Unsere dynamische Entwicklung, die ständige Erweiterung unserer Produktpalette und der Ausbau der Organisationsstruktur des Unternehmens haben die LPP S.A. dazu veranlasst, sich für die Implementierung eines Intranet-Portals auf Basis der Plattform eines Microsoft Office/SharePoint-Systems zu entscheiden. Ziel der Implementierung war es, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern sowie die wesentlichsten Geschäftsprozesse im Netzwerk zu unterstützen.
Das realisierte Projekt umfasste die Implementierung der SharePoint-Infrastruktur (in der Version MOSS 2007 in der Unternehmenszentrale sowie WSS 3.0 für die Vertriebsstandorte) sowie die Unterstützung der folgenden Geschäftsprozesse:
- Erfassung von Verträgen,
- Workflow für Bestellanforderungen,
- Workflow für Rechnungen über Betriebsmittel (Genehmigung und Zuweisung von Kosten für Endrechnungen, Pro-forma-Rechnungen, Korrekturen, Zinsberechnungen und Belastungsanzeigen sowie Rechnungen ohne Umsatzsteuer),
- Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen ins In- und Ausland, einschließlich des Prozesses zur mehrstufigen Kostengenehmigung,
- Bearbeitung von eingehender externer und interner Korrespondenz, einschließlich Benachrichtigung der Adressaten sowie Archivierung und erweiterte Suche.
Die Dokumenten-Workflows und Prozesse wurden auf Basis der Plattform WEBCON BPS realisiert. Ausschlaggebend dafür, dass die Wahl auf WEBCON als Software-Lieferant und Technologie-Partner gefallen ist, waren die präsentierten Möglichkeiten des Systems (insbesondere seine Leistung bei großen Mengen zu bearbeitender Dokumente) sowie das inhaltliche Wissen und die Erfahrung von WEBCON bei der Implementierung von Lösungen für den Einzelhandel.
Da die Implementierung des Systems in geschlossene Iterationen untergliedert wurde, konnte LPP die Lösung schon in der Produktiv-Phase über 1000 Benutzern zur Verfügung stellen, sowohl in den Filialen als auch in der Unternehmenszentrale. Außer der Implementierung der Plattform Microsoft SharePoint und dem Workflow für die Erfassung von Verträgen lieferte WEBCON auch wichtige Anwendungen für das Management der Kette. Diese unterstützen:
- das Management der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsanträge,
- die Kontrolle der Tageserlöse,
- Datenblätter über die Kontrolle der Standards in den Filialen durch sog. Mystery Shopper,
- die Erstellung von Etiketten auf Basis der angegebenen Konfiguration.
Der Rollout des Systems bestätigte, dass das System sehr leistungsfähig ist, dass Dokumente einfach und schnell erfasst werden können (durch Kodak-Scanner und Zebra-Strichcodedrucker) und dass die Benutzeroberfläche sehr funktional ist. Das System wurde vollständig in das von LPP verwendet ERP-System auf Basis einer Oracle-Datenbank (AWEK) integriert.
Seit Abschluss der Migration der Plattform Microsoft SharePoint auf Version 2010 im Jahr 2011 wird die Anzahl der unterstützten Prozesse sukzessive erweitert.
SharePoint-Version: Microsoft SharePoint Server 2010
Anzahl Benutzer: + 1000
Anzahl Fälle/Dokumente: 150 000 pro Jahr
Entwicklung des Systems: WEBCON
Integration in Drittsysteme: AWEK (Oracle-Datenbank)
Genutzte Technologien: WEBCON BPS, WEBCON BPS OCR Framework, WEBCON BPS Barcode Framework dedizierte Anwendungen
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