Fürchten Sie Probleme bei der BPM-Implementierung? Das sollte Sie nicht davon abhalten, das Potenzial Ihres Unternehmens zu entfalten!

Digitaler Wandel in der Praxis

Der Prozess, eine Digitalisierungsstrategie zu wählen, umzusetzen und weiterzuentwickeln, wird oft mit der Planung einer Reise verglichen: Man wählt ein Ziel, ein Verkehrsmittel; man wählt die Sehenswürdigkeiten und Attraktionen, die man besuchen will. All das ist von entscheidender Bedeutung für einen stressfreien Urlaub. Früh zu planen, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein und vor allem zu wissen, was man erreichen will – das ist auch die beste Strategie, den digitalen Wandel im eigenen Unternehmen erfolgreich zu meistern.

 

digital transformation in practice article Aleksandra Kudera

 

Der digitale Wandel eines Unternehmens ist kein einzelnes Ereignis, sondern ein Prozess, der meist damit beginnt, dass neue Technologien Einzug halten. Plattformen für das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) etwa sind mächtige Werkzeuge, die Innovativität und Kreativität aufblühen lassen – aber Ihre Implementierung will sorgfältig geplant sein, damit Ihr Potenzial voll zur Geltung kommt. Um den Prozess reibungslos und effektiv zu gestalten, ist es sinnvoll, BPM-Implementierungen in die folgenden fünf Phasen zu unterteilen:

  1. Projektvorbereitung
  2. Analyse
  3. Konfiguration
  4. Testen
  5. Inbetriebnahme

Diese Phasen gehen ineinander über und sind nicht streng definiert, daher ist jede einzelne von ihnen gleichermaßen wichtig für Ihren Erfolg. Egal, ob Sie eine umfassende Digitalisierung über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg planen, oder nur einen einzelnen Prozess in einer Testumgebung in Angriff nehmen – stets sollten Sie genau darauf achten, nicht am falschen Ende zu sparen oder wichtige Schritte zu überspringen. 

Machen Sie sich Ihre eigenen Anforderungen und Erwartungen bewusst

Ein Projekt zur Implementierung eines BPM beginnt damit, die Lösung zu wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt – und mit einer sorgfältigen Analyse durch Ihre IT-Abteilung oder externe Spezialisten. In dieser Phase werden Informationen über die Ziele der Implementierung gesammelt, sodass Ihr Zweck und Anwendungsbereich definiert werden können.

Sowohl für die Projektmanager als auch die Entwickler ist es wichtig, dass sie über die gegenseitigen Erwartungen, Zeitpläne und die allgemeine Tätigkeit und Richtung des Unternehmens informiert sind. Wenn alle die Geschäftsziele, die aktuelle Marktposition und die Betriebskultur kennen und akzeptieren, ist das schon die halbe Miete. Das Ziel ist es, gründlich die Motivation zu verstehen, die hinter dem Bedürfnis eines Unternehmens steht, Dinge zu verändern. So können Sie erkennen, welche Geschäftsprozesse das System letztendlich verbessern und unterstützen soll. Ohne diese Einblicke ist es unmöglich, vernünftig Anwendungen zu entwickeln, die das Unternehmen im Alltagsbetrieb einsetzen wird.

Der Anwendungsbereich des Projekts, der in der ersten Phase festgelegt wird, bildet das Gerüst, auf dem alle folgenden Phasen aufbauen. In analytischen Besprechungen zwischen Vertretern der IT und des operativen Geschäfts werden Stakeholder und technische Details identifiziert; dabei geht es z. B. darum, welche vorhandenen Systeme (wie ERP-Software) integriert werden. Das Wichtigste in dieser Phase ist jedoch, dass Workflows modelliert, Dokumentenzyklen definiert, die zu automatisierenden Aktionen identifiziert und die Wege zwischen den Abteilungen und Geschäftseinheiten festgelegt werden.

Das „Turmbau zu Babel“-Syndrom

Ein wichtiger Aspekt, der in dieser Phase nicht übersehen werden sollte: Allen Beteiligten sollten sich über die verwendeten Begriffe klar sein: Denn nicht nur bei Managementthemen wird oft ein hermetischer Jargon gepflegt, sondern auch, wenn es um IT-Lösungen für branchenspezifische Aufgaben geht.

In Meetings stellt sich dann oft heraus, dass selbst Prozesse, die oberflächlich betrachtet über alle Unternehmen und Branchen hinweg gleich zu sein scheinen, verschiedene Bezeichnungen und Abkürzungen verwenden. Unterschiede in Jargon und Terminologie müssen daher so früh wie möglich erkannt und in allen Bereichen der Implementierung harmonisiert werden.

Ernennen Sie „Botschafter des Wandels“

Diese analytischen Besprechungen sind auch die perfekte Gelegenheit, um „Botschafter“ für die Implementierung zu identifizieren. Ihre Aufgabe besteht darin, ihren Arbeitgeber zu unterstützen, indem sie neue Lösungen einführen und promoten. Hier hat es sich als nützlich erwiesen, nicht nur Befürworter der geplanten Änderungen einzubeziehen, sondern auch Skeptiker – so lässt sich sicherstellen, dass alles bis auf das i-Tüpfelchen genau durchdacht wird. Und die Skeptiker erhalten die Möglichkeit, praktisch bei der Entwicklung des Systems involviert zu sein und Einfluss darauf zu nehmen.

Anfängliches Zögern oder sogar Widerstände lassen sich durch echte Einbeziehung in das Projekt in eine konstruktive und proaktive Einstellung verwandeln und überzeugen schließlich jeden.

Allerdings sollte man stets im Hinterkopf behalten, dass nicht alle Organisationen offen für Veränderungen sind. Einige reagieren ängstlich oder leisten sogar aktiv Widerstand. Der Prozess, die Mitarbeiter für den digitalen Wandel einzunehmen ist daher für den Gesamterfolg sehr wichtig.

Testen Sie gründlich, aber sorgfältig kontrolliert

Die nächste Phase in Ihrer BPM-Implementierung ist das Testen. Sie ist nicht nur in technischer Hinsicht wichtig, um Fehler zu identifizieren, sondern auch in psychologischer Hinsicht: In dieser Phase nämlich wird die Einstellung der künftigen Nutzer am stärksten beeinflusst. Damit die Testphase erfolgreich ist, müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden.

Zuerst ist da die Anzahl der Personen, die das System testen: Natürlich ist es umso besser, je mehr Menschen bereit sind, die Lösung zu testen; andererseits kann die Zeit bis zur Auslieferung auch umso länger dauern, je mehr Nutzer beteiligt sind. Mehr Tester bedeuten auch mehr Wartezeit auf Feedback, was zu übermäßig vielen Iterationen führen kann. Sich einen Zeitplan zu setzen und die darin enthaltenen Deadlines einzuhalten trägt schon viel dazu bei, solche Probleme zu reduzieren.

Die Befürchtung, nach der Testphase keine substanziellen Änderungen mehr vornehmen zu können, ist ein weiteres Thema, das oft zum Vorschein kommt. Stakeholder, vor allem solche, die mit Legacy-Systemen vertraut sind, fürchten womöglich, dass die Plattform jahrelang im selben Zustand verbleibt, wenn sie einmal eingerichtet wurde. Dies ist eine unbegründete Sorge – der Zweck eines BPM-Systems besteht ja gerade darin, jeden Aspekt der Unternehmenstätigkeit in jeder Phase zu unterstützen. Dazu muss das System so flexibel wie möglich sein.

Die Entscheidung für eine Plattform für die schnelle Anwendungsentwicklung (Rapid Application Development, RAD), die mit wenig oder ganz ohne Code auskommt, wird immer dringlicher. Dabei geht es nicht nur darum, Geschäftsanwendungen schnell ausliefern zu können, sondern ein System zu wählen, das während seines gesamten Lebenszyklus einfache Modifikationen ermöglicht, ohne dass seine Kontinuität unterbrochen wird. Die moderne Geschäftswelt wandelt sich rasch – und Ihr BPM-System muss Ihnen ermöglichen, schnell zu reagieren und der Konkurrenz stets einen Schritt voraus zu bleiben.

Die Implementierung ist erst der Anfang!

Viele Unternehmen – vor allem solche, die gerade erst ihre ersten Schritte in Richtung Digitalisierung machen – betrachten den ersten Start ihrer BPM-Plattform als den Abschluss des Projekts. Dabei sind die Schritte, die Unternehmen nach dem Go-Live machen, nachdem das System in die Hände der Nutzer gelangt, genauso wichtig wie jene, die während der ersten Konfigurierung gemacht werden. Damit ein BPM-System eine Organisation effektiv verändern kann, müssen die Nutzer nicht nur verstehen, welche Vorteile dieses Werkzeug für das Unternehmen hat, sondern auch für sie selbst.

Im Deloitte-Artikel Challenges Related to Adapting New Technologies in Business werden fünf Schritte identifiziert, die dazu führen, dass Nutzer IT-Lösungen erfolgreich akzeptieren. Zu den entscheidenden Schritten gehört dabei ein umfassendes Trainingssystem, das auf die Vorteile des Systems fokussiert, und eine geradlinige Informationskampagne, mit der es im Unternehmen promotet wird.

Das Wichtigste ist jedoch, die Nutzer und damit das System ausreichend zu unterstützen. Oft entscheidet sich der Erfolg einer Implementierung schon am Anfang, wenn die Mitarbeiter beginnen, sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Hier kommt nun der bereits erwähnte „Botschafter des Wandels“ ins Spiel: Er kann Fragen von Kollegen beantworten und auf deren Zweifel reagieren; so kann er Skepsis reduzieren und die Nutzer motivieren, sich auf die Plattform einzulassen.

Eine sorgfältige Vorbereitung stellt sicher, dass der digitale Wandel Ihres Unternehmens reibungslos und erfolgreich verläuft – und dass jedes folgende Digitialisierungs- und Automatisierungsprojekt noch effizienter sein wird.

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