Verbessern Sie die Sicherheit Ihrer digitalisierten Dokumente zuverlässig mit WEBCON BPS. OCR ist das wichtigste Tool für den Wechsel von Papier zu elektronischen Dokumenten – aber erst digitale Signaturen sorgen beim internen oder externen Austausch von Dateien für Sicherheit.

 

Das digitale Signieren von Dokumenten sorgt für:

  • Authentizität – die Person, die das Dokument signiert, wird eindeutig identifiziert,
  • Integrität – das Dokument kann nicht von Dritten verändert werden,
  • Unanfechtbarkeit – die Person, die das Dokument signiert hat, kann dies nicht nachträglich bestreiten.

Außerdem können Dokumente mit einem Zeitstempel versehen werden, der den exakten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) kennzeichnet, an dem das Dokument signiert wurde.

 

Digitale signatur mit zertifikat x.509

Mit WEBCON BPS können Anhänge in den Formaten PDF und DOCX mit Zertifikaten aus dem Central Certificate Store von Windows signiert werden. Dazu muss in WEBCON BPS eine entsprechende Aktion konfiguriert werden. Zwei Modi stehen zur Verfügung:

  • Signatur eines individuellen Benutzers,
  • Signatur eines Servers (sinnvoll für massenhaftes Genehmigen und Versenden von Dokumenten).

Aus Benutzersicht ist die Verwendung von digitalen Signaturen einfach und intuitiv. Wählen Sie einfach die richtige Option aus dem Anhänge-Menü und geben Sie das Zertifikat an, mit dem das Dokument signiert werden soll. Anschließend können Sie sich den Anhang und die verwendete Signatur sofort anzeigen lassen.

 

Digitales signieren von pdf-dateien mit docusign

Werden noch strengere Anforderungen an das digitale Signieren gestellt, können Sie auf eine externe Komponente zurückgreifen: DocuSign. Der integrierte Connector für WEBCON BPS macht deren Konfiguration und Verwendung geradezu trivial. DocuSign ermöglicht die Verwendung erweiterter digitaler Signaturen, auch in grafischer Form, die den gesetzlichen Regelungen in mehreren Ländern weltweit entsprechen. Aktuell kommt DocuSign in 188 Ländern zum Einsatz.

Der WEBCON-BPS-Connector für DocuSign ist kostenlos, allerdings müssen externe DocuSign-Lizenzen erworben werden. Eine vollständige Liste der Funktionen des Moduls befindet sich auf der Website des Herstellers.

 

Digitale signaturen verifizieren

Mit WEBCON BPS können digitale Signaturen auch verifiziert werden. Dies ergänzt die oben beschriebenen Funktionen und fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu; so kann die Korrektheit der Signatur verifiziert und das Vertrauen in den Aussteller des Zertifikats gewährleistet werden. Zugleich können Sie jeden einzelnen Parameter der Signatur prüfen: Gültigkeitsdatum, Referenzlisten usw.

Je nach den Geschäftsanforderungen kann das System weitere Aktionen unterbinden (z.B. Wechseln zum nächsten Schritt), falls irgendwelche Unregelmäßigkeiten in der digitalen Signatur erkannt werden. Alternativ können dem Endanwender nur korrekte Informationen angezeigt werden.

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