Durch die Implementierung eines Workflows für Beschaffungsanträge in WEBCON BPS for SharePoint können Sie den Beschaffungsprozess deutlich effizienter gestalten und die Ausgaben besser kontrollieren.
Die Handhabung von Bestellungen ist einer der am häufigsten automatisierten internen Prozesse, da praktisch alle Mitarbeiter des Unternehmens davon betroffen sind. Somit ist es nur natürlich, dass die Optimierung dieses Prozesses auch die Qualität der Unterstützung der Mitarbeiter spürbar verbessert und die für Verwaltungsaufgaben benötigte Zeit reduziert – was sich aus der Perspektive des Unternehmens oftmals sogar als noch wichtiger erweist.
Die korrekte Implementierung des Workflows für Bestellungen bringt auch eindeutige finanzielle Vorteile – nämlich eine bessere Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens und eine verbesserte Zuweisung der bestellten Waren. Sollte die Beschreibung einer Rechnung, die Sie von einem Lieferanten erhalten, problematisch sein, so löst sich das Problem nun mehr von selbst, weil bereits bei der Erstellung der Bestellung eine korrekte Rechnungsbeschreibung eingegeben werden musste.
Darüber hinaus spart der Verzicht auf Papierdokumente im Bestellprozess nicht nur Papier und Druckkosten ein, sondern auch die Zeit, die bisher für das Sammeln von Unterschriften aufgewendet wurde. Das Web-Interface und speziell gestaltete E-Mails, die auch auf mobilen Geräten verfügbar sind, sorgen dafür, dass der Genehmigungsprozess auch dann nicht verzögert wird, wenn die dafür zuständige Person nicht am Platz ist.
Schließlich können Sie mit den Funktionen zur Kontrolle der Zeit, die für die Abwicklung interner Beschaffungsaufträge benötigt wird, auch die Prozessqualität überwachen und Engpässe konsequent beseitigen. Dies ist besonders wichtig, wenn die bestellten Waren mit Dienstleistungen verknüpft sind, die für einen externen Kunden erbracht werden sollen und innerhalb strenger Fristen geliefert werden müssen.
Ein Bestellvorgang besteht meist aus den folgenden Schritten:
- Erfassung der Bestellung durch den Endbenutzer,
- Genehmigung durch den unmittelbaren Vorgesetzten des Benutzers;
- Genehmigung durch die zuständige Verwaltungsabteilung, einen Vertreter oder die Geschäftsführung, je nach der für die Bestellmenge erforderlichen Autorisierungsstufe,
- Übermittlung der Bestellung in die Einkaufs- oder eine andere Abteilung oder direkt an den Lieferanten, je nach Kategorie des Einkaufs,
- Überwachung des Prozesses, einschließlich automatischer Benachrichtigungen der ihm zugewiesenen Personen, und/oder Senden einer automatischen E-Mail an den Lieferanten mit der Bitte, den Prozessstatus zu prüfen,
- Auslieferung des bestellten Objekts an den Empfänger und ggf. deren Bestätigung durch ein geeignetes Empfangsprotokoll; das System druckt das Protokoll automatisch aus, scannt es nach dem Unterschreiben ein und fügt es dem bearbeiteten Beschaffungsantrag bei.
Dieses Muster kann bei der Implementierung und Wartung des Systems beliebig ausgebaut und verändert werden.
Die wichtigsten Funktionen der WEBCON BPS:
Zu den wesentlichen Funktionen der WEBCON Business Process Suite für den Workflow zur Bearbeitung interner Beschaffungsaufträge gehören:
- Möglichkeit, jeden beliebigen Workflow zu modellieren, einschließlich eines bedingten mehrstufigen Workflows mit Berücksichtigung verschiedener Parameter für die Bestellung (z. B. Mengenbegrenzungen, Kategorien usw.),
- effektives Änderungsmanagement, einschließlich effizienter Unterstützung für vorübergehende Vertretungen und Aufgabendelegierung,
- Möglichkeit zur Änderung des bestehenden Workflows bei Änderungen in den internen Verfahren, einschließlich Änderungen durch die kundenseitige IT-Abteilung,
- vollständige Überwachung der erfassten und bearbeiteten Bestellungen, einschließlich der Historie der Genehmigungen und Änderungen,
- prozessbezogene Berichte, einschließlich Erkennung von Engpässen,
- Integration in die IT-Systeme des Unternehmens, um deren Datenkataloge (z. B. einen ERP-Katalog
- mit externen Lieferanten) und die Datensätze zu genehmigten Bestellungen im ERP-System voll nutzen zu können,
- Umgang mit großen Datenbeständen und zahlreichen Mitarbeitern.
