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Als das Unternehmen WEBCON gegründet wurde, lautete eine Zielsetzung: Wir wollen schnellen Wandel und kontinuierliche Verbesserung nicht nur zulassen, sondern proaktiv fördern. Eine grundlegende Veränderung, die uns das Jahr 2020 gebracht hat, war der nahezu übergangslose Wechsel eines Großteils der Mitarbeiter ins Homeoffice.

 

 

In den eigenen vier Wänden zu arbeiten, ist an sich nicht neu – aber das Ausmaß, indem es heute stattfindet, ist es sehr wohl. „Homeoffice machen” ist keine gelegentliche Ausnahmeerscheinung mehr. Auch wenn die aktuellen Umstände, die als Katalysator dieser Entwicklung fungieren, nicht mehr gegeben sind, wird wahrscheinlich nicht jeder das tägliche Pendeln ins Büro wieder aufnehmen. Ortsunabhängiges Arbeiten wird uns ab jetzt dauerhaft begleiten; es wird zur neuen Normalität.

Wie die meisten Veränderungen ist auch diese nicht auf einen Schlag eingetreten. In den vergangenen Monaten lag der Fokus zunächst darauf, unmittelbar überlebenswichtigen Funktionen zu sichern – wie Konnektivität (VPNs, mehr Bandbreite) und Kommunikation (E-Mail, Microsoft Teams, Slack, WebEx, Zoom, GoToMeeting usw.). Vielleicht war auch der breite Zugang zu Software (Office 365, G-Suite) eine Priorität.

 

Prozesse müssen sich an die neue Realität anpassen

Wenn ortsunabhängiges Arbeiten in großem Ausmaß zur neuen Normalität wird, sind diese anfänglichen Anpassungen jedoch nicht genug. Vielmehr müssen bestimmte – formelle wie informelle – Geschäftsprozesse an die Bearbeitung durch räumlich verteilte Teams angepasst werden.

Welche Arten von Geschäftsprozessen funktionieren in der „neuen Normalität” nicht so gut? Hier eine kleine Auswahl:

  • Sie treffen nicht mehr alle Kollegen im Büro – um zu wissen, wer anwesend und wer im Urlaub ist, reicht es nicht mehr aus, nur aus der eigenen Tür zu sehen. Zwar zeigen einige Chat-Anwendungen an, ob jemand am Platz ist – aber nicht, wann sie am Platz sein sollen und wo dieser Platz an einem bestimmten Tag ist.
  • Dokumente, die „Pflichtlektüre” sind, können nicht einfach ausgehängt werden, damit alle sie sehen; vielmehr müssen sie formell verteilt werden. Das kann zwar per E-Mail geschehen – aber E-Mail-Anwendungen sind nicht gut dafür geeignet, Sie zuverlässig und umfassend darüber informieren, wer die betreffenden Dokumente gelesen (und verstanden!) und wer wie darauf reagiert hat.
  • Obwohl Menschen ortsunabhängig arbeiten und virtuell miteinander verbunden sind, ist es immer noch erforderlich, Post in Papierform und Pakete entgegenzunehmen und zu versenden. Jeden Mitarbeiter zu bitten, ins nächste Postamt zu gehen, ist dazu wenig sinnvoll.
  • Bedarfsanforderungen, Beschaffung und Verteilung von Büromaterial werden komplexer.
  • Der technische Support muss mehr Probleme bearbeiten, deren Lösung wahrscheinlich länger dauert und mehrere Mitarbeiter in Anspruch nimmt. Ein einfaches Ticketsystem reicht dazu nicht mehr aus – vielmehr wird ein komplettes Case-Management-System daraus.
  • Die Geschäftsführung hat ein größeres Bedürfnis, Arbeitsfortschritte zu verfolgen. In der Lage zu sein, Aufgaben an das mittlere Management zu delegieren, von wo aus Unteraufgaben wiederum an einzelne Mitarbeiter delegiert werden usw., wird besonders wichtig – besonders, wenn es darum geht, im Auge zu behalten, wer welche Tätigkeit abgeschlossen hat.

Dies sind nur einige Beispiele für Dinge, die bisher auch mit einem Minimum an Automatisierung recht gut funktioniert haben. Aber wenn die Belegschaft räumlich verstreut arbeitet, wird vieles leichter vergessen, geht verloren oder dauert einfach viel länger, als es eigentlich sollte. Am Anfang des Übergangs zum ortsunabhängigen Arbeiten konnte man über diese Probleme noch hinwegsehen – aber diese Zeit geht nun zu Ende.

 

Die Antwort von WEBCON: Anwendungen zum Herunterladen

Darum haben wir bei WEBCON uns einmal die Zeit genommen und beobachtet, was bei unseren Kunden, deren Kunden und auch unseren eigenen Mitarbeitern vor sich geht und bei welchen Prozesse am meisten nachgeholfen werden muss. Als Resultat veröffentlichen wir nun eine Reihe einsatzbereiter Anwendungsvorlagen, die Sie herunterladen und sofort bereitstellen können. Sie unterstützen eine Vielzahl verschiedener Situationen, einschließlich der oben erwähnten.

Hier eine Liste der Anwendungen, die ab sofort verfügbar sind – wahrscheinlich kommen noch einige dazu:

 

Mitarbeiterprofile

Erfassen Sie, wer von wo aus für Sie arbeitet, wie Sie ihre Mitarbeiter erreichen können und wann sie an ihrem Schreibtisch sind.

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Zeiterfassung

Stempeln Sie sich ein, erfassen Sie, an welchen Aufgaben Sie gerade arbeiten – mit einem Minimum an Dateneingabe – und dokumentieren Sie so Ihre Arbeit.

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Aufgabenzuweisung

Behalten Sie Ihre Aufgaben im Blick, protokollieren Sie Ihre Arbeit, erstellen Sie Unteraufgaben, und delegieren Sie diese an andere.

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Dokumentenverteilung

Benachrichtigen Sie Ihre Kollegen über Dokumente, die sie lesen sollen, holen Sie ihr Feedback ein, verfolgen und dokumentieren sie es.

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Poststelle

Verwalten und verteilen Sie physische Eingangspost und definieren Sie Ausgangspost für den physischen Versand.

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Bestellanforderungen

Entdecken Sie den fehlenden Baustein des Beschaffungswesens: Beschäftigte bitten Ihre Vorgesetzten, Dinge für sie zu bestellen.

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Helpdesk

Eine einfache, effektive und besonders anwenderfreundlich gestaltete Lösung, um Probleme anwenderfreundlich zu lösen.

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Mitarbeiter-Dashboard

Die App, die alles zusammenhält. Sehen Sie all Ihre Aufgaben, Dokumente, Mails und Anfragen an einem Ort.

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So können Sie diese Anwendungen einsetzen

Ganz gleich ob oder wie Sie WEBCON BPS bereits nutzen, Sie haben die Wahl:

  • Wenn Sie bereits zu unseren Kunden gehören, können Sie diese Anwendungen herunterladen und sie zu Ihren bereits vorhandenen, maßgeschneiderten Lösungen hinzufügen.
  • Sie sind noch kein Kunde? Laden Sie die Anwendungen zusammen mit WEBCON BPS Express herunter – einer Ausgabe unseres Flaggschiffprodukts mit reduziertem Speicherplatz, die Sie zeitlich unbegrenzt produktiv einsetzen können, sowohl on-premises als auch in IaaS-Umgebungen.
  • Sie möchten lieber eine niedrigschwellige, „schlüsselfertige“ Testphase nutzen? Dafür gibt es die WEBCON BPS Cloud. Die kostenfreie Testphase dieses Online-SaaS-Tools haben wir bis auf weiteres von 14 auf 60 Tage verlängert.

 

Weitere Schritt-für-Schritt-Infos finden Sie unter hier.

 

Ein Ausgangspunkt für kontinuierliche Verbesserung

Diese Anwendungsvorlagen haben wir eigens dafür entwickelt, dass Kunden und Partner sie selbst erweitern können – das gilt übrigens für alles an WEBCON BPS. Sie können jede Lösung öffnen, bearbeiten, erweitern und weiterentwickeln. WEBCON unterstützt Sie aktiv dabei.

Aber ganz gleich, ob Unternehmen diese Lösungen im Auslieferungszustand einsetzen oder individuell anpassen – sie sind auf jeden Fall ein idealer Ausgangspunkt für den Weg in den sogenannten digitalen Wandel. Selbst wenn Ihr gesamtes Team von einem einzelnen Standort aus geleitet wird, können Sie mit diesen Prozessen mehr Arbeit schaffen, machen weniger Fehler, können mehr Aktivitäten dokumentieren, die Einhaltung von Richtlinien effektiver sicherstellen – und sparen so Zeit und Geld. Die Vorteile gehen also weit darüber hinaus, nur das ortsunabhängige Arbeiten zu optimieren.

 

Auf dem Weg zu einer flexiblen Organisation

Deloitte beschreibt eine „anpassungsfähige Organisation“ als eine „fundamentale Veränderung der Unternehmens- und Managementphilosophie, die große, globale Organisationen in die Lage versetzt, mit der Mentalität eines Start-ups zu handeln und proaktiv eine moderne Menschenführung zu praktizieren, die es dem Unternehmen ermöglicht, durch weitgehend selbstbestimmt arbeitende Netzwerke aus verschiedenen Teams agil zu bleiben.“ Die 2018 veröffentlichte Studie mit dieser Definition hob hervor, dass das Verlangen, agiler und innovativer zu werden, kein bloßer Luxus sein darf, den sich nur die führenden Unternehmen einer Branche erlauben – sondern dass seine Verwirklichung mittlerweile für das Überleben jedes Unternehmens entscheidend geworden ist.

Das Jahr 2020 hat bereits jetzt gezeigt, dass die Fähigkeit, Prozesse, Verfahren und Best Practices schnell und effektiv anzupassen, von unschätzbarem Wert ist. Dabei geht es nicht nur darum, konjunkturelle Turbulenzen zu überstehen – sondern auch darum, die Konkurrenz zu übertreffen und den eigenen Marktanteil zu vergrößern. Wie gut die IT in der Lage ist, Initiativen zur Anpassung von Prozessen zu unterstützen, hängt stark davon ab, wie schnell sie Projekte anstoßen, Ergebnisse liefern und wie schnell und regelmäßig sie diese optimieren kann. Und genau hier liegt die Stärke der Lösungen, die mit WEBCON BPS erstellt werden.

 

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