Digitale Transformation leicht gemacht mit WEBCON

Digitale Transformation leicht gemacht mit WEBCON

Die RAG Austria AG ist Österreichs größter Player auf dem Markt für Energieerzeugung, -speicherung und -transport und auch innerhalb Europas einer der führenden Speicherbetreiber. RAG ist einer der weltweit innovativsten Anbieter von Energieerzeugung, -speicherung und -transport mit einer Unternehmensphilosophie, die vollständig auf erneuerbare, nachhaltige und umweltfreundliche Energieversorgung ausgerichtet ist. Die RAG wird einen großen Beitrag dazu leisten, dass Österreich und die Europäische Union ihre Klimaziele für 2030 erreichen.

Um der innovative Energieversorger zu werden, der sie heute ist, hat sich die RAG grundlegend gewandelt. Vom Energielieferanten zum Energiespeicheranbieter, von herkömmlichem Gas bis zu Synthesegas, grünem Gas und Wasserstoff, von der konstanten Versorgung bis hin zum Umgang mit saisonalen Hochs und Tiefs. Jede dieser Änderungen erfordert eine Anpassung der Geschäftsprozesse an eine neue Realität, daher sind Flexibilität und Reaktionszeiten der Schlüssel zum Erfolg. Um ihre innovative Denkweise zu unterstützen, benötigte RAG eine Prozessplattform, die Innovation und fortlaufenden Wandel genauso liebt und annimmt wie sie es tun.

RAG verbrachte 4 Monate damit, jede Plattform auf dem Markt zu vergleichen und entschied sich schließlich für WEBCON BPS. Die Wahl für WEBCON BPS wurde getroffen, weil WEBCON BPS eine sehr ausgereifte Plattformlösung bei gleichzeitig sehr geringer Lernkurve bietet. Eine ausgereifte Plattform bietet RAG die erforderliche Stabilität, Sicherheit und Leistung auf Unternehmensebene, während die geringe Lernkurve es RAG ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse mit ihren eigenen Mitarbeitern durchzuführen, wodurch der Bedarf an spärlichen und teuren externen Beratern und/oder Entwicklern reduziert wird. Dies wird dadurch unterstützt, dass die RAG in den 2 Jahren mit WEBCON BPS zusammenarbeitet, ein Team von „nur“ 2 Personen, die neben anderen Aufgaben in ihrer Abteilung nur in Teilzeit in WEBCON tätig sind, nach einer einzigen Ausbildung bei der WEBCON-Zentrale in Krakau, hat 13 Anwendungen entwickelt, um mehrere hundert Geschäftsprozessvarianten im Mehrfirmenumfeld der RAG zu digitalisieren.

Webseite: https://www.rag-austria.at

Branche: Energieerzeugung, -speicherung und -transport

Mitarbeiter: 200+

Jahresumsatz: 280 Mio. Euro

Geografie: Österreich, 17 Standorte

Fallstudie : EN | DE | PL

Komplexitat vereinfacht

Zu den Bereichen, in denen RAG WEBSON BPS einsetzt, gehört das Controlling und die Kostenfreigabe. Ein Verfahren, das sehr kompliziert ist, weil es von vielen verschiedenen Parametern abhängt, das Verfahren hat insgesamt 187 Varianten! In WEBCON BPS wird dies durch 2 einfach konfigurierbare Anwendungen abgedeckt. Ein Administrationstool, bei dem ein einzelner Administrator die erforderliche Konfiguration eingibt und dann eine einzige Anwendung für den Endbenutzer, in der der eigentliche Prozess stattfindet. Ein großer Vorteil für Geschäftsanwender, da jede Variante über eine einzige, einfache Oberfläche abgewickelt wird und basierend auf einem einfachen Formular der Prozess durch die entsprechenden Schritte geführt wird. Weniger Wartung, zufriedenere Benutzer und kein Raum für Fehler. Der Prozess ist auch ein gutes Beispiel dafür, dass ein Prozess auf den ersten Blick einfach erscheint, aber wenn Sie einmal alle Varianten und Ausnahmen von der Regel dokumentieren, ist er tatsächlich viel komplexer als zunächst angenommen.

Die Komplexität der Prozesse steigt meist im laufenden Betrieb.

Christoph Candido, IT-analyst, RAG Austria AG

Baue alles

RAG hat mehrere Schulungsprogramme für die eigenen Mitarbeiter und als ein System zur Digitalisierung der Schulungen benötigt wurde, musste RAG nicht nach einer neuen Lösung suchen, da WEBCON BPS der RAG bereits ein Werkzeug zur Verfügung stellt, das flexibel genug ist, um alles zu bauen. Der gesamte Prozess besteht aus den folgenden Schritten:

  • Definition von Schulungen und Kursen
  • Präsentation aller Kurse und des Anmeldeprozesses
  • Definition von Kursmaterial, Fragen und allen möglichen Antworten auf diese Fragen
  • Randomisierte Präsentation von Fragen und Antworten
  • Trainingsfortschritt verfolgen und KPIs präsentieren
  • Erstellung von Zeugnissen und/oder Zertifikaten nach Abschluss einer Ausbildung/Kurs

Der gesamte Prozess, für alle beteiligten Akteure, ist in WEBCON BPS aufgebaut und wird seit mehreren Jahren zur vollen Zufriedenheit genutzt. Und natürlich, wenn sich das Angebot an Schulungen und Kursen weiterentwickelt, entwickelt sich die Anwendung mühelos mit. Ähnliche Genehmigungsabläufe mit nur einem Workflow umsetzen, damit das Testen und die Wartung vereinfacht wird – 1 Workflow ist leichter zu warten als 17, wie in unserem Fall. Der Workflow lässt sich leicht – auch von der Fachabteilung - um zusätzliche Rollen erweitert werden

Balint Hegedüs
IT-analyst, RAG Austria AG

Instantchange™ und langfristige Prozesse

Vielen betrachten Geschäftsprozesse als etwas eher Kurzlebiges. Von wenigen Tagen bis vielleicht ein paar Wochen. Das stimmt jedoch nicht, denn viele – und oft die wichtigsten – Prozesse dauern Monate, Jahre oder sogar Jahrzehnte. Der Umgang mit solchen langfristigen Geschäftsprozessen bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die viele Plattformen zur Prozessautomatisierung einfach nicht bewältigen können. Das Hauptproblem besteht darin, dass es normalerweise unmöglich ist, den Prozess zu ändern, indem Schritte hinzugefügt, Schritte entfernt oder Geschäftslogik umgeleitet werden, während Prozessinstanzen ausgeführt werden. Glücklicherweise ist WEBCON von Grund auf so aufgebaut, dass es Veränderungen unterstützt, und Prozessänderungen können jederzeit ohne Probleme eingeführt werden.

Aus diesem Grund verwendet die RAG WEBCON zur Abwicklung ihres periodischen Überprüfungsprozesses, bei dem der Vorgesetzte den Mitarbeiter überprüft und umgekehrt, ein Prozess, der sich über viele Jahre erstreckt, mehrere Abteilungen einbezieht und sehr persönliche Informationen enthält, natürlich alles im Einklang mit der aktuellen Verordnung des Schutzes personenbezogener Daten (DSGVO). Dank WEBCON war die Digitalisierung des Prozesses ein Kinderspiel.

Sicherheit zuerst

Bei der Arbeit mit Gas im industriellen Maßstab ist Sicherheit von größter Bedeutung. Wenn also Arbeiten an Geräten oder Maschinen durchgeführt werden müssen, gibt es einen komplexen Genehmigungsprozess und eine potenziell lange Liste von Verfahren, die befolgt werden müssen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten die Stromversorgung eines Teils der Anlage abschalten und den Gasfluss anhalten oder umleiten, bevor Sie eine Reparatur- oder Wartungsarbeiten an einer Maschine durchführen können. Jeder Aspekt einer solchen Änderung wird aufgrund der verschiedenen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken stark reguliert und kontrolliert. Ganz zu schweigen von den Kosten für die Organisation dieser Aktionen und den Kosten für Maschinenausfallzeiten. Diese unternehmenskritischen Prozesse werden von WEBCON BPS fehlerfrei abgewickelt. Und jederzeit gibt es ein neues Verfahren, einen neuen Gerätetyp oder eine neue Aktivität, es kann ohne aufwändige Entwicklung und natürlich immer unter der Prämisse der vollen Überprüfbarkeit und Zuverlässigkeit on-the-fly zu WEBCON BPS hinzugefügt werden.

Prozessexzellenz, mühelos!

WEBCON BPS ermöglicht es einem Zwei-Mann-Team, das nur teilweise mit WEBCON zusammenarbeitet, die Digitalisierung für eine große, komplexe Organisation in einer anspruchsvollen Branche abzuwickeln in Prototyping-Workshops und bringen diese Ideen zum Leben und bauen darauf auch nach dem Go-Live weiter auf. WEBCON BPS hat sich als die richtige Plattform erwiesen, die es der RAG ermöglicht, ihre Organisation weiter zu erneuern, um die Energielieferungs-, -speicher- und -verteilungsanforderungen von morgen zu erfüllen.

Die RAG hat seit jeher eine interne IT Abteilung, das heißt zum einen, dass wir intern sehr gut vernetzt sind,zum anderen aber auch, dass die Leute keine Scheu haben, zu fragen. Dank dieses guten Kommunikationsklimas erfahren wir in der IT, wo der Schuh drückt. Wir sind die ersten, die Probleme erkennen und auch proaktiv Lösungen anbieten. Mit WEBCON BPS haben wir das ideale Werkzeug, um unsere Rolle als Business Enabler zu erfüllen.

Christoph Candido
IT-analyst, RAG Austria AG

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