringen, sondern meist auch die Unterstützung durch neue Technologien bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben zu schätzen wissen.

3. Qualitativ bessere Arbeit und geringere Fehleranfälligkeit

Fehler zu machen ist menschlich, aber Mitarbeiterfehler können viel kosten – auf jeden Fall Zeit und Geld, aber in bestimmten Situationen können Fehler sogar den Ruf des Unternehmens schädigen. Die Digitalisierung minimiert das Risiko, Fehler zu machen, insbesondere die so genannten „menschlichen Fehler“, die leicht auftreten können, wenn einfache Routineaufgaben, die sich tagtäglich wiederholen, mithilfe von Papierdokumenten ausgeführt werden. So können die Mitarbeiter nicht nur mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen – auch die Qualität ihrer Arbeit und der Prozessausführung ist wesentlich höher.

4. Bessere Einblicke in Geschäftsprozesse

Anwendungen, die Geschäftsprozesse standardisieren und zugleich deren Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleisten, sind eine regelrechte Fundgrube für wertvolle Informationen für das Management. Mit dem Wissen über den Ablauf von Prozessen im Unternehmen kann es bessere Entscheidungen treffen, von der taktischen Optimierung und dem Abbau von Engpässen bis hin zu strategischen Kursänderungen für das weitere Wachstum des Unternehmens.

5. Flexible und effektive Prototypen-Entwicklung

Kreative Fachabteilungen liefern Ideen dazu, wie man das Unternehmen verbessern und von der Konkurrenz abheben kann, welche Produkte es wert sind, auf den Markt gebracht zu werden, und wie man bestehende und neue Geschäftsmodelle entwickeln kann. Nicht alle davon werden sich letztlich als Erfolg erweisen – daher lohnt es sich nicht, für jede geäußerte Idee gleich eine eigene Anwendung zu erstellen. Um gut auf die Digitalisierung von Prozessen vorbereitet zu sein, sollte ein Unternehmen jedoch versuchen, das Prototyping schnell und kostengünstig zu machen, um solche Konzepte bei Bedarf ausprobieren zu können. Dank dieses Ansatzes, der auf Proofs-of-Concept, Rapid Prototyping und Failing Fast basiert, können wir neue Ideen für die Geschäftsentwicklung effektiv unterstützen – ohne große Kosten oder finanzielle Risiken einzugehen.

6. Qualitativ besserer Kundendienst

Laut einer Studie von American Express sind 86 % der Kunden bereit, für ein besseres Einkaufserlebnis mehr zu bezahlen. Zufriedene Kunden sind auch loyale Kunden, die sich stark mit den Produkten und Dienstleistungen einer Marke verbunden fühlen. Mit Automatisierung können Kunden schneller und zuverlässiger betreut werden, wobei zugleich das Risiko von Fehlern minimiert wird. Davon profitieren auch die Mitarbeiter des Unternehmens, denn sie haben Zugriff auf alle kontextrelevanten Informationen über die Beziehung zu einem bestimmten Kunden und können so besser auf dessen Bedürfnisse eingehen – obwohl sie zugleich eine viel größere Anzahl von Kundenanfragen bewältigen.

7. Verbesserte Zusammenarbeit und interne Kommunikation

E-Mails, Excel-Tabellen, Telefonate, Chats – unstrukturierte Kommunikation kann Chaos verursachen und die effiziente Umsetzung von Projekten behindern. Oft versuchen Mitarbeiter spontan, die Zusammenarbeit in ihrem Team mit Lösungen der „Marke Eigenbau“ zu verbessern, was oft in einem noch größeren Chaos endet, das durch die gleichzeitige Nutzung vieler verschiedener Kommunikationskanäle entsteht.

Geschäftsanwendungen sind hier sehr hilfreich, da sie alle Aufgaben eines bestimmten Benutzers an einem Ort sammeln, sie automatisch den richtigen Personen zuweisen und es den Managern ermöglichen, ihre Umsetzung laufend zu überwachen. Warum ist das so wichtig? Weil wir wohl alle dazu neigen, sich auf unsere eigenen Aufgaben zu konzentrieren – und wenn unser Anteil der Arbeit erledigt ist, überwachen wir nicht, ob andere am Prozess beteiligte Personen sie fortsetzen, und schon gar nicht, ob sie das gut tun. Deshalb lohnt es sich, Geschäftsanwendungen einzusetzen, die sicherstellen, dass alle an einem Prozess beteiligten Personen ihn von Anfang bis Ende effizient durchführen.