5 PUŁAPEK CYFRYZACJI
PROCESÓW

w firmach produkcyjnych

F

irmy produkcyjne digitalizują procesy biznesowe w tempie szybszym, niż kiedykolwiek dotąd. Warto dowiedzieć się, jakich błędów unikać, by cyfryzując firmę nie wylać dziecka z kąpielą.

Stale zmieniające się potrzeby rynku oraz dynamiczny rozwój nowych technologii sprawiają, że firmom produkcyjnym nie jest wcale łatwo odnaleźć się w szumie informacyjnym i skutecznie realizować strategię cyfryzacji procesów biznesowych w swoich organizacjach.

Gra jest jednak warta świeczki, bo digitalizacja procesów to szansa dla firm na bycie bardziej innowacyjnym i wydajnym operacyjnie. Jednocześnie, wspomaga egzekwowanie zmian w funkcjonowaniu firmy, gdy wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesu – zmianie muszą ulec również same procesy.

Co zatem zrobić, aby cyfryzacja pozwoliła osiągnąć zamierzone cele i stała się motorem napędowym dla innowacji – bez ryzyka zabetonowania bieżących metod funkcjonowania firmy i hamowania jej rozwoju?

Oto 5 najczęstszych pułapek, jakie czyhają na firmy produkcyjne, które chcą cyfryzować swoje procesy biznesowe:

1. Opieranie digitalizacji procesów o istniejące systemy informatyczne

Chyba żadnej firmie produkcyjnej nie trzeba przedstawiać systemów klasy ERP czy MES, które wspierają zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa i obsługują zarówno kluczowe procesy bezpośrednio związane z produkcją, jak pozostałe procesy operacyjne. Dlatego, jeśli jakiś proces nie jest w nich obsługiwany, pierwszym wyborem menedżerów IT jest decyzja o rozbudowie tych systemów. Digitalizacja kolejnych procesów w ten sposób nie zawsze jest jednak możliwa, a nawet jeśli – to nie zawsze jest najlepszą drogą.

W dłuższej perspektywie, „doszywane” w ten sposób rozwiązania stają się niejednokrotnie kosztowne w utrzymaniu i bardzo często istotnie utrudniają późniejszą aktualizację systemu ERP do nowych wersji. W praktyce, zaczynamy także korzystać z istniejącej technologii w zupełnie innym celu, niż została ona zaprojektowana. Alternatywą dla takiego podejścia jest wdrożenie platformy klasy low-code do digtalizacji i zarządzania procesami biznesowymi, która pozwala na budowę dowolnej ilości rozwiązań wspierających procesy i obiegi dokumentów – za pomocą jednej platformy i w sposób zintegrowany z istniejącymi systemami.

“Problemy z aktualizacją systemu ERP do nowej wersji, to jeden z problemów najczęściej podnoszonych przez menedżerów IT w firmach produkcyjnych. Bardzo często wynikają one z obecności rozwiązań dedykowanych, przygotowywanych na etapie wdrożenia lub późniejszej eksploatacji, przez opiekujące się instalacją firmy integratorskie” – mówi Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer w WEBCON. “Tych problemów można uniknąć poprzez zastosowanie zewnętrznej, a jednocześnie łatwo integrującej się z ERP, platformy low-code. Migracja systemu ERP do nowej wersji będzie wówczas łatwiejsza, a jeśli z niego wyrośniemy, również projekt jego wymiany będzie prostszy i tańszy.”

2. Traktowanie cyfryzacji procesów biznesowych jak projektu

Cyfrowa transformacja procesów biznesowych z natury rzeczy jest zjawiskiem ciągłym – nie można jej zatem traktować jak projektu. Z tego powodu rzadko sprawdza się tutaj podejście kaskadowe (z ang. waterfall model), w którym solidna analiza wymagań biznesowych pozwala zaprojektować docelowe rozwiązanie w sposób precyzyjnie określający pożądany efekt końcowy.

Tymczasem cyfryzacja dowolnego procesu oznacza stały dopływ informacji zwrotnej o jego funkcjonowaniu, a to pozwala go optymalizować, usprawniać, automatyzować. Dlatego w kontekście digitalizacji bardzo często mówi się o tzw. continous process improvement (z ang. stałym doskonaleniu procesów). Z definicji, digitalizacja jest więc procesem długotrwałym, w którym dużo ważniejsze, niż nastawianie się na sukces pojedynczego projektu, jest przystosowanie organizacji do zwinnego działania, w odpowiedzi na kolejne redefinicje strategii firmy.

 

3. Nieefektywna współpraca pomiędzy IT i biznesem

Umiejętna współpraca pomiędzy biznesem (który zna procesy wymagające digitalizacji) i działem IT (który wie, w jaki sposób technologicznie je wesprzeć) jest kluczowa dla sukcesu strategii cyfryzacji procesów. Dlatego zbudowanie płaszczyzny porozumienia oraz metody współpracy pomiędzy nimi powinno stanowić priorytet dla organizacji wkraczających na ścieżkę digitalizacji.

Polecamy w tym przypadku sięgnąć po metodykę DevOps, która zakłada stałą i bliską komunikację pomiędzy biznesem i IT oraz iteracyjną pracę w grupach zadaniowych. Potężnym ułatwieniem jest przy tym wykorzystanie przez takie grupy narzędzi do prototypowania rozwiązań. Dzięki nim, usprawnia się proces zbierania wymagań dla aplikacji i ułatwia departamentowi IT zrozumienie oczekiwań biznesu. Następnie biznes, upewniwszy się, że aplikacja działa zgodnie z ich potrzebami, może przekazać wymagania działowi IT. Przykładem takiego narzędzia jest WEBCON BPS Designer Desk, które w prosty sposób pozwala użytkownikom biznesowym samodzielnie przygotować i przetestować prototyp aplikacji – bez konieczności posiadania jakichkolwiek umiejętności programistycznych.

“Tak już jest, że przychodzi nam ludziom, łatwiej krytykować to, co możemy zobaczyć, niż projektować nowe rozwiązania. Ta zasada doskonale sprawdza się w przypadku projektów informatycznych, gdzie możliwość zaprezentowania prototypu na jak najwcześniejszym etapie, pozwala szybko wychwycić niejasności, określić obszary wymagające sprecyzowania i uniknąć chwiejnego, bo opartego na błędnych założeniach, konsensusu” – mówi Wróbel. “Jeśli dysponujemy przy tym narzędziem, które pozwala biznesowi stworzyć i przetestować prototyp, zanim jeszcze zaangażuje się dział IT, to jesteśmy w stanie znacznie obniżyć koszty projektów i wyraźnie przyspieszyć ich realizację. Na koniec dnia, największą korzyścią jest jednak to, że zaangażowani w ten sposób menedżerowie odpowiedzialni za biznes, zaczynają myśleć procesowo i szukać sposobów na dalszą optymalizację działań, a to skokowo podnosi efektywność i jakość działań firmy.”

4. Patrzenie przez pryzmat dostępnego oprogramowania, zamiast tego, co należy w firmie zrobić

Popularnym błędem, jaki popełniają firmy, jest rozpoznawanie dostępnego na rynku oprogramowania a następnie próba dopasowania sposobu działania firmy do oferowanych przez nie możliwości. Takie podejście ma oczywiście sens, gdy wraz z oprogramowaniem chcemy przyjąć sposób działania i najlepsze praktyki wypracowane przez inne firmy. Niestety, w przypadku procesów unikalnych dla naszego biznesu – a tym bardziej takich, które realizujemy lepiej, niż rynkowy standard – szansa na znalezienie oprogramowania spełniającego nasze potrzeby jest niewielka.

W takim przypadku, właściwą drogą jest przede wszystkim zdefiniowanie wymagań, zgodnych z zamierzonym sposobem działania firmy. Ich spełnienie możliwe będzie za pomocą rozwiązań szytych na miarę. Na szczęście, dzięki platformom low-code, nie trzeba już stawiać na dedykowane, tworzone na zamówienie aplikacje, które są z natury kosztowne i trudne do utrzymania. Platformy te pozwalają wewnętrznemu działowi IT na tworzenie dokładnie takich narzędzi, jakich potrzebuje biznes – w sposób szybki, zdecydowanie mniej kosztowny i skuteczny. A przy tym, co najważniejsze, gotowy na częste zmiany wymagań.

5. Wiele rozwiązań do utrzymania

Cyfryzując procesy, łatwo dziś wpaść w pułapkę zakupu wielu różnych rozwiązań, od wielu różnych producentów. Szczególnie łatwo w nią wpaść w obliczu mnogości narzędzi SaaS oferowanych w chmurze. Na takim podejściu ucierpią jednak nasi pracownicy, którzy będą musieli nauczyć się korzystania z wielu różnych programów. Również dla działu IT będzie to sytuacja daleka od doskonałej – wszystkie te rozwiązania trzeba przecież na co dzień utrzymywać.

Jak się przed tym ustrzec? Rozwiązaniem jest oparcie strategii cyfryzacji o pojedynczą platformę, która pozwoli zbudować wszystkie rozwiązania w ramach jednego środowiska, jednego interfejsu i jednej technologii. To sprawi, że użytkownicy, nawet bez szkoleń, będą bez problemu korzystać z nowych aplikacji i szybko czerpać korzyści z digitalizacji procesów. Dział IT będzie utrzymywać jedną platformę, a co za tym idzie – generować niższe koszty i mniejsze ryzyko dla firmy.

Według badania The Total Economic Impact, przeprowadzonego przez agencję Forrester Research na zlecenie WEBCON, wdrożenie jednej platformy low-code do zdigitalizowania procesów, zamiast każdorazowego poszukiwania dedykowanych rozwiązań, pozwoliło badanej firmie zaoszczędzić szacunkowo ponad milion dolarów w ciągu trzech lat. Przeczytaj badanie i zobacz, jakie inne benefity przyniosło firmie posiadanie jednego rozwiązania do cyfryzacji procesów.

Jeśli uda się wystrzec tych pułapek, digitalizacja procesów może przynieść organizacji szereg korzyści, dalece wykraczający poza początkowe oczekiwania. Oszczędność czasu i pieniędzy, zwiększenie satysfakcji pracowników i klientów końcowych, podniesienie jakości procesów czy umożliwienie zbudowania przewagi konkurencyjnej na rynku – to tylko kilka z nich. O tym, dlaczego cyfryzacja procesów się opłaca, napisaliśmy w artykule Czy opłaca się automatyzować procesy biznesowe?, do którego lektury zapraszamy.

WEBCON is here to help

Over the last decade, our WEBCON BPS low-code process automation platform has helped over 500 international companies around the world in successful digital transformation.

Our goal is to support organizations in creating a modern workplace that improves how people work, drives insights, and helps navigate business strategy in times of constant change.

No matter if you’re looking to automate one process or dozens of them, we’re here to help you succeed with an enterprise-grade platform and a network of passionate and experienced professionals with a wealth of experience in delivering business solutions for market leaders.

Tell us what your business scenarios and process automation needs are – we’d love to be of help!

Nasi klienci:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Skontaktuj się z nami

Czy chcesz dowiedzieć się jak wspieramy naszych klientów?

 

Umów się na indywidualne demo platformy lub opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować.

 

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS

* Pola wymagane
top