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Systeme für Dokumentenmanagement vs. Geschäftsprozessmanagement

In Zeiten, in der Digitalisierung allgegenwärtig ist, scheint es fast schon ein Naturgesetz zu sein, dass größere Unternehmen Systeme implementieren, um Dokumente und Geschäftsprozesse zu managen - also Dokumentenmanagement (DMS) - und Geschäftsprozessmanagementsysteme (GPMS bzw. BPMS), deren Eckpunkte Digitalisierung, Automatisierung und die Handhabung Workflows sind. Wichtig ist dabei aber darüber nachzudenken, wie das DMS-Tool so eingesetzt werden kann, dass es die digitale Strategie des Unternehmens optimal umsetzt; auch darüber nachzudenken, in welchem Kontext BPM-Lösungen implementiert werden sollten, ist es eine gute Idee.

 

 

Wie effektiv die Initiativen sind, die unter dem Banner der digitalen (R)evolution stattfinden, hängt davon ab, welches Potenzial die implementierte Technologie besitzt – aber auch von dem Tempo, in dem ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse aktualisieren kann. Anders formuliert: Wenn wir es nicht schaffen, neue Verfahren effektiv zu implementieren oder die Art zu verändern, wie unsere Mitarbeiter vorgehen, um das Potenzial lokal implementierter technischer Neuerungen voll auszuschöpfen, vergeben wir womöglich die Chance, die Früchte des digitalen Wandels zu ernten. Darum werden die Veränderungen an Geschäftsprozessen durch die Einführung neuer Technologien automatisch zu Kandidaten für BPM-Systeme. Andererseits sehen viele Unternehmen die Perspektive, Prozesse zu digitalisieren, die bisher auf Papier abgewickelt wurden, als den einfachsten Schritt in Richtung digitaler Wandel. Hinter alldem steckt eine relativ unkomplizierte Prämisse: Die Digitalisierung von Papierdokumenten, kombiniert mit einem Mechanismus zur Zuweisung von Workflows, ermöglicht es, den Prozess besser zu managen – und zugleich sicherzustellen, dass die betreffenden Verfahren bei jedem Schritt eingehalten werden. Außerdem reduziert sie Kosten, steigert die Transparenz und macht das Leben der Mitarbeiter ganz allgemein einfacher. Im Grund verlassen wir mit einem DMS die „Steinzeit“ der Bürowelt, für die Papierdokumente ein Symbol sind.

In der traditionellen Typologie von IT-Systemen ist die Hauptfunktion von DMS, Dokumente zu digitalisieren – sie zu erfassen, zu klassifizieren, zu speichern und ihre digitalen Versionen an alle weiterzuleiten, die sie benötigen bzw. berechtigt sind, auf sie zuzugreifen. Ein BPMS wiederum ist dafür verantwortlich, Aufgaben zuzuweisen, Genehmigungsprozesse zu handhaben sowie den Austausch von Daten und Informationen zwischen Individuen, Abteilungen und IT-Systemen zu organisieren. In der Praxis tendieren beide Arten von Systemen dazu, sich zu überlappen und voneinander abhängig zu werden.

Wenn die Rede von BPMS ist, geht es daher oft um Akten über Vorgänge, die nun einmal von einem DMS verarbeitete Dokumente enthalten. Diese können entweder Genehmigungs-Workflows anstoßen (so etwa bei Eingangsrechnungen) oder aber ihrerseits das Resultat von Recherchen und Genehmigungen auf der Prozessebene sein (etwa im System erstellte Verträge, die auf Informationen basieren, die Vertriebsmitarbeiter von Kunden beschafft haben, von der Abteilung Risikomanagement gelieferte Analysen usw.).

Der an Vorgangsakten orientierte Ansatz, in dem Scans von Dokumenten, Chat-Threads, E-Mail-Korrespondenzen usw. wesentliche Bestandteile eines Prozesses sind, scheint eine logische Konsequenz der Entwicklung im Bereich Prozessmanagement-Tools zu sein. Die Orchestrierung der Aufgaben im Zusammenhang mit Aufgaben und Informations-Workflows findet dabei im Kontext einer einzelnen Akte statt. Daher die zunehmende Popularität von Lösungen, die nicht nur kommunizieren, dass eine Genehmigung aussteht, sondern dem Anwender eine zentrale Anlaufstelle bieten, von wo aus er auf alle relevanten Dokumente, von den am Prozess beteiligten Anwendern mit einem Formular erfasste Daten sowie kontextbasierte Daten und Berichte aus externen Quellen (d.h. andere Systeme oder Daten, die über öffentliche Dienste bereitgestellt werden) zugreifen kann. All dies dient der Steigerung der Effektivität – es können effizientere Entscheidungen getroffen werden, ohne dass auf man auf Tools von Drittanbietern angewiesen ist, um wichtige Informationen zu beschaffen.

Der digitale Wandel bringt noch einen weiteren Trend mit sich, der ebenfalls die Entwicklung von DMS und BPMS betrifft und mit dem Tempo zu tun hat, in dem Geschäftsprozesse verändert werden: Die Prämisse, dass die implementierten Lösungen auf jeden Fall häufig verändert werden – weil sie mit den wechselnden gesetzlichen Regulierungen konform gehalten werden müssen, weil Bedarf nach weiterer Optimierung der Prozesse, technischen Weiterentwicklungen besteht, usw. Die meisten Entwickler von Workflow-Management-Software für Aufgaben und Dokumente haben darauf reagiert, indem sie den Prozess, neue Anwendungen zu erstellen, radikal vereinfacht haben. Der Verzicht auf Script-basierte Sprachen oder die Notwendigkeit, manuell zu programmieren, haben zu Low-Code bzw. No-Code-Plattformen geführt, die viel benutzerfreundlicher sind. Das heißt, dass weniger Zeit benötigt wird, um die benötigte Anwendung zu erstellen, die jetzt außerdem viel einfacher zu verstehen und zu verändern ist, sollte dies erforderlich werden.

Vor diesem Hintergrund haben wir von WEBCON BPS unsere originale und weltweit einzigartige Instant-Change™-Technologie entwickelt. Mit ihr können Änderungen am Fluss von Prozessen und Geschäftsregeln einfach, direkt und kontrolliert vorgenommen werden; dasselbe gilt für Modifikationen an der Integration in Fremdsysteme, die Bestandteil unseres DMS sind – in Echtzeit, ohne die Stabilität laufender Anwendungen zu gefährden. In der Praxis ist es nicht nur einfacher, im Produktivbetrieb laufende Lösungen zu verändern ­– auch ihr Entwicklungsprozess ist nun agiler und greift auf einen iterativen Ansatz zurück. Besonders wichtig ist dies in Zeiten des digitalen Wandels, wo Low-Code-Plattformen für Unternehmen zu entscheidenden Technologien werden, da sie eine effektive Suite aus sich gegenseitig ergänzenden Funktionalitäten bieten, die von Lösungen wie DMS und BPMS vorangetrieben werden, auch wenn sie für sich genommen schon länger auf dem IT-Markt präsent sind. Diese Kombination funktioniert besonders gut, da wir oft vor der Herausforderung stehen, eine Anwendung in einer Umgebung zu erstellen, in der die geschäftlichen Anforderungen unklar sind und sich ständig verändern – etwa, wenn eine Anwendung parallel zu einem Geschäftsprozess entwickelt wird und beide sich in einer permanenten Rückkopplungsschleife befinden.

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