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Entscheidend war für uns, dass sich das System leicht integrieren lässt, eine leistungsfähige, flexible Workflow-Engine bietet und zugleich eine mehrsprachige, leicht zu bedienende und transparente Oberfläche für die Endanwender bereitstellt.

Mariusz Sobocinski, Business Analysis Manager

ÜBER DIE BPM SYSTEM IMPLEMENTIERUNG

Die Gruppe Nowy Styl nutzt IT-Systeme vor allem zur Standardisierung und Optimierung von Prozessen im Hinblick auf Effektivität und Kosten, z. B. ein ERP-System für Buchführungsvorgänge oder das Management von Vertrieb, Produktion und Lagerumschlag.

2009 wurde offenkundig, dass eine BPM-Lösung implementiert werden muss, die es ermöglicht, Prozesse und Workflows, die über die Funktionalität des ERP-Systems hinausgehen, effektiv zu optimieren, um die weitere Entwicklung des Unternehmens zu unterstützen.

Die Gruppe Nowy Styl begann die Nutzung von WEBCON BPS mit der Implementierung eines automatisierten Workflows für Finanzdokumente – Bestellanforderungen, Rechnungen über Betriebsmittel, Autorisierung von Lieferanten und Kontrolle von Zahlungen.

Dank WEBCON BPS konnten die Fixkosten im Zusammenhang mit der Buchführung und dem Controlling im Unternehmen wesentlich reduziert werden. Durch die bessere Qualität der analytischen Beschreibung der Dokumente sowie die Einführung der Kontrolle und vollständigen Auditierbarkeit von Genehmigungsprozessen für Kosten konnte ein optimaler Return on Investment erzielt werden. Da die interne IT-Abteilung das System selbst konfigurieren kann, kann die Gruppe Nowy Styl weitere Prozesse in Eigenregie umsetzen, wie etwa einen Reklamations- oder Helpdesk-Workflow.

Im Laufe der Zeit wurde die Reichweite des Systems um die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse und weitere Benutzergruppen in den Unternehmen der Gruppe Nowy Styl in ganz Europa, u. a. in Deutschland, Großbritannien, Frankreich und der Slowakei, erweitert.

WEBCON BPS hilft uns dabei, unternehmenskritische Geschäftsprozesse so zu automatisieren, dass sich Synergieeffekte innerhalb der Gruppe erzielen lassen. Ein elektronischer Workflow für Dokumente und Informationen beschleunigt die Prozesse, verbessert deren Qualität und ermöglicht eine unternehmensweite Kostensenkung. Besonders wichtig ist dies angesichts der internationalen Entwicklung des Unternehmens und von Prozessen, an denen mehrere hundert Mitarbeiter an über einem Dutzend Standorten in ganz Europa beteiligt sind.

Mariusz Sobociński, Business Analysis Manager, Nowy Styl Group

SharePoint-Version: WSS 3.0
Anzahl Benutzer: + 450
Anzahl Fälle/Dokumente: 170 Tsd. pro Jahr
Entwicklung des Systems: interne IT-Abteilung
Integration in Drittsysteme: IFS
Genutzte Technologien: WEBCON BPS, OCR Framework, Barcode Framework

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Fallstudie