Black Red White ist Polens größter Möbelproduzent mit einem Marktanteil von etwa 20%, gemessen am Umsatz. Die BRW-Gruppe besteht aus der Black Red White SA und 18 Tochtergesellschaften, darunter 10 außerhalb des eigenen Landes. Ihr breites Sortiment an Einrichtungsgegenständen ist auf fast 60 internationalen Märkten erhältlich.
Jeden Monat erhält die BRW-Gruppe ca. 15.000 Eingangsrechnungen, sowohl auf Papier als auch elektronisch in verschiedenen Dateiformaten (PDF, XML). Angesichts dieser riesigen Menge an Dokumenten war die Implementierung eines elektronischen Workflows für das Dokumentenmanagement eine ziemliche Herausforderung – zumal die Lösung in das lokale ERP-System integriert werden musste.
Aufgrund des Umfangs des Projekts schlug 7technology vor, alle Geschäftsprozesse in der BRW-Gruppe mit unserer Low-Code-Plattform WEBCON BPS zu automatisieren. Das System ermöglicht es, die Effizienz der Geschäftsprozesse zu verbessern und zugleich den Kosten- und Zeitaufwand für deren Durchführung zu reduzieren. Zu den Vorteilen einer Implementierung der Plattform gehören die Automatisierung von Routineaufgaben, die Verbesserung der Dokumentensicherheit und die Vermeidung finanzieller Nachteile durch verloren gegangene Dokumente oder versäumte Fristen.
Dank der einzigartigen InstantChange™-Technologie, die in WEBCON BPS zum Einsatz kommt, können die Prozesse ständig an die aktuellen Geschäftsanforderungen angepasst und Änderungen sofort umgesetzt werden. So kann das Unternehmen seine Prozesse permanent optimieren und flexibel auf die sich verändernden Marktgegebenheiten reagieren.
Inzwischen sind alle Eingangsrechnungen digitalisiert und die Workflows zu ihrer Bearbeitung automatisiert. Durch den bidirektionalen Datenaustausch mit dem ERP-System und dem OCR-Mechanismus konnte die Dokumentenerfassung effizient automatisiert werden; bereits vorliegende Daten erneut einzugeben, ist nicht mehr erforderlich. Außerdem wickelt das System die Genehmigung von zu bezahlenden Rechnungen ab.
