Fünf Fallstricke der Prozessdigitalisierung

in Produzierenden Unternehmen

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Unternehmen im produzierenden Gewerbe digitalisieren ihre Geschäftsprozesse schon seit einiger Zeit – aber wir stellen fest, dass das Tempo der Bemühungen um Prozessmanagement und Aktivitätsautomatisierung zunimmt.

Tools dafür gibt es reichlich – und ebenso viele Möglichkeiten, wie man diese nutzen kann. Aber mit mehr Möglichkeiten ergeben sich auch mehr Risiken. Lassen Sie uns daher einen Blick auf einige häufige Fehler werfen, die wir in vielen Unternehmen gesehen haben – damit sie Ihnen nicht auch passieren.

Damit wir uns nicht falsch verstehen – Digitalisierung ist eine gute Idee. Automatisierung ist auch eine gute Idee. Ein Unternehmen von seinen Prozessen her zu denken, ist eine großartige Idee. Aber es wäre ein Fehler zu glauben, dass diese Bemühungen, nun ja, keine Mühe bedeuten würden. Der digitale Wandel ist keine Zauberei. Er macht Arbeit. Das ist es wert, aber noch einmal: es ist keine Magie; einfach nur irgendeine Plattform zu implementieren ist noch keine Erfolgsgarantie.

Es gibt viele „richtige Wege“ zur Digitalisierung; welcher genau der beste ist, hängt sehr stark von den unternehmensspezifischen Zielen, Eigenschaften und Einschränkungen ab. Der „falsche Weg“ scheint jedoch einer Reihe von häufig und immer wieder gesehenen Mustern zu folgen.

Hier sind also fünf häufige Fehler, die Produktionsunternehmen häufig machen – und die Sie vermeiden sollten:

 

1. Prozesse mit vorhandenen IT-Systemen digitalisierene

Nahezu jedes Produktionsunternehmen ist mit ERP- und MES-Systemen vertraut, den Line-of-Business-Plattformen, die das Ressourcenmanagement und andere wichtige Produktions- und Betriebsfunktionen unterstützen. Es ist selten, dass sie nicht bereits gut im Unternehmen etabliert sind. Darum Grund ist die Versuchung groß, zunächst zu versuchen, diese LOB-Systeme zu erweitern, wenn sich die Chance ergibt, einen neuen digitalen Geschäftsprozess zu entwickeln. Und ja, das ist oft ein Fehler.

ERP- und MES-Systeme sind nicht einmal durchgängig in der Lage, eine Vielzahl von Geschäftsprozessen zu implementieren. Selbst wenn sie dazu in der Lage sind, sind sie womöglich nicht besonders gut darin.

LOB-Systeme dienen sehr spezifischen und komplizierten Zwecken. Es handelt sich um umfangreiche Plattformen, die aber immer noch auf die Aufgaben hin optimiert sind, für die sie entwickelt wurden. Selbst Fans solcher Systeme würden sie normalerweise nicht als „flexibel“ bezeichnen.

Ein System zur Lagerbestandsführung zweckentfremden, damit man damit spontan Forschung und Entwicklung oder den Mitarbeiterlebenszyklus managen kann – oder sogar Qualitätssicherungstests, bei denen bewusst Probleme herbeigeführt und deren Behebung überwacht werden? Bei so etwas ist Frustration vorprogrammiert. Die Datenbank des Systems hat keinen Platz, um dazu benötigten Informationen zu speichern. Die Formulare berücksichtigen solche Szenarien nicht. Und die Geschäftslogik-Engine kann so etwas erst recht nicht.

Die eben genannten Beispiele erfordern ein Denken in Fällen, nicht in Eingaben, Durchgaben und Ausgaben. Möglicherweise können Sie eine Software nach dem Prinzip „was nicht passt, wird passend gemacht“ dazu bringen, etwas zu tun, für das sie nicht ausgelegt ist – aber es wird viel Zeit und Mühe kosten, damit überhaupt Ergebnisse zu erzielen, und sogar noch mehr Zeit und Mühe, sie zu warten.

Was sollten Sie also stattdessen tun? Setzen Sie eine Low-Code-Plattform ein, die sich auf das Management von Geschäftsprozessen versteht, auf systemübergreifende Integration und auf Fälle, die unterschiedliche Schritte zu unterschiedlichen Zeiten für unterschiedliche Aufgaben erfordern. Darüber hinaus ermöglichen solche Plattformen sogar, weitere Lösungen zu entwickeln – für interne Prozesse, für Interaktionen mit Partnern und Kunden, für Dokumenten- und Content-Bearbeitung sowie für Geschäftsprozesse, die Aktivitäten in mehreren, aber getrennten LOB-Lösungen umfassen.

„Probleme bei der Aktualisierung des ERP-Systems gehören zu den Themen, die IT-Verantwortliche in Produktionsunternehmen am häufigsten ansprechen. Diese Probleme rühren oft daher, dass Unternehmen über dedizierte Lösungen verfügen, die in der Einführungsphase oder im Laufe der späteren Nutzung von den Systemintegratoren entwickelt werden, die eigentlich nur für die Installation verantwortlich sind“, sagt Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer bei WEBCON. „Sie können solche Probleme vermeiden, indem Sie eine externe Low-Code-Plattform verwenden, die eine einfache Integration in das ERP ermöglicht. Die Migration des ERP-Systems auf eine neuere Version ist dann einfacher, und wenn Sie ganz aus dieser herauswachsen, ist es einfacher und kostengünstiger, sie durch eine andere zu ersetzen.“

2. Digitalisierung von Geschäftsprozessen projektbezogen in Angriff nehmen

Die digitale Transformation eines Unternehmens ist eine Daueraufgabe – das liegt in der Natur der Sache. Wenn Sie immer nur an das jeweils aktuelle Projekt denken, wird dies das Unternehmen nicht voranbringen. Bei projektbezogenem Arbeiten geht es meist darum, zunächst die Anforderungen zu erfassen, die dann Voraussetzung sind für das Design, die Entwicklung, die Auslieferung usw. Dieses Vorgehen mag plausibel scheinen, leidet aber unter zwei Problemen.

Das erste Problem besteht darin, dass Unternehmen nicht dazu da sind, nur ein Problem auf einmal anzugehen. Sie tun viele Dinge zur gleichen Zeit, und alle diese Dinge sind wichtig – und viele davon sind sogar voneinander abhängig.

Ein projektbezogener Ansatz führt nur allzu oft zu isolierten Lösungen, die keine Ähnlichkeit miteinander haben. Das macht die Schulung der Benutzer schwierig und die Wartung der Anwendung noch schwieriger.

Außerdem neigt er dazu, erst dann Ergebnisse zu liefern, wenn das Projekt schon fast abgeschlossen ist. Wenn irgendwo früh ein Fehler gemacht wurde, ergeben sich daraus wahrscheinlich unzählige Folgefehler, die alle einzeln korrigiert und erneut getestet werden müssen.

Anwendungen sind keine fertigen Ergebnisse – sie sind Kooperationen, Beziehungen, laufende Tätigkeiten; Dinge, die aus einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen heraus entstanden sind. Mit einem ständig neuem Feedback und ständig neuen Anpassungen oder Verbesserungen, die auf dieses Feedback reagieren. Daher können sie nicht gut innerhalb eines Projekts angegangen werden. Aus diesem Grund funktioniert das Wasserfallmodell, bei dem eine gründliche Analyse der Geschäftsanforderungen es ermöglicht, das gewünschte Endergebnis vorab präzise zu definieren und die Anwendung dementsprechend zu gestalten, hier nur selten.

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Das Ziel ist nicht, eine einzelne Anwendung zu digitalisieren, sondern eine Organisation. Es geht nicht darum, eine nette Lösung zu entwickeln, sondern eine Kultur der Agilität zu schaffen. Immer nur über das gerade aktuelle Projekt nachzudenken, bedeutet zu eng zu denken.

3. Ineffiziente Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachabteilungen

Eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsverantwortlichen (die ein Problem haben) und den IT-Abteilungen (die in der Regel die Lösung dafür haben) ist entscheidend für den Erfolg der Prozessdigitalisierung. Deshalb sollte es für Unternehmen, die den Weg der Digitalisierung einschlagen, oberste Priorität haben, zwischen beiden Seiten eine gute Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit herzustellen.

In der Softwareentwicklung setzt man immer mehr auf die sogenannte DevOps-Methode (Development Operations) – einen Ansatz, der über die programmierintensive Arbeit, auf die er zuerst angewendet wurde, hinaus bedeutsam ist.

DevOps beinhaltet eine kontinuierliche und enge Kommunikation zwischen Fachanwendern und IT sowie iteratives Arbeiten in Arbeitsgruppen. Diese konzentrieren sich meist auf die Erstellung von Prototypen, die evaluiert und verworfen oder verbessert werden. Sobald sie ein ausreichendes Niveau erreicht haben, werden sie immer mehr Benutzern zur Verfügung gestellt, deren Feedback gesammelt und in den Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung zurückgeführt wird.

Diese Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachanwendern ist an mehreren Punkten des Prozesses wichtig. Die Fachanwender sind faktisch Tester und die wichtigste Ideenquelle – sie liefern sowohl die Ideen, was zu tun ist, als auch das Feedback darüber, wie gut es gemacht wurde. Die IT wiederum liefert das Wissen, wie das zu tun ist, was als wichtig identifiziert worden ist, und wie auf das Feedback reagiert werden soll.

Oftmals werden bessere Ergebnisse erzielt, wenn der frühe Input verbessert wird. Eine wirklich effektive Möglichkeit, Anforderungen und Ideen besser zu artikulieren, besteht darin, sie in Form von Beispielen darzustellen – konkret in Form von Prototypen, die veranschaulichen, was gewünscht wird. Solche Prototypen, deren Erstellung viel weniger Zeit und technisches Talent erfordert als die Erstellung fertiger Anwendungen, sind weitaus effektiver als Spezifikationsdokumente oder Ideenfindungs- oder Brainstorming-Sitzungen.

Ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Fachanwender zielgerichtet Prototypen erstellen können, die dann an die IT übergeben werden, ist das Arbeiten mit WEBCON BPS Designer Desk. Dabei handelt sich nicht um ein Low-Code-Tool für die Anwendungsentwicklung, sondern um ein No-Code-Tool, mit dem Anwendungen modelliert und Beispiele erstellt werden können.

„Es ist einfacher, sich mit dem, was wir sehen können, kritisch auseinanderzusetzen, als sich neue, noch nie gesehene Dinge vorzustellen. Das gilt ganz sicher für IT-Projekte. Wenn wir einen Prototyp so früh wie möglich zeigen können, können wir auch etwaige Probleme schnell erkennen, klärungsbedürftige Bereiche identifizieren und einen wackeligen Konsens vermeiden, der auf falschen Annahmen beruht“, sagt Wróbel. „Ein Tool, mit dem die Fachanwender einen Prototyp entwickeln und testen können, bevor die IT-Abteilung einbezogen wird, kann die Projektkosten deutlich reduzieren und die fertigen Anwendungen können schneller ausgeliefert werden. Der größte langfristige Vorteil besteht darin, dass die Fachanwender, beim Erstellen dieser Beispiele lernen, in Prozessen zu denken – und indem sie darüber nachdenken, wie sie das Unternehmen besser machen können, verbessert sich auch ihre Fähigkeit, ihre Vorschläge in umsetzbaren Konzepten darzustellen, schlagartig.”

4. Vom vorhandenen Werkzeug her denken statt von der zu erledigenden Aufgabe

Häufig machen Unternehmen den Fehler, zuerst herauszufinden, welche Software auf dem Markt verfügbar ist – und dann zu versuchen, die eigene Arbeitsweise an die verfügbare Software anzupassen. Dieser Ansatz macht natürlich Sinn, wenn man den Geschäftsstil anderer Unternehmen und deren Best Practices inklusive der dazu passenden Software übernehmen will. Noch mehr Sinn macht er in stark regulierten Branchen, in denen Unternehmen auf Schritt und Tritt Vorschriften einzuhalten haben.

Aber dabei geht es um Systems of Record, die vor allem die Effizienz des laufenden Betriebs gewährleisten und sich nur allmählich ändern – nicht um Systems of Differentiation, die neue Vorteile erschließen sollen. Wenn Sie etwas wirklich Neuartiges und Innovatives schaffen wollen, sind die Chancen nicht sehr hoch, dass Sie eine Lösung „von der Stange“ finden werden, die bereits genau das tut, nicht hoch. Aber sonst wäre Ihre Idee schließlich auch nicht neu…

In einem solchen Fall ist es richtig, seine Erwartungen entsprechend der Arbeitsweise des eigenen Unternehmens zu definieren – diese können dann mit maßgeschneiderten Lösungen erfüllt werden. Glücklicherweise müssen Sie dank Low-Code-Plattformen keine dedizierten Apps in Auftrag geben, die kostspielig und per Definition schwer zu warten sind. Mit solchen Plattformen kann Ihre IT-Abteilung Tools erstellen, die exakt den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen – in kürzerer Zeit, zu geringeren Kosten und mit einem größeren Potenzial für die Entwicklung, Anpassung und Weiterentwicklung von Innovationen.

5. Viele verschiedene Lösungen warten

Bei der Digitalisierung von Prozessen tappt man heutzutage leicht in die Falle, viele verschiedene Lösungen von mehreren Anbietern zu kaufen. Besonders leicht ist dieser Fehler angesichts der Fülle von SaaS-Tools in der Cloud zu machen. Ihre Mitarbeiter werden jedoch unter diesem Ansatz leiden, da sie sich in ein Repertoire aus vielen verschiedenen Anwendungen einarbeiten und an dieses anpassen müssen. Auch für die IT-Abteilung wird diese Situation alles andere als ideal sein – schließlich müssen all diese Lösungen täglich gewartet werden. Und wenn es dann noch darum geht, sie zu integrieren, liegt die Frage nahe, ob es nicht vielleicht einen besseren Weg gibt.

Wenn sich Ihre Digitalisierungsstrategie auf eine offene Plattform konzentriert, die darauf ausgelegt ist, mehrere Arten von Lösungen hervorzubringen, lösen Sie Probleme bei der Benutzerschulung und Anwendungsintegration, noch bevor sie überhaupt zu Problemen werden. Anstelle einer Kakophonie erhalten Sie Kohärenz; die meisten Ihrer Lösungen werden als Teil einer flexiblen Umgebung mit einer einheitlichen Designsprache und einem wiederverwendbaren Repertoire von Technologien erstellt. Die Anwender, ob geschult oder nicht, können die neuen Anwendungen leicht bedienen und schnell von der Digitalisierung der Prozesse profitieren. Die IT-Abteilung muss nur eine einzige Plattform pflegen, was zu geringeren Kosten und Risiken führt.

Laut der Studie The Total Economic Impact, die Forrester Research im Auftrag von WEBCON durchgeführt hat, hat das befragte Unternehmen über drei Jahre hinweg mehr als eine Million Dollar gespart, indem es eine einzige Low-Code-Plattform zur Digitalisierung von Prozessen eingesetzt hat, anstatt nach dedizierten Lösungen zu suchen. Erfahren Sie mehr über diese Umfrage und sehen Sie, welche weiteren Vorteile die einzelne Lösung zur Digitalisierung von Prozessen diesem Unternehmen gebracht hat.

Während wir diese fünf Fallstricke durchgegangen sind, haben wir bereits auf einen bestimmten Weg hingewiesen, der sie alle vermeidet. In dem Artikel Lohnt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen? nehmen wir diese Idee auf und führen sie noch weiter aus. Vielleicht finden Sie ja etwas Zeit, auch darauf einen Blick zu werfen.

WEBCON ist hier, um zu helfen

In den letzten zehn Jahren hat WEBCON BPS, unsere Low-Code-Plattform für die Prozessauto­ma­tisie­rung, -digitalisierung und – management, schon über 450 internationalen Unternehmen geholfen, den digitalen Wandel zu meistern.

Wir wollen Unternehmen dabei unterstützen, ein modernes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Men­schen besser arbeiten, leichter neue Erkenntnisse gewinnen, und das dabei hilft, die in Zeiten des per­ma­nen­ten Wan­dels strategisch richtige Entscheidungen zu treffen.

Ganz gleich, ob Sie einen einzelnen Prozess automatisieren wollen oder Dutzende – mit unserer Hilfe wird Ihr Automatisierungsprojekt zum Erfolg. Dazu liefern wir eine für den Einsatz in Großunter­nehmen ge­eignete Plattform und Support durch passionierte Experten mit umfangreicher Erfahrung darin, Lösungen für Marktführer zu liefern.

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