OCR und Dokumente erfassen

Finden Sie es auch so mühsam, hunderte von Rechnungen am Tag zu erfassen? Mit OCR in WEBCON BPS wird es ganz einfach!

 

Papierdokumente digitalisieren

Viele Dokumenten-Workflows beginnen damit, dass ein Papierdokument in das System eingepflegt wird. Daher ist es entscheidend, wie gut das System die Digitalisierung herkömmlicher Dokumente und die verschiedenen Wege unterstützt, auf denen diese in das Unternehmen gelangen. Als Dokumentenmanagementsystem bietet WEBCON BPS u. a. folgende Möglichkeiten:

  • Papierdokumente manuell signieren – mit einem ergonomischen und intuitiven Interface einschließlich eines Systems für Hilfen und Tipps,
  • Scannen von Papierdokumenten mithilfe von Strichcodes vollständig automatisieren,
  • per E-Mail, Fax oder EDI (Electronic Dokument Interchange) eingehende Dokumente automatisch erfassen,
  • den Inhalt gescannter Dokumente mit einem fortgeschrittenen OCR-Mechanismus erkennen und automatisch Metadaten in Erfassungsformulare eingeben.

Dank der OCR-Unterstützung hängt die Entscheidung, ob Dokumente manuell oder automatisch erfasst werden sollen, ganz von den individuellen Präferenzen des Kunden und der Anzahl der Dokumente ab, die pro Tag erfasst werden.

 

Dokumente automatisch erfassen

Rechnungen, die Lieferanten per E-Mail senden, aber auch gefaxte und gescannte Dokumente, können in WEBCON BPS automatisch erfasst werden. Dazu verwendet das System einen auf Fuzzy-Logik basierenden, fortgeschrittenen OCR-Mechanismus.

In der ersten Phase wird der Text des Dokuments erkannt und indiziert. In der zweiten Phase können Sie dann nach Schlüsselwörtern und Phrasen suchen, die für die Erfassung des Dokuments wichtig sind – bei Rechnungen sind dies z.B. „Kontonummer“, „Zahlungsfrist“ oder „Nettobetrag“.

Wichtig ist dabei, dass es für das System keinen Unterschied macht, an welcher Stelle des Dokuments die gesuchten Wörter oder Phrasen auftauchen – der Algorithmus muss also nicht an Rechnungen mit unüblichen Formaten angepasst werden.

Die erkannten Dokumente initiieren einen Workflow, in dem sie auf die Überprüfung durch einen Benutzer warten (z.B. für den Frontoffice-Support).

WEBCON BPS bietet eine klare, einfach zu bedienende Oberfläche zur Überprüfung der vom OCR-Framework erkannten Dokumente. Der Benutzer sieht sofort, wo die erkannten Phrasen sich in dem gescannten Dokument befinden; Phrasen, die das System nicht zu 100 % erkannt hat, werden rot markiert.

Sie können den Text eines Dokuments, das ein Benutzer angegeben hat, jederzeit per Drag and Drop in das Erfassungsformular ziehen. Ebenfalls wichtig: Die Benutzer können die Datenerkennung in der Oberfläche von Microsoft SharePoint überprüfen – also in der gleichen Umgebung, die zur weiteren Bearbeitung des Dokuments zum Einsatz kommt.

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