2. Digitalisierung von Geschäftsprozessen projektbezogen in Angriff nehmen

Die digitale Transformation eines Unternehmens ist eine Daueraufgabe – das liegt in der Natur der Sache. Wenn Sie immer nur an das jeweils aktuelle Projekt denken, wird dies das Unternehmen nicht voranbringen. Bei projektbezogenem Arbeiten geht es meist darum, zunächst die Anforderungen zu erfassen, die dann Voraussetzung sind für das Design, die Entwicklung, die Auslieferung usw. Dieses Vorgehen mag plausibel scheinen, leidet aber unter zwei Problemen.

Das erste Problem besteht darin, dass Unternehmen nicht dazu da sind, nur ein Problem auf einmal anzugehen. Sie tun viele Dinge zur gleichen Zeit, und alle diese Dinge sind wichtig – und viele davon sind sogar voneinander abhängig.

Ein projektbezogener Ansatz führt nur allzu oft zu isolierten Lösungen, die keine Ähnlichkeit miteinander haben. Das macht die Schulung der Benutzer schwierig und die Wartung der Anwendung noch schwieriger.

Außerdem neigt er dazu, erst dann Ergebnisse zu liefern, wenn das Projekt schon fast abgeschlossen ist. Wenn irgendwo früh ein Fehler gemacht wurde, ergeben sich daraus wahrscheinlich unzählige Folgefehler, die alle einzeln korrigiert und erneut getestet werden müssen.

Anwendungen sind keine fertigen Ergebnisse – sie sind Kooperationen, Beziehungen, laufende Tätigkeiten; Dinge, die aus einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen heraus entstanden sind. Mit einem ständig neuem Feedback und ständig neuen Anpassungen oder Verbesserungen, die auf dieses Feedback reagieren. Daher können sie nicht gut innerhalb eines Projekts angegangen werden. Aus diesem Grund funktioniert das Wasserfallmodell, bei dem eine gründliche Analyse der Geschäftsanforderungen es ermöglicht, das gewünschte Endergebnis vorab präzise zu definieren und die Anwendung dementsprechend zu gestalten, hier nur selten.

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Das Ziel ist nicht, eine einzelne Anwendung zu digitalisieren, sondern eine Organisation. Es geht nicht darum, eine nette Lösung zu entwickeln, sondern eine Kultur der Agilität zu schaffen. Immer nur über das gerade aktuelle Projekt nachzudenken, bedeutet zu eng zu denken.

3. Ineffiziente Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachabteilungen

Eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsverantwortlichen (die ein Problem haben) und den IT-Abteilungen (die in der Regel die Lösung dafür haben) ist entscheidend für den Erfolg der Prozessdigitalisierung. Deshalb sollte es für Unternehmen, die den Weg der Digitalisierung einschlagen, oberste Priorität haben, zwischen beiden Seiten eine gute Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit herzustellen.

In der Softwareentwicklung setzt man immer mehr auf die sogenannte DevOps-Methode (Development Operations) – einen Ansatz, der über die programmierintensive Arbeit, auf die er zuerst angewendet wurde, hinaus bedeutsam ist.

DevOps beinhaltet eine kontinuierliche und enge Kommunikation zwischen Fachanwendern und IT sowie iteratives Arbeiten in Arbeitsgruppen. Diese konzentrieren sich meist auf die Erstellung von Prototypen, die evaluiert und verworfen oder verbessert werden. Sobald sie ein ausreichendes Niveau erreicht haben, werden sie immer mehr Benutzern zur Verfügung gestellt, deren Feedback gesammelt und in den Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung zurückgeführt wird.

Diese Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachanwendern ist an mehreren Punkten des Prozesses wichtig. Die Fachanwender sind faktisch Tester und die wichtigste Ideenquelle – sie liefern sowohl die Ideen, was zu tun ist, als auch das Feedback darüber, wie gut es gemacht wurde. Die IT wiederum liefert das Wissen, wie das zu tun ist, was als wichtig identifiziert worden ist, und wie auf das Feedback reagiert werden soll.

Oftmals werden bessere Ergebnisse erzielt, wenn der frühe Input verbessert wird. Eine wirklich effektive Möglichkeit, Anforderungen und Ideen besser zu artikulieren, besteht darin, sie in Form von Beispielen darzustellen – konkret in Form von Prototypen, die veranschaulichen, was gewünscht wird. Solche Prototypen, deren Erstellung viel weniger Zeit und technisches Talent erfordert als die Erstellung fertiger Anwendungen, sind weitaus effektiver als Spezifikationsdokumente oder Ideenfindungs- oder Brainstorming-Sitzungen.

Ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Fachanwender zielgerichtet Prototypen erstellen können, die dann an die IT übergeben werden, ist das Arbeiten mit WEBCON BPS Designer Desk. Dabei handelt sich nicht um ein Low-Code-Tool für die Anwendungsentwicklung, sondern um ein No-Code-Tool, mit dem Anwendungen modelliert und Beispiele erstellt werden können.

„Es ist einfacher, sich mit dem, was wir sehen können, kritisch auseinanderzusetzen, als sich neue, noch nie gesehene Dinge vorzustellen. Das gilt ganz sicher für IT-Projekte. Wenn wir einen Prototyp so früh wie möglich zeigen können, können wir auch etwaige Probleme schnell erkennen, klärungsbedürftige Bereiche identifizieren und einen wackeligen Konsens vermeiden, der auf falschen Annahmen beruht“, sagt Wróbel. „Ein Tool, mit dem die Fachanwender einen Prototyp entwickeln und testen können, bevor die IT-Abteilung einbezogen wird, kann die Projektkosten deutlich reduzieren und die fertigen Anwendungen können schneller ausgeliefert werden. Der größte langfristige Vorteil besteht darin, dass die Fachanwender, beim Erstellen dieser Beispiele lernen, in Prozessen zu denken – und indem sie darüber nachdenken, wie sie das Unternehmen besser machen können, verbessert sich auch ihre Fähigkeit, ihre Vorschläge in umsetzbaren Konzepten darzustellen, schlagartig.”