Jedes Unternehmen hat Geschäftsprozesse. Aber längst nicht alle davon sind bereits automatisiert, in manchen Fällen gar keine. Wenn Sie scheinbar unzusammenhängende E-Mails, Kalkulationstabellen, Dokumente, Chats mit Sofortnachrichten, Einträge in den Protokollen von Geschäftsanwendungen usw. sorgfältig untersuchen, werden Sie darin Muster entdecken. Einige davon sind geplant, andere dagegen „organisch“ entstanden – auf jeden Fall jedoch werden Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen Dinge auf eine ganz bestimmte Art erledigt – etwa bei der Genehmigung von Ausgaben, der Urlaubsplanung, dem Onboarding von Mitarbeitern, der Entscheidung, welche Rabattstufe einem bestimmten Kunden angeboten werden soll, der Bewertung und Planung von Designänderungen, der Lösung von Kundendienstfällen usw.

Viele dieser Aufgaben werden manuell nur langsam bewältigt; viele sind auch anfällig für Fehler oder das Überspringen von Teilschritten. Bei vielen unterbleibt die Aufzeichnung zu Auditing-Zwecken oder zum Nachweis der Compliance. Und was manuell bearbeitet wird, wird meist auch nicht gemessen. So haben Sie keine Vorstellung davon, wo Probleme auftreten – es sei denn aufgrund zufälliger Beschwerden.

Es gibt also viel zu gewinnen, wenn man diese Prozesse modelliert, automatisiert, digitalisiert, handhabt – und verbessert.

Auf jeden Fall werden sie schneller, billiger, besser und weniger fehleranfällig

Vieles lässt sich einfach schon dadurch, dass es automatisiert wird, schneller, konsistenter und somit mit geringeren Kosten erledigen. Als Faustregel gilt: Alles, was mehr als fünfmal auf dieselbe Weise erledigt wird, ist ein guter „Kandidat“ für die Automatisierung. Das könnte z. B. eine Kalkulation sein, eine Benachrichtigung – oder auch die Bitte an jemanden, einen Vorgang zu genehmigen, und ihn solange daran zu erinnern, bis er die Genehmigung erteilt.

Manche Analysten bezeichnen Prozesse wie Spesenabrechnungen oder die Bearbeitung Urlaubsanträge als „Hygieneprozesse“ – gemeint ist damit, dass sie zwar wichtig, aber nicht von „strategischer“ Bedeutung sind. Da ist natürlich etwas dran. Andererseits jedoch resultieren viele kleine Verbesserungen an „Hygieneprozessen“ in mehr Luft zum Atmen, mehr Zeit zum Nachdenken und mehr Handlungsspielraum, wovon wiederum die strategischen Prozesse profitieren. Für den Unternehmenserfolg spielt also letztlich alles eine Rolle, auch wenn es auf den ersten Blick alltäglich und unbedeutend erscheint.