Durch die Implementierung von WEBCON BPS auf der Microsoft-SharePoint-Plattform können die Kosten von Geschäftsreisen im In- und Ausland erfasst und erstattet werden.
Die elektronische Unterstützung für die Erfassung und Erstattung von Kosten von Geschäftsreisen im In- und Ausland umfasst meist die folgenden Schritte:
- Erfassung einer Geschäftsreise durch die reisende Person oder deren unmittelbaren Vorgesetzten,
- Zuweisung der Geschäftsreise zu einem Cost Center, einem Projekt, einem Auftraggeber usw.,
- Genehmigung des Antrags durch den unmittelbaren Vorgesetzten,
- Benachrichtigung der Auszahlungsstelle über den gewährten Vorschuss (insbesondere, falls dieser in einer Fremdwährung gewährt wurde),
- Benachrichtigung des Reisenden, dass der Vorschuss abgeholt werden kann,
- Eingabe der Einzelheiten zu Verkehrsmitteln und sonstigen Einzelheiten in Bezug auf die Reisekosten,
- physische Erstattung der Reisekosten und Scannen der Buchhaltungsdokumente,
- Erfassung der Reisekosten im Buchführungssystem.
Für jeden Schritt gibt es ein eindeutiges Formular, was es erleichtert, alle erforderlichen Informationen einzugeben. Die Möglichkeit, die gescannten Dokumente direkt aus dem Workflow „Dokumente“ anzuhängen, macht das Archivieren der Buchungsdokumente für die korrekte Reisekostenerstattung sehr komfortabel.
Die optionale Integration in das Buchhaltungssystem ermöglicht nicht nur das Herunterladen von Datenkatalogen (z. B. eine Liste von Kostenstellen, Konten, Auftraggebern usw.), sondern auch die Eingabe entsprechender Buchungsaufträge und Kassenbelege in das System, nachdem die Reisekosten erstattet wurden.
Beispiele für wichtige Workflows im Zusammenhang mit Geschäftsreisen mit der WEBCON BPS:
- Möglichkeit, beliebig viele personalbezogene Anfragen intern zu modellieren, ohne zusätzliche Kosten für externe Dienstleistungen,
- effektives Änderungsmanagement, einschließlich effizienter Unterstützung für vorübergehende Vertretungen und die Delegierung von Aufgaben,
- Möglichkeit zur Änderung des bestehenden Workflows bei Änderungen in den internen Verfahren, einschließlich Änderungen durch die kundenseitige IT-Abteilung,
- komplette Überwachung der erfassten und bearbeiteten Anträge, einschließlich einer Historie der Genehmigungen und vorgenommenen Änderungen,
- prozessbezogene Berichte, einschließlich Erkennung von Engpässen,
- Integration in die Personalsysteme des Unternehmens und in Microsoft Exchange,
- Unterstützung für große Datenbestände und eine große Zahl von Systembenutzern.
Beispiele für andere personalbezogene Anfragen, die mit der WEBCON BPS bearbeitet werden können:
- Erfassung und Genehmigung von Urlaubsanträgen,
- Erfassungs- und Genehmigungsprozess von Anträgen auf Gehaltserhöhung,
- Erfassung und Genehmigung von Anfragen auf Gehaltserhöhungen, Versetzungen oder Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses,
- Bearbeitung von Neueinstellungen, einschließlich Einrichtung eines Arbeitsplatzes,
- Bearbeitung von Kündigungen, einschließlich Unterstützung von Laufzetteln,
- Abrechnung der Nutzung von Firmenfahrzeugen.
