Automatisierung von Geschäftsprozessen:

Was bringt das für CIOs?

Die neuesten Zahlen und Fakten

aus der Total Economic Impact Studie™ von


U

m permanenten Wandel erfolgreich zu bewältigen, kommt es entscheidend auf die Fähigkeit an, Prozesse zu verwalten. Von ihr können Anwender profitieren, kaufmännische Manager – und damit auch die CIOs. 

Aktuell (Ende 2020) muss man wohl niemandem mehr erklären, wie wichtig es ist, sich ständig an veränderte Umstände anzupassen. Bei der Vorstellung eines Microsoft-Quartalsberichts – des ersten in der Ära von COVID-19 –, brachte CEO Satya Nadella es kürzlich auf den Punkt: „Wir haben zwei Jahre digitalen Wandel in zwei Monaten erlebt“. Er bezog sich auf das explosive Wachstum von Microsoft Teams, das eine Möglichkeit bietet, sich an die grundlegendsten Anforderungen von Unternehmen anzupassen – nämlich das nach Kommunikation und dem Teilen von Inhalten unter intensiver Nutzung von ortsunabhängigem Arbeiten.

Damit hat er natürlich recht – aber das allein reicht nicht aus. So schnell und radikal es auch erfolgt, der  Wechsel von der Arbeit in einem gemeinsamen Büro zu Instant Messaging und Videokonferenzen allein trägt wenig dazu bei, die Arbeit an sich zu transformieren. Wenn diese Arbeit dann immer noch eine größten­teils manuell ausgeführte, spontane Aktivität ist, bremsen virtuelle Kanäle sie unvermeidlich aus, anstatt sie zu beschleunigen. Wir freuen uns, dass ortsunabhängiges Arbeiten überhaupt möglich ist, aber es gibt noch viel Raum für Verbesserungen.

Glaubt man dem Global Capital Confidence Barometer von EY, haben neue Investitionen in digitale Tech­no­logien für 71 % aller Unternehmen Priorität. Eine weitere Studie, der Digital Pulse von 451 Research aus dem Juni 2020, hat gezeigt, dass mehr als 30 % der Unternehmen infolge des Corona­virus­-Ausbruchs mehr für IT-Ressourcen ausgeben. Mehr als je zuvor richten sich nun alle Augen dar­auf, wie die CIOs mit den aktuellen Herausforderungen der Betriebskontinuität umgehen wollen – im­mer­hin hat sich die IT als das entscheidende Mittel bewiesen, um die neue Realität zu bewäl­tigen.

 

Macht sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen bezahlt?

Anbieter von Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können endlos Vorteile der Auto­matisierung von Workflows aufzählen. Hier nur einiges von dem, was Werbeslogans, Forschungen und Fallstudien behauptet haben:

  • Verbesserung der Motivation und Kreativität der Mitarbeiter durch weniger chaotische und in­effi­ziente Prozesse
  • Gewährleistung der Betriebskontinuität durch dokumentierte und nachvollziehbare Prozesse
  • niedrigere Kosten
  • höhere Margen
  • verbesserte Produktivität
  • weniger Fehler
  • geringeres Risiko

Und Sie haben recht. Mehr noch – diese Aussagen lassen sich durch Zahlen untermauern.

Im Juni 2020 führte Forrester Consulting, eines der führenden globalen Analyse- und Beratungs­unter­nehmen, eine Studie über den Total Economic Impact™ of WEBCON BPS durch (Holen Sie sich Ihr kosten­loses Exemplar hier). Sie untersucht die Vorteile und finanziellen Auswirkungen der Automatisierung von Geschäftsprozessen  mit einer Low-Code-Plattform für die digitale Prozess­automa­tisierung (DPA) am Beispiel eines Unter­nehmens aus der Finanzdienstleistungsbranche, einer Tochter eines globalen Mischkonzerns mit mehr als 300.000 Beschäftigten weltweit.

Hier einige Highlights aus der Studie:

  • 113 % Return on Investment (ROI)
  • $ 605.230 Einsparungen durch Verbesserung der Bearbeitungszeit von Prozessen
  • Über 21.000 Stunden eingesparte Arbeitszeit
  • Prozesse werden bis zu 87 % schneller abgeschlossen
  • Verbesserte Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Signifikante Senkung der Zeit bis zur Marktreife für neue Produkte und Leistungen

Was sind die Vorteile für CIO und IT-Abteilung?

Geschäftsstrategie und IT sind unauflöslich miteinander verbunden. Wie die Global CIO Survey 2018 von Deloitte gezeigt hat, entwickelt sich die Rolle des Chief Information Officer weiter und geht über die eines Technologie-Fürsprechers und eines „Trusted Operators“, der dafür sorgt, „dass das Licht anbleibt und die Züge fahren“, inzwischen weit hinaus: Heute muss der CIO ein „Change Instigator“ sein, ein stra­te­gischer Partner des operativen Geschäfts, der Veränderungen selbst initiiert und so das Unternehmen mit­gestaltet.

Das zeigt bereits ein Blick auf Stellenanzeigen für CIOs: In praktisch jeder einzelnen von ihnen werden Anfor­derungen formuliert wie „Bereiche identifizieren und vorschlagen, die von Informationstech­no­lo­gie profi­tieren kön­nen“ oder „Entwicklung und Umsetzung einer Strategie für den digitalen Wan­del“. Das macht noch ein­mal deutlich, wie wichtig es ist, darüber nachzudenken, was der digitale Wan­del eigentlich ist und wie man ihn erfolgreich gestaltet.

Betrachten wir den digitalen Wandel als einen Prozess, der Technologie einsetzt, um Unternehmen um­zu­gestalten. Prozesse mit dedizierten Anwendungen zur Automatisierung von Aufgaben und Work­flows zu digitalisieren, ist in manchen Fällen das A und O. In manchen Unternehmen sind die so­genann­ten Geschäftsanwendungen der effektivste und effizienteste Ansatzpunkt, um den Wandel umzu­setzen, den die Technologie für die Prozesse ermöglicht.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung für das Unternehmen insgesamt sind dank zahlreicher Berichte, Studien wie The Total Economic Impact™ und Aussagen von Kunden aus der Praxis gut dokumentiert. Aber Automatisierungsprojekte zu verfolgen, hat auch unmittelbare Vorteile für CIOs:

1. Verbündete unter Geschäftsanwendern gewinnen

Manche Projekte zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Abläufen kommen „von oben“, als ein weiteres Element der globalen Strategie des Unternehmens – aber bei der großen Mehrheit handelt es sich um Bottom-up-­Initiativen. Oft brauchen Geschäftsanwender Hilfe dabei, sich wiederholende, zeitaufwendige Aufga­ben zu automatisieren, Prozesse zu verbessern, die weitgehend mit E-Mails und Excel-Tabellen ver­wal­tet werden, oder überflüssigen Papierkram von ihrem Schreibtisch zu verbannen.

Zwar gibt es bereits eine Entwicklung hin zu „Citizen Development“ – aber selbst die erfolgreichsten und profitabelsten Beispiele dafür können der schieren Menge an Anfragen nicht gerecht werden. Nur sehr wenige „Citizens“ können, geschweige denn wollen „Citizen Developer“ werden. An der IT führt immer noch kein Weg vorbei. Aber sie lässt sich erweitern, verbessern und ergänzen.

Diese Projekte haben meist einen relativ geringen Umfang und lassen sich einfach realisieren; die Ge­schäfts­anwender sind hoch motiviert, sich am Entwicklungsprozess der Anwendung zu beteiligen – vor allem dann, wenn klar ist, dass ihr Input gehört und tatsächlich berücksichtigt wird. Ein ständiger Fluss an kurzfristigen Erfolgen baut Vertrauen auf, das bei langfristigen Projekten wie der Implemen­tierung von CRM oder ERP benötigt wird. Gerade dabei ist die Unterstützung der Anwender ent­schei­dend, kann aber nicht ohne weiteres vorausgesetzt werden.

2. Mehr handfeste Produktivitätsnachweise

Eine entscheidende Komponente der Geschäftsprozessautomatisierung besteht darin, Kriterien für messbare Ergebnisse zu bestimmen und diese zu liefern. Prozessorientierte Lösungen können das ein-fach besser als einfache Ansätze zur Aufgabenautomatisierung und zum Datenmanagement. Und alles, was messbar ist, kann auch berichtet werden. Wenn langfristige, strategische IT-Projekte – ganz gleich, ob es dabei um die IT-Infrastruktur, den Abgleich von ERP-Daten oder was auch immer geht – sich verzögern oder scheitern, wird die Möglichkeit, die Auswirkungen von Quick-wins durch die Prozessautomatisierung auf das Gesamtunternehmen darstellen zu können, zum Ass im Ärmel des CIOs.

3. Keine Bedenkenträgerei mehr

Workflow-basierte Geschäftsanwendungen als Projekte zur Prozessautomatisierung zu betrachten, bedeutet, dass Lö­sungen sich ganz auf die zu erledigende Arbeit konzentrieren – und nicht auf die Ressourcen, die zu ver­walten sind. Entscheiden Sie sich für das richtige Tool, um Ihre Anwendungen auszuliefern – eines, das agile Anpassung aufgrund von kontinuierlichem Feedback betont – und Sie werden regelmäßig positive Er­geb­nisse bekommen. Eine dauerhaft positive emotionale Einstellung ist eine immaterielle Ressource, aber eben auch eine Ressource. Und manchmal ist sie der entscheidende Faktor, um Ver­trauen zu ge­win­nen, wenn es an der Zeit ist, die Realität zu erklären.

Das muss keinen großen Aufwand bedeuten. Und vor allem muss es nicht heißen, dass man eine Kako­fonie ansonsten unverbundener beweglicher Teile orchestrieren muss. Eine umfassende, inte­grierte Low-Code-Plattform (z. B. WEBCON BPS) kann eine einzelne Lösung liefern, mit der Sie die meisten von Ihnen benötigten Geschäftsanwendungen erstellen können. Das heißt, dass weniger Systeme gepflegt werden und weniger Kompetenzen auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen. Das Risiko von Prozess­automatisierungsprojekten wird reduziert und das IT-Team in die Lage versetzt, schnell Prozessanwendungen zu liefern, die konsistent und wardigittbar sind.

4. Der CIO rückt ins Zentrum des C-Levels vor

Der CIO von heute ist dafür verantwortlich, für eine gesunde IT-Infrastruktur und eine effiziente Infor­ma­tions­weitergabe zu sorgen, die es dem C-Level erlaubt, schneller bessere Entscheidungen zu treffen und effektiv auszuführen. Mit Workflow-Automatisierung werden Prozesse transparent, gut ge­steuert, standardisiert und auditierbar. Das wiederum ermöglicht dem CIO, dem Management strate­gisch rele­vante Einblicke zu liefern, die für das Wachstum des Unternehmens unverzichtbar sind.

Dadurch wird der CIO ganz automatisch zu einem wertvollen Mitglied des strategischen Führungs­teams – und zu einem „Change Instigator“, der genau weiß, wie die IT das Unternehmen dazu bringt, In­no­vationen voranzutreiben und sich in eine Data-Driven Company zu verwandeln.

Es gibt wohl keinen CIO, der sich nicht in der Rolle eines strategischen Partners des operativen Geschäfts sieht. Mit prozessfokussierten Tools erstellte Anwendungen lassen die Strategie für den digitalen Wan­del zur Wirklichkeit werden. Sie managen nicht Ressourcen, die vom operativen Geschäft genutzt wer­den – sie werden zum Teil dieses Geschäfts.

Ihre Ergebnisse hängen davon ab, ob Sie sich für die richtige Plattform zur Geschäftsprozessautomatisierung entscheiden.

1. Die Plattform muss veränderungsbereit und zukunftssicher sein

Projekte im Bereich Automatisierung und Management von Geschäftsprozessen sind selten gut defi­niert, wenn Sie sie in Angriff nehmen. Hinzu kommt, dass Sie eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln; die Anfor­derungen werden sich verändern und weiterentwickeln. Darum ist die Art, wie Ihre Plattform auf Ver­än­derungen reagiert, genauso wichtig wie die Fähigkeit, schnell Anwendungen bereitstellen zu kön­nen. Es geht nicht darum, Änderungen zu managen und Anwendungen im Rahmen eines Lebens­zyklus aus Entwicklung, Test und Produktion bereitzustellen.

Die InstantChange™-Technologie von WEBCON garantiert, dass sich Änderungen an den Anwendungen kostengünstig implementieren lassen, ganz gleich wie häufig oder dramatisch sie sind. Wie die IT mit dem Phänomen Scope Creep umgeht – etwa ob sie es als Problem wahrnimmt oder als Indikator für Be­nutzer­akzeptanz – wirkt sich direkt darauf aus, ob die Fachabteilungen die IT als kooperativ und enga­giert wahrnimmt.

2. Für Großunternehmen geeignete Architektur ist ein Muss

Die Reise in Richtung Automatisierung und Digitalisierung der Geschäftsabläufe beginnt oft mit sehr einfachen Projekten, von denen nur eine Hand­voll Menschen betroffen sind. Im Laufe der Zeit jedoch werden die vielen verschiedenen Anwen­dungen miteinander verbunden – und die Komplexität der Lösungen, die Sie liefern, beginnt zu wachsen. Darum muss die Geschäftsprozessautomatisierung und –Digitalisierung von Anfang an die Anforderungen des ge­samten Unternehmens antizipieren. Wenn Sie sich für eine DPA-Plattform entscheiden, sollten Sie daher sorg­fältig auf Leistung, Skalierbarkeit, Sicherheit, Steuerbarkeit und Transparenz achten – und zwar nicht darauf, ob diese Eigenschaften überhaupt vorhanden sind, sondern ob sie „out of the box“ bereit­gestellt werden. Denn mit jeder neuen Anwendung werden Staging und Dokumentation wichtiger. Jede Anwen­dung sollte daher so behandelt werden, als wäre sie geschäftskritisch. Und jede Anwendung sollte effi­zient und skalierbar sein.

3. Setzen Sie auf Klarheit und Standardisierung

Aber auch schnelle Auslieferung und effizientes Management der Veränderungen von Geschäftsanwendungen sind nicht genug. Selbst die besten Lösungen werden zu Alpträumen, wenn nur wenige Menschen ver­ste­hen, wie sie funktionieren – und noch weniger Menschen sich zutrauen, sie anzupassen oder zu er­wei­tern. Ganz gleich, wer eine Anwendung erstellt hat: Auch jedes andere Teammitglied sollte problem­los in der Lage sein, ihre Wartung und Weiterentwicklung zu übernehmen. Entscheidend dafür ist, dass Tools, Architektur und Benutzererfahrung konsistent sind. Ein weiterer Vorteil: Wenn ein Anwender für eine Lösung geschult wird, ist er gleich auch schon für jede zukünftige Lösung effektiv vorbereitet. Und Stake­holder, die bei einem Projekt beraten, werden ständig besser darin, auch bei anderen Projekten zu beraten.

WEBCON ist hier, um zu helfen

In den letzten zehn Jahren hat WEBCON BPS, unsere Low-Code-Plattform für die Prozessauto­ma­tisie­rung, -digitalisierung und – management, schon über 450 internationalen Unternehmen geholfen, den digitalen Wandel zu meistern.

Wir wollen Unternehmen dabei unterstützen, ein modernes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Men­schen besser arbeiten, leichter neue Erkenntnisse gewinnen, und das dabei hilft, die in Zeiten des per­ma­nen­ten Wan­dels strategisch richtige Entscheidungen zu treffen.

Ganz gleich, ob Sie einen einzelnen Prozess automatisieren wollen oder Dutzende – mit unserer Hilfe wird Ihr Automatisierungsprojekt zum Erfolg. Dazu liefern wir eine für den Einsatz in Großunter­nehmen ge­eignete Plattform und Support durch passionierte Experten mit umfangreicher Erfahrung darin, Lösungen für Marktführer zu liefern.

 

Berichten Sie uns von Ihren Geschäftsszenarien und welche Prozesse Sie automatisieren möchten.
Wir helfen Ihnen gern!

Neugierig, welchen Mehrwert WEBCON BPS für Ihr Unternehmen generieren kann?

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