2009 entschied das Unternehmen, ein System für den Umlauf von Dokumenten wie Rechnungen über Betriebsmittel und Waren, Dokumente über Bestellungen und den Einkauf von Inventargegenständen zu implementieren. Ziel der Implementierung einer Lösung auf Basis der Plattform SharePoint war es, die Prozesse im Zusammenhang mit der Eingabe, Prüfung und Bestätigung von Dokumenten, in denen ein erheblicher Teil der Kosten des Unternehmens erfasst sind, zu automatisieren.
Angesichts eines Dokumentenvolumens in der Größenordnung von einer halben Million pro Jahr stieß die Plattform wegen ihrer Leistungsfähigkeit auf große Anerkennung: Die gilt sowohl für den Prozess des Scannens und der optischen Zeichenerkennung (OCR) in den gescannten Dokumenten, als auch für deren Verarbeitung durch die Plattform. Ausschlaggebend für die Wahl von WEBCON BPS waren weiterhin die Schnelligkeit der Implementierung und die Erfahrung des Unternehmens in der Lieferung von Lösungen dieses Typs für die Baubranche.
Dank der perfekten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern der Projektteams auf Seiten des Lieferanten der Lösung als auch auf Seiten des Kunden gelang es, das Projekt innerhalb der veranschlagten knappen Zeit von zwei Monaten abzuschließen.
Durch die Nutzung von Dokumentenscannern und den in die WEBCON-Lösung integrierten OCR-Mechanismen konnten die Archivierung und das Auffinden von Dokumenten erheblich vereinfacht werden. Die beidseitige Integration in das ERP-System von IFS ermöglichte eine zusätzliche Automatisierung der Tätigkeit. Die Lösung erlaubte es, die Leistung zu steigern und Fehler bei der Erfassung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit praktisch zu eliminieren, was zu einer wesentlichen Reduzierung der Fixkosten geführt hat. Das implementierte System wird von über 100 Anwendern genutzt.
SharePoint-Version: WSS 3.0
Anzahl Benutzer: + 100
Anzahl Fälle/Dokumente: + 150 000 / Jahr
Entwicklung des Systems: WEBCON
Integration in Drittsysteme: IFS
Genutzte Technologien: WEBCON BPS, OCR Framework, Barcode Framework
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