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ÜBER DIE BPM SYSTEM IMPLEMENTIERUNG

Unternehmensgeschichte

Im Jahr 1867 gründete Wilhelm Emil Fein ein Unternehmen zur Herstellung physikalischer und elektrischer Apparate, in dem sein Sohn Emil Fein knapp 30 Jahre später, im Jahr 1895, die erste elektrische Handbohrmaschine erfand. Mit dieser Erfindung legte er den Grundstein für die hochzuverlässigen Elektrowerkzeuge, die FEIN bis heute am Standort Deutschland herstellt und für die das schwäbische Traditionsunternehmen bei Industrie und Handwerk in aller Welt geschätzt wird. FEIN gehört seit nunmehr 150 Jahren zu den weltweit führenden Elektrowerkzeugmanufakturen. Und das sicherlich auch deshalb, weil FEIN dem eigenen Anspruch, nur unverwüstliche Elektrowerkzeuge zu entwickeln, bis heute mit jeder neuen Produktinnovation Rechnung trägt.

Ausgangssituation

Der Prozess „Personelle Veränderungen“ (Eintritt/Austritt/Änderung eines Mitarbeiters) funktionierte folgendermaßen: Die Personalabteilung initiierte den Workflow. Das geschah mit Formularen, die von Abteilung zu Abteilung gereicht und dann von den jeweiligen Verantwortlichen abgearbeitet werden mussten. In einem weiteren Schritt füllte dann der Vorgesetzte in den Formularen noch aus, welche Arbeitsressourcen dem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden mussten (Laptop, Bildschirm, …). Im Anschluss ging das Formular in die IT-Abteilung. Dort wurden die benötigten Arbeitsmaterialien beschafft und der neue Mitarbeiter wurde im System angelegt.

Diese Vorgehensweise war natürlich umständlich und barg Fehlerquellen in Form von Verlust oder Liegenbleiben der Formulare. Außerdem hatte der manuelle Prozess eine lange Laufzeit.

Anforderung

Bei der Firma FEIN wurde im vergangenen Jahr SharePoint eingeführt. Der nächste Schritt war die Einführung von WEBCON BPS zur Automatisierung und Digitalisierung vieler interner Abläufe und zur Ablösung von Papierformularen.

Der Prozess „Mitarbeitereintritt“ wurde als geeigneter Workflow für die Einführung von WEBCON BPS ausgewählt. Die Anforderungen an diesen Workflow bestanden darin, das Anlegen und Aufnehmen neuer Mitarbeiter im Unternehmen zu vereinfachen und zu automatisieren. Durch den Workflow sollte gewährleistet werden, dass alle Abteilungen und Unterzeichner die für ihren Bereich vorgesehenen Aufgaben schnell und einfach erledigen können und der Prozess den gesamten Ablauf steuert. Wird eine Aufgabe nicht innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet, wird eine erneute Erinnerung per E-Mail an den zugewiesenen Bearbeiter gesendet. Art und Häufigkeit der Eskalationen sind frei definierbar. Des Weiteren musste es möglich sein, einen Prozessschritt im Falle von Rückfragen zu wiederholen. Eine Mehrsprachigkeit (deutsch und englisch) des gesamten Prozesses musste außerdem gegeben sein.

Ein wichtiges Kriterium für die Entscheidung für WEBCON BPS war die schnelle und kurze Lernkurve für die kundeneigene IT. Von Anfang an bestand die Forderung, dass der Kunde seine Prozesse mit WEBCON BPS selbst umsetzen kann. Im Rahmen einer ausführlichen Präsentation wurde der Prozess bereits zu großen Teilen live abgebildet und die Leistungsfähigkeit von WEBCON BPS eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Dies gab den Auschlag für WEBCON und VSB.

Fazit

Marco Escher, Spezialist CRM & SharePoint bei FEIN, resümiert: „VSB war sehr hilfreich bei der Einrichtung der Lösung. Kleinere Probleme konnten unter anderem auch mit Hilfe des WEBCON Supports schnell gelöst werden. Die Einführung, die zum großen Teil gemeinsam durchgeführt wurde, wurde so zu einem „Workshop mit Installation und Schulung“.“ Herr Escher ist sehr zufrieden und freut sich über die Einführung der neuen Workflow Management Lösung. Mittlerweile wurden bereits weitere Prozesse von ihm eigenständig mit WEBCON BPS umgesetzt.