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Die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis – ein Überblick

Stellen wir uns ein Unternehmen vor, in dem Urlaubsanträge manuell eingereicht und genehmigt werden: Zuerst müssen die Beschäftigten bei der Personalabteilung per E-Mail einen Antrag auf Erteilung eines Antragsformulars stellen. Dann müssen sie es ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben und die Unterschrift ihres Vorgesetzten besorgen. Anschließend müssen sie den Urlaubsantrag zur Bearbeitung in die Personalabteilung bringen und auf die endgültige Entscheidung warten. Nun nehmen wir an, die meisten Beschäftigten sind wegen einer Krise plötzlich gezwungen, von zuhause zu arbeiten. Wie soll ein Unternehmen, in dem der Alltag von Informationssilos bestimmt wird, alles individuell erledigt wird und die Schreibtische voller Papierkram sind, eine solche Veränderung bewältigen?

 

 

Dieses Szenario kommt aus der tatsächlichen Praxis – und zeigt, wie wichtig es ist, eine moderne, durchdachte digitale Strategie zu besitzen. Und das nicht nur im Alltagsbetrieb, sondern auch, damit das Unternehmen auf plötzliche Veränderungen in der Wirtschaftswelt vorbereitet ist. Der Bericht Managing Change And Business Processes in Organizations [EN] von Computerworld and WEBCON aus dem Jahr 2018 zeigt, dass Unternehmen zu verstehen scheinen, wie wichtig es ist, einen entsprechend umfassenden Management-Ansatz zu besitzen. Nicht weniger als 90% der Befragten begrüßen die Effizienz und Flexibilität des Prozessmanagements in ihren Organisationen – doch nur ein Drittel von ihnen managt Prozesse mit modernen Technologien zum Geschäftsprozessmanagement.

Dabei sind die Vorteile der Digitalisierung eines Unternehmens zahllos und es geht keineswegs nur darum, Prozesse zu vereinfachen und den Mitarbeitern zwischen mühsamen, wiederkehrenden Aufgaben eine Atempause zu ermöglichen. Mit Automatisierung können wir Geschäftsprozesse bis in alle Einzelheiten durchleuchten, ihr Management auf den Prüfstand stellen, Hindernisse für einen reibungslosen Ablauf erkennen und Änderungen vorschlagen, damit das Unternehmen besser funktioniert, erklärt Radosław Putek , CEO und President bei WEBCON.

Atempause für die Personalabteilung

Urlaubsanträge sind nur eines von vielen Beispielen für Aufgaben- und Dokumenten-Workflows, die mit Digitalisierung und Prozessautomatisierung leicht in die digitale Sphäre verlagert werden können. So kann auf überflüssigen Papierkram verzichtet werden, gleichzeitig wird der Prozess vereinfacht und Schritte, die ihn unnötig zeitaufwendig machen, werden entfernt. Ein weiteres Beispiel aus dem Personalbereich ist die Zuweisung von Urlaubsvertretungen. In Unternehmen, die solche Prozesse nicht automatisiert haben, werden Aufgaben meist per E-Mail delegiert, indem Listen mit Aufgaben an den jeweiligen Vertreter gesendet werden. Solche Mails zu schreiben ist mühsam und geschieht oft unter Zeitdruck – eine „Brutstätte“ für Fehler oder Auslassungen von entscheidenden Informationen. In Unternehmen, die eine Automatisierung implementiert haben, ist der Prozess viel schneller und leichter zu kontrollieren. Urlaubsvertreter erhalten Zugang zum spezifischen Arbeitsbereich des vertretenen Kollegen und den damit verbunden Aufgaben. Sowohl die Vertreter als auch die „Urlauber“ können den Fortschritt der Aufgaben sehen, der regelmäßig aktualisiert wird. So fällt die Wiedereinarbeitung nach dem Urlaub leicht.

 

Umstrukturierung und neue Ordnung

Als unverzichtbar erweist sich dieser Mechanismus auch, wenn ein Unternehmen umstrukturiert wird oder es zu Wechseln in Führungspositionen kommt. In Unternehmen, die neue Technologien des digitalen Wandels – wie Low-Code-Plattformen für das Management und die Automatisierung von Geschäftsprozessen – erfolgreich nutzen, können neue Abteilungsleiter sofort durch alle Aufgaben navigieren, die von ihren direkten und indirekten Untergebenen ausgeführt werden; falls nötig, können sie auch den Zugriff von Mitarbeitern auf Aufgaben und Dokumente des Unternehmens beschränken.

Das System passt sich dynamisch an die aktuelle Struktur einer Organisation an. Vorgenommene Änderungen erstrecken sich nicht nur auf neue Aufgaben und Prozesse, sondern auch auf solche, die schon in Arbeit sind, versichert Radosław Putek. Noch flexibler wird unsere Lösung dadurch, dass alle Geschäftsanwendungen standardmäßig für Mobilgeräte optimiert sind. So können Aufgaben wie das Ändern von Autorisierungen, die Visualisierung der Schlüsselprozesse des Unternehmens oder eine detaillierte Analyse von Daten in Form eines Diagramms oder einer Tabelle jederzeit und überall erledigt werden – immer so, wie es gerade passt, erklärt er weiter.

Automatisierung für besondere Aufgaben

Ziel der Digitalisierung ist immer, so viele Aufgaben wie möglich mit IT-Tools auszuführen. Tatsächlich macht das schnelle Wachstum neuer Technologien dies möglich. Qualitativ hochwertige Systeme für das Geschäftsprozessmanagement (BPM bzw. GPM) können jeden Prozess in einen aus Aufgaben und Informationen bestehenden Workflow transformieren – und damit in eine Geschäftsanwendung. Das heißt: Sobald die Notwendigkeit besteht, z. B. den Prozess der Vertragsgestaltung in der Rechtsabteilung zu automatisieren, können Sie dank Low-Code-Lösungen in nur wenigen Schritte (und ohne jedes manuelle Programmieren) ein Tool entwickeln, das anhand von fertigen Vorlagen und Daten aus dem CRM-System einen Vertrag erstellt, an dem dann viele Benutzer gleichzeitig arbeiten können. Anschließend können Sie die endgültige Version in eine PDF-Datei konvertieren und die zuständigen Personen bitten, die erforderlichen digitalen Signaturen hinzuzufügen.

Zu berücksichtigen ist dabei, dass eine völlige Umstellung auf papierloses Arbeiten in manchen Branchen nahezu unmöglich ist. Dies gilt etwa für Logistik- und Transportunternehmen, in denen viele Beförderungspapiere tatsächlich noch immer in Papierform verwendet werden. Das heißt jedoch nicht, dass die Erfassung von Informationen aus solchen Dokumenten nicht automatisiert werden könnte. Für solche Zwecke wurden KI- und OCR-Systeme entwickelt, die auf Algorithmen in neuralen Netzen basieren. Alles, was Sie tun müssen, ist den OCR-Mechanismen die zu analysierenden Feldern in einigen gescannten Dokumente zeigen – so kann das System in Zukunft die richtige Vorlage finden, nach den gewünschten Werten suchen und sie in das elektronische Formular eingeben. Diese Technologie wurde eingesetzt, um ein elektronisches Depot für Beförderungspapiere in der Firma ROHLIG SUUS Logistics aufzubauen.

 Wir sind ein Logistikdienstleister und scannen große Mengen von Beförderungspapieren, die dann an unsere Kunden gehen, um die Lieferung zu bestätigen. Heute benutzen wir eine einzige, gemeinsame BPM-Plattform für alle Dateien, die perfekt kompatibel ist mit dem CRM-System, das mit Low-Code-Tools implementiert wurde, ebenso wie mit anderen Prozessen, die wir in Zukunft in unser System integrieren wollen. So werden wir auf Dokumente zugreifen können und Informationen verwalten können, die sich auf alle unsere Vertragspartner beziehen, sagt Teresa Bukalska, Leiterin des Projektmanagements bei ROHLIG SUUS Logistics.

Optische Texterkennung ist auch nützlich für Unternehmen, die ein Tool benötigen, das ein- und ausgehende Papierdokumente schnell erfasst und archiviert, und die jederzeit die Historie einer Datei einsehen wollen, einschließlich der Angaben, wann und von wem sie erstellt wurde, an wen sie warum weitergeleitet wurde und wo das Original aufbewahrt wird.

 

Die Geschäftswelt ist schnelllebig. Die Technologie muss sich anpassen

Unternehmen operieren heute in einer Umwelt, die schnelllebiger ist als je zuvor. So sehen wir z. B., dass unvorhergesehene Krisen Unternehmen zwingen, ihre Strategien innerhalb kurzer Zeit drastisch zu ändern. Aber effektives Veränderungsmanagement ist ebenso im normalen Alltagsgeschäft gefragt. Daher sollte der Fokus auf Technologien liegen, die sich dynamisch an die fluktuierenden geschäftlichen und organisatorischen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen können. Die Tools, die sie zur Unterstützung Ihrer IT-Infrastruktur wählen, sollten perfekt für Aufgaben geeignet sein wie die Implementierung eines neuen Einkaufsverfahrens, das mehrere Hundert Bestellanforderungen umfasst, die bereits gestartet wurden und sich oft in verschiedenen Bearbeitungsphasen befinden, oder die Erweiterung eines robusten Auftrags-Workflows um ein zusätzliches Element, das sofort auf allen Formularen erscheint. Besonders wichtig ist auch, dass Hersteller dafür sorgen, dass die ausgeführten Prozesse den vorhandenen ISO-Standards entsprechen und regelmäßig auf standardisierte Weise und innerhalb bestimmter Fristen dokumentiert werden. Lukasz Andrzejewski, IT Manager bei AC S.A., ist überzeugt, dass es sich bezahlt macht, die Entscheidung für eine moderne IT-Lösung sorgfältig zu durchdenken und dabei verschiedene mögliche Szenarien einzubeziehen.

Unser Abenteuer mit einer BPM-Plattform begann 2014. Damals haben wir die Implementierung aller Prozesse signifikant beschleunigt. So haben wir das Problem gelöst, dass sich Rechnungen auf unseren Schreibtischen stapelten, die pünktlich bezahlt werden müssen. Als produzierendes Unternehmen können wir uns noch an Zeiten erinnern, wenn der Prozess zur Einführung neuer Produkte – von der technologischen Entwicklung über die Kostenkalkulation bis hin zur Einholung aller erforderlicher Genehmigungen – Monate gedauert hat. Heute passiert das fast über Nacht, erklärt er.

Die Vorteile sind kaum zu überschätzen

Zu den beliebtesten Vorteilen der Automatisierung gehört zweifellos, dass vereinfachte Prozesse einfach komfortabler sind, dass Aktivitäten optimiert werden können und dass mehr Innovationen stattfinden, wenn wir uns mehr auf kreativere Tätigkeiten konzentrieren können als darauf, einfache und wiederkehrende Aufgaben auszuführen. Aber viele Unternehmen, die sich bereits auf das Abenteuer des digitalen Wandels eingelassen haben, stimmen darin überein, dass die Digitalisierung nicht nur ihre internen Abläufe optimiert. Vielmehr hat sie einen echten Einfluss auf ihre Umsatzergebnisse und die Kundenzufriedenheit.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft uns sicher dabei, Kunden zu gewinnen und zu halten. Indem wir zeigen, wie gut organisiert und prozessorientiert wir sind und wie gut strukturiert und transparent unsere Prozesse sind, wecken wir bei unseren Kunden das Vertrauen, dass wir uns auch um ihre Prozesse gut kümmern und sie mit derselben Professionalität und Transparenz managen werden, so Marcin Grotowski, BPM Project Manager bei dem Logistikdienstleister No Limit.

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