Dokumentenmanagement (DMS) & Dokumentenlenkung

Verabschieden Sie sich vom Papier. Optimieren Sie die Dokumentengenerierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

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Korrespondenz, Verträge, Bestellungen… Ob am Anfang oder am Ende eines Prozesses, Dokumente sind fester Bestandteil jedes Geschäftsprozesses in einem Unternehmen. Und werden oft noch immer in Papierform hin- und hergereicht.

WEBCON BPS bietet zahlreiche Möglichkeiten für effizientes Dokumentenmanagement, mit denen in allen Prozessen physische Dokumente digitalisiert und weitere digitale Dokumente hinzugefügt werden können – damit der Traum vom papierlosen Büro endlich Wirklichkeit wird.

Automatische Dokumentenerfassung

Manuell oder automatisch – die Entscheidung für die Art der Digitalisierung von Dokumenten und deren Erfassung im Dokumentenmanagementsystem (DMS System) richtet sich ganz nach den individuellen Präferenzen des Kunden und der Anzahl der täglich zu erfassenden Dokumente.

Dokumente können auf zwei Arten automatisch im Dokumentenmanagementsystem erfasst werden, je nach Anforderungen der Tätigkeit und den Präferenzen der Anwender.

Bei der ersten Methode wird eine von einem Scanner bereitgestellte Datei in einem Netzwerkordner abgelegt. WEBCON BPS überwacht diesen Ordner mit dem HotFolder-Feature und startet neue Workflows anhand der eingehenden Dateien. Die zweite Methode besteht darin, ein oder mehrere Exchange-Konten mit dem HotMailbox-Feature zu überwachen. Dabei werden neue Workflows anhand von E-Mails und deren Anhängen gestartet.

Das Dokumentenmanagement in WEBCON BPS bietet eine klare und anwenderfreundliche Bedienoberfläche, die auch in Microsoft SharePoint integriert werden kann. Hier erfolgt die weitere Überprüfung und Bearbeitung der erfassten Dokumente.

Barcodes

Um eine reibungslose und effektive Digitalisierung von Dokumenten auf Papier und deren Erfassung im Dokumentenmanagementsystem zu gewährleisten, bietet WEBCON BPS ein Barcode-Framework. Das System kann für jedes erfasste Dokument Strichcodes erzeugen und drucken – so unterstützt es auch das Scannen großer Mengen von Dokumenten. Dazu muss einfach nur der Strichcode auf die erste Seite eines mehrseitigen Dokuments geklebt und dann der ganze Stapel zum Scanner gebracht werden.

Der Strichcode verknüpft den Scan eines Dokuments mit dem richtigen Workflow im DMS System und dient außerdem als Trennsymbol zwischen den gescannten Dokumenten.

In WEBCON BPS sorgen Barcodes dafür, dass der Prozess zur Erfassung großer Mengen eingehender Dokumente im Dokumentenmanagementsystem störungs- und unterbrechungsfrei abläuft; sie optimieren den Scan- und OCR-Prozess und unterstützen so ganz allgemein den Übergang von der analogen in die digitale Sphäre.

OCR und intelligente Inhaltserkennung

WEBCON BPS bietet umfassende OCR-Fähigkeiten (optische Zeichenerkennung), um das effiziente Indizieren und die automatisierte Erkennung von Informationen zu unterstützen.

Die Kernfunktion von OCR besteht darin, gescannte Dokumente mit einer Textebene zu versehen und in durchsuchbare PDF-Dateien zu verwanden. So können Sie sowohl den Inhalt als die Metadaten von Dokumenten durchsuchen und relevante Inhalte schnell und sehr einfach auffinden.

Darüber hinaus bietet WEBCON BPS die Möglichkeit, relevante Informationen mit proprietären neuronalen Netzen zu identifizieren und als Metadaten zu verwenden. Diese neuronalen Netzwerke können für viele Arten von Dokumenten eingesetzt werden – so können Daten wie Zahlungs- und Fälligkeitstermine, Brutto- und Nettobeträge, Bankverbindungen, Umsatzsteueridentifikations- und Steuernummern, Firmennamen usw. automatisch gefunden werden.

Und damit nicht genug: Die neuronalen Netzwerke können auch leicht darauf trainiert werden, Daten anhand von Dokumentvorlagen zu erkennen. IT-Wissen ist dazu nicht erforderlich.

Nach dem OCR-Prozess kann der Anwender die Ergebnisse leicht in einer Vergleichsansicht prüfen und falls erforderlich, direkt in SharePoint korrigieren.

Automatische Dokumentengenerierung

Automatische Dokumenterstellung so einfach wie nie zuvor! Mit der digitalen Signatur bietet das Dokumentenmanagement in WEBCON BPS eine einfache und intuitiv gestaltete Sicherheitsebene für den internen oder externen Austausch von Dateien.

Mit unserem Add-in für Word können sie per Drag & Drop Dokumentenvorlagen, die Platzhalter für Inhalte enthalten, direkt in der vertrauten Oberfläche von Microsoft Word erstellen. Nachdem das Dokument erzeugt wurde, werden die Platzhalter mit den Metadaten aus einem Formular ersetzt. So einfach ist das!

Zudem können Sie sich mit dem Word-Add-in eine Änderungshistorie anzeigen lassen und verschiedene Versionen eines Dokuments vergleichen, um Unterschiede zu erkennen – selbst wenn der Modus „Änderungen verfolgen“ deaktiviert ist oder war.

Digitale Signaturen

Mit der digitalen Signatur bietet WEBCON BPS eine einfache und intuitiv gestaltete Sicherheitsebene für den internen oder externen Austausch von Dateien.

Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität, Integrität und Unanfechtbarkeit von PDF- und Word-Dokumenten mit Zertifikaten aus dem Central Certificate Store von Windows; werden komplexere Anforderungen an das digitale Signieren gestellt, integriert sich das System in DocuSign.

Zusätzlich kann ein Dokument mit einem Zeitstempel versehen werden, um den exakten Zeitpunkt zu kennzeichnen, zu dem es signiert wurde.

At WEBCON, digital transformation isn’t a buzzword – it’s a way of life; it’s about reducing steps, eliminating mistakes, ensuring compliance, connecting assets, and encouraging continuous improvement – all that thanks to the modern Low-code Application Platform. Applications made with our Low Code Application Platform, WEBCON BPS, are scalable, process-centric, low-to-no-code, equally at home online or on-premises, and happily used on both desktops and mobile devices. WEBCON’s unique InstantChange™ technology lets customers adapt/evolve processes to address changing needs immediately and painlessly. WEBCON processes are clearly understood and easily governed, and they can be connected to lines of business systems, documents, forms, messages, and collaboration workspaces. Low Code Automation has never been easier.

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