Die Digitalisierung
zähmen

Ein Interview mit Lukasz Wrobel,

Stellvertretender Geschäftsführer
und Leiter der Unternehmensentwicklung bei WEBCON

Die IT muss effektiv und effizient sein, sodass letztlich niemand auf sich allein gestellt über die Digitalisierung nachdenken muss. Organisationskultur und ein guter „Werkzeugkasten“ sind hierfür gleichermaßen bedeutsam.

Lukasz Wrobel

Ein Jahr ist vergangen, seitdem Unternehmen, und mit ihnen hunderttausende von Mitarbeitern, auf ortsunabhängiges Arbeiten umgestellt haben. Für viele Unternehmen, vielleicht sogar für die meisten von ihnen, bedeutete dies von heute auf morgen eine gewaltige Umstellung und Umorganisation von Prozessen, nicht wahr?

LW: Zweifellos hat der Wechsel zum ortsunabhängigen Arbeiten viele Unternehmen auf ein neues Level gebracht und das Tempo des digitalen Wandels erhöht. Die IT musste Lösungen implementieren, damit die Mitarbeiter aus der Ferne bequem und gleichzeitig sicher auf Unternehmensressourcen zugreifen, miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten konnten. Eine weitere, sogar noch wichtigere Folge war, dass vorhandene Geschäftsprozesse korrigiert werden mussten – und dann eine neue Vorgehensweise unter den Mitarbeitern durchgesetzt werden musste. Plötzlich stellte sich heraus, dass Verfahren, die perfekt funktionierten, wenn sie sich mit Auftragnehmern oder untereinander physisch treffen konnten, in der neuen, auf ortsunabhängigem Arbeiten basierenden Wirklichkeit nicht mehr funktionierten. Zu dieser neuen Wirklichkeit gehört auch, dass man nicht mehr ständig Zugang zum Büro hatte und auch die Kunden sich anders verhielten. Darum mussten so viele Unternehmen ihre Verfahren und Arbeitsmethoden so umfangreich modifizieren, um neue Best Practices zu entwickeln.

Der Versuch, Prozesse in Organisationen mit geografisch verstreuten Mitarbeitern neu zu konfigurieren und zu optimieren, ist kein leichtes Unterfangen. Welche Risiken sind damit verbunden?

LW: Der drastisch gestiegene Bedarf, Alltagsaufgaben mit IT-Tools zu unterstützen, hat die Fähigkeit der IT-Teams, bestehende Lösungen zu skalieren, auf die Probe gestellt. Unternehmen, die mit dem vom operativen Geschäft diktierten Tempo nicht Schritt halten konnten, liefen Gefahr, dass sich das Phänomen der Schatten-IT ausweitete: Viele Mitarbeiter suchen auf eigene Faust nach Tools, mit denen sie in einem verstreut arbeitenden Team effektiver arbeiten können, z. B. für Videokonferenzen, Datenaustausch, Recherche oder Projektmanagement. Aber wenn einzelne Teams sich ihre Tools selbst aussuchen, führt die fehlende Kontrolle durch die IT-Abteilung oder zumindest deren fehlende Beteiligung, oft zu Lösungen, welche die im Unternehmen geltenden Anforderungen in Sachen Sicherheit und Leistung nicht erfüllen. Wenn Geschäftsprozesse die Zusammenarbeit mehrerer Teams erfordern, führt ein Sammelsurium von provisorischen Tools zu einem technologischen Turmbau zu Babel, bei dem die Menschen verschiedene Sprachen sprechen und irgendwann nicht mehr miteinander kommunizieren oder zumindest zusammenarbeiten können. Toleriert man dieses Chaos, lässt sich die Arbeit nicht mehr unternehmensweit vereinfachen; langfristig entsteht ein Durcheinander, aus dem man später nur schwer herausfindet.

Wenn ein Unternehmen also die Arbeit räumlich verstreuter Mitarbeiter koordinieren will, muss es dies zentral managen?

LW: Das sollte es tun. In Vertrieb oder Logistik wird keine Buchhaltung gemacht. In der Buchhaltung oder der Rechtsabteilung werden keine Marketingkampagnen durchgeführt. In beiden Fällen jedoch können und sollten wir Benutzer aus externen Abteilungen einbeziehen.

Die IT sollte auch so arbeiten. Die IT muss effektiv und effizient sein, sodass letztlich niemand auf sich allein gestellt über die Digitalisierung nachdenkt, weil man mit einem solchen Vorgehen nicht weit kommt. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die Organisationskultur ebenso bedeutsam ist – sie schafft den Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen. Eine gute Basis an Tools zu haben, ist auch sehr hilfreich: Mit einer einheitlichen Anwendungsplattform können Dutzende oder sogar Hunderte von Anwendungen innerhalb einer einzigen Umgebung entwickelt und ausgeführt werden. Dazu genügt ein einzelnes Repertoire an Kompetenzen, manuelles Programmieren ist nicht erforderlich. Mit Low-Code-Plattformen können wir Projekte zur Entwicklung von Geschäftsanwendungen sofort starten, ohne komplizierte und zeitraubende Einkaufsprozesse für eine endlose Reihe von Softwarelösungen, die jeweils nur einem einzelnen Zweck dienen. Außerdem reduzieren Low-Code-Plattformen deutlich die zur Auslieferung der Lösungen benötigte Zeit, machen flexible Anpassungen einfach und falls erforderlich erlauben sie Erweiterungen. So können wir die Digitalisierung zentral initiieren, Automatisierungsprojekte effektiv implementieren und Geschäftsprozesse managen. Dies wiederum erlaubt uns, operative Änderungen kompetent und verantwortungsbewusst vorzunehmen und zu unterstützen.

Wie hängen Automatisierung und Management von Geschäftsprozessen zusammen?

LW: Durch Automatisierung können Sie die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um Aufgaben auszuführen; sie reduziert Arbeitskosten und optimiert die betriebliche Effizienz. Außerdem erhöht sie die Qualität des Outputs, da sie die Fehleranfälligkeit minimiert, insbesondere für „menschliche Fehler“, die so gern bei alltäglichen Routineaufgaben auftreten. Allerdings ist die Automatisierung an sich, insbesondere im Hinblick auf neue Betriebsabläufe im Unternehmen, viel weniger wichtig als das effektive Management von Geschäftsprozessen. Der Unterschied ist einfach: Automatisierung bedeutet, dass man eine Schaufel durch einen Bagger ersetzt. Das Geschäftsprozessmanagement sorgt dafür, dass an den richtigen Stellen und zur richtigen Zeit gegraben wird. Wenn Unternehmen ihre Arbeitsweise ändern müssen, reicht Automatisierung allein also nicht aus – wichtiger ist, dass jeder weiß, wo und wann er graben muss. Unabhängig davon, worauf man den Schwerpunkt setzt, stellen sich immer noch Fragen: Wie digitalisieren wir effektiv? Wie gehen wir mit der steigenden Nachfrage nach Geschäftsanwendungen um? Wie fördern wir das Engagement der Fachanwender?

Aber wie kann die IT das Engagement der Fachanwender fördern und nutzen?

LW: Wenn man es richtig macht, kommt das Engagement ganz von selbst – wenn wir mit Anwendern und Stakeholdern zusammenarbeiten und wenn wir zeigen können, dass wir wirklich schnell Lösungen liefern können, die sie benötigen. Die Herausforderung besteht darin, das Engagement der Fachanwender zu nutzen, sodass es nicht verschwendet wird.

Es geht also nicht darum, ihnen Tools zu geben, mit denen sie Anwendungen entwickeln können, und ihnen dann zu sagen „Macht es einfach selbst“. Langfristig landen Citizen-Development-Projekte ohnehin wieder bei der IT, die sie dann debuggen, warten, verbessern, skalieren und absichern soll. Das ist nur eine Frage der Zeit. Wir erinnern uns gut daran, welches Problem (und betriebliches Risiko) mit Makros vollgestopfte Excel-Tabellen oder in Microsoft Access entwickelte Anwendungen für viele Unternehmen geworden sind. Natürlich lohnt es sich sehr, die Fachabteilungen mit einzubeziehen, aber das sollte dort geschehen, wo sie bereits wissen, wie sie am besten etwas beitragen können, nämlich bei der Formulierung von Anforderungen und dem Feedback zur Bewertung. Anstatt sie also dazu aufzufordern, komplette Anwendungen selbst zu entwickeln, sollte man ihnen lieber helfen, Prototypen zu erstellen, die als „begehbare“ Beispiele für das dienen, was sie wollen. Man sollte ihnen dabei helfen, hervorragende Analytiker zu werden statt mittelmäßige Entwickler – aber die IT sollte die Kontrolle über den Prozess als Ganzes behalten. Wir nennen dies Gesamtkonzept Citizen-Assisted Development.

Wie setzen Unternehmen dieses Konzept in der Praxis um?

LW: Wir liefern unseren Kunden Tools, die es der IT und den Fachabteilungen ermöglichen, in der Phase der Anforderungserfassung besser zusammenzuarbeiten. Die Fachabteilungen können mit diesen Tools selbst Prototypen entwickeln und sie dann testen, um sicherzustellen, dass sie sich wie gewünscht verhalten. Das Ganze passiert per einfachem Drag-and-Drop. So kann man nicht nur schnell entwickeln, sondern auch schnell ändern. Mit diesem Ansatz können die Anforderungen besser definiert werden und kann der Arbeitsaufwand auf Seiten der IT deutlich reduziert werden. Der Grundgedanke besteht darin, den Fachabteilungen ein Tool zu geben, mit dem sie der IT zeigen können, welche Anwendung sie benötigen, und insbesondere wie sie arbeiten soll und welche Funktionen erforderlich sind. Die Rolle der IT besteht darin, weiter an dem Prototypen zu arbeiten und daraus eine gebrauchsfertige Anwendung zu machen, die gemäß den Anforderungen des Unternehmens an Sicherheit, Leistung und Wartbarkeit ausgeliefert wird. Darum bietet unsere Plattform WEBCON BPS den Unternehmen sowohl für die IT-Abteilung als auch für die Fachanwender aufeinander abgestimmte Tools. Angesichts einer stark gestiegenen Nachfrage nach Entwicklung von Geschäftsanwendungen können wir nicht effektiv arbeiten, ohne alle Beteiligten mit einzubeziehen. Wichtig ist es, dies mit Bedacht zu tun und künftige Auswirkungen zu vermeiden, die auf uns zurückfallen würden.

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