webcon-bps

WEBCON logo
webcon logo
TRY NOW
Webcon logo

AI w obiegu umów.

Praktyczne zastosowanie sztucznej inteligencji w automatyzacji procesów biznesowych

Organizacje coraz częściej szukają rozwiązań, które przyspieszają i optymalizują procesy biznesowe. Jednym z takich obszarów, w którym zastosowanie automatyzacji może przynieść firmie szereg korzyści jest obieg umów.
Elektroniczny obieg dokumentów w tym przypadku ułatwia zadania takie jak przekazywanie informacji i dokumentów do odpowiednich osób, zbieranie wymagań oraz danych czy monitorowanie realizacji poszczególnych zadań. Dziś jednak oprócz wdrażania systemów usprawniających obiegi dokumentów, przedsiębiorstwa chcą wykorzystywać również potencjał narzędzi AI. Obieg umów to jeden z tych obszarów, gdzie sztuczna inteligencja ma szansę wnieść realną wartość – usprawniając analizę treści, eliminując ryzyko błędów i przyspieszając cały cykl decyzyjny.
Elektroniczny obieg umów usprawnia proces tworzenia i wprowadzania danych w dokumentach i jednocześnie usprawnia negocjacje, akceptacje i zbieranie podpisów. Tworzy też bezpieczne archiwum, porządkując dokumenty i ułatwiając do nich dostęp. Stworzenie dopasowanego do potrzeb i realiów firmy elektronicznego obiegu umów jest ważnym krokiem ku optymalizacji procesu i zwiększeniu produktywności firmy. Zastosowanie funkcjonalności AI wznosi optymalizację i automatyzację zadań na jeszcze wyższy poziom, a dzięki nowym funkcjonalnościom WEBCON BPS, sztuczna inteligencja może odegrać rolę nie tylko asystenta, ale także architekta całego procesu.

AI w obiegu dokumentów WEBCON: wsparcie na każdym kroku

Sztuczna inteligencja od lat funkcjonuje w WEBCON BPS, m.in. w ramach OCR AI (ang Optical Character Recognition – optycznego rozpoznawania znaków), wychwytywania anomalii czy dostarczania użytkownikom sugestii. Niemniej wraz z intensywnym rozwojem Large Language Models (LLM) oraz generatywnego AI, otwierają się nowe możliwości wykorzystania tych technologii w procesach biznesowych.
W rozwoju obszaru AI w platformach do automatyzacji procesów najważniejsze jest, by skupiać się na praktycznych rozwiązaniach opartych na sprawdzonych technologiach – tak jest właśnie w przypadku WEBCON BPS.

1. Generowanie prototypów aplikacji z pomocą AI

To, czy nowe rozwiązanie będzie umożliwiało efektywne zarządzanie dokumentami zależy od tego, w jaki sposób zostanie zaprojektowanie. Kluczowym aspektem jest stworzenie obiegu, który będzie ułatwiał zarządzanie umowami w organizacji, a to oznacza, że musi być dopasowany do wymagań rynku i realiów firmy.
Jak to wygląda w WEBCON? Użytkownik platformy może po prostu… opisać swoje potrzeby za pomocą promptu. W krótkiej instrukcji tekstowej określa szczegóły i swoje oczekiwania wobec procesu. Warto określić np.:
  • branżę,
  • wielkość firmy,
  • działy i osoby zaangażowane w proces,
  • liczbę poziomów akceptacji.
Na tej podstawie AI analizuje dane i generuje prototyp aplikacji zawierający wszystkie kluczowe elementy tj. schemat procesu, pola formularza, itp. Co ważne, taki prototyp można szybko dostosować do potrzeb konkretnej organizacji.
Korzyści płynące z wykorzystania AI:
Szybkie wypracowanie szablonu procesu odpowiadającego zadanym parametrom i możliwość wygodnego dostosowania go do indywidualnych potrzeb.

2. Sprawniejsze negocjacje dzięki opcji transkrypcji notatek głosowych

Podczas negocjacji z kontrahentami często powstają ustalenia „na gorąco” – rejestrowane jako notatki głosowe. Dzięki integracji z modułami transkrypcyjnymi AI, nagrania te można automatycznie przekształcić w czytelny zapis tekstowy, który staje się częścią dokumentacji procesu. Taki zapis może być następnie analizowany, przeszukiwany i wykorzystywany przy dalszych działaniach – np. przy przygotowaniu wersji roboczej umowy.
Korzyści płynące z wykorzystania AI:
Możliwość dokładnego udokumentowania procesu negocjacji oraz szybkiego odwołania się do ustaleń w trakcie pracy nad umową.

3. Szybki dostęp do kluczowych informacji: automatyczne podsumowania

Z przetranskrybowanej notatki AI może automatycznie wygenerować podsumowanie rozmowy – zawierające najważniejsze ustalenia, punkty sporne i dalsze kroki. Taka funkcja znacząco przyspiesza onboarding osób, które dołączają do procesu na późniejszych etapach – np. działu prawnego opiniującego umowę – bez konieczności przeszukiwania całej dokumentacji.
Korzyści płynące z wykorzystania AI:
Automatycznie generowane podsumowania spotkań, które znacząco przyspiesza proces współpracy nad umowami.

4. Analiza sentymentu, czyli szybkie reagowanie na odczucia uczestników procesu

AI może również przeanalizować ton wypowiedzi w nagraniach, oceniając sentyment obu stron – np. poziom zadowolenia lub oporu wobec poszczególnych zapisów. Dzięki temu osoby prowadzące negocjacje zyskują dodatkową informację o nastrojach drugiej strony i mogą lepiej dopasować strategię komunikacji. Co więcej, analiza sentymentu może być wykorzystana do optymalizacji szablonów umów – eliminując zapisy, które najczęściej wywołują negatywne emocje.
Korzyść: Efektywna optymalizacja szablonów umów.

Elektroniczny obieg dokumentów wspierany AI

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w elektronicznym obiegu dokumentów i automatyzacji stanowi inteligentne wsparcie. Od projektowania procesu, przez dokumentowanie rozmów, aż po analizę sentymentu i zarządzanie zadaniami – AI jest realnym wsparciem w codziennej pracy zespołów.
Poszukując rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów wspieranego AI warto zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów: bezpieczeństwo danych, możliwości integracji z istniejącymi systemami, funkcjonalności wspierające zwiększanie efektywności (jak np. skanowanie dokumentów z pomocą OCR, analizę danych i automatyczne generowanie raportów) czy możliwości skalowania narzędzia. Ale to nie wszystko. Do listy wymagań należy dziś dopisać możliwość gromadzenia i analizowania danych wysokiej jakości. Oprogramowanie pozwalające nie tylko na automatyzację zadań i workflow dokumentów, ale też umożliwiające łatwy dostęp do informacji i ułatwiające analizę danych może stanowić realne wsparcie biznesu w jego ciągłym rozwoju – niezależnie od tego, czy działa w branży finansowej, produkcyjnej, czy jakiejkolwiek innej. Korzyści wynikające z pozyskiwania wysokiej jakości danych jest wiele: w tym przypadku warto podkreślić przede wszystkim potrzebę pozyskiwania takich danych w celu efektywnego zastosowania AI.
Trendy wskazują na to, że rola sztucznej inteligencji we współczesnym biznesie będzie rosła. Wdrożenie rozwiązań do automatyzacji procesów biznesowych umożliwiających skuteczne wykorzystanie możliwości AI, a przy tym efektywną integrację z istniejącymi systemami, to ważny krok w budowaniu przewagi konkurencyjnej firmy.
webcon-bps

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania – dla Microsoft SharePoint, Office 365 i Azure. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb. Tworzenie rozwiązań usprawniających procesy – od wspierających po krytyczne – z WEBCON BPS odbywa się w sposób zwinny i iteracyjny. W dobie cyfrowej transformacji zdecydowanie ułatwia to organizacjom zdobycie przewagi konkurencyjnej i utrzymanie pozycji lidera rynku. Unikalna technologia InstantChange™ zastosowana w WEBCON BPS umożliwia działom IT dostarczanie rozwiązań dla biznesu zgodnie z metodyką DevOps. Pozwala to na znaczące skrócenie czasu budowania i modyfikacji aplikacji, uniknięcie długu technologicznego i zmniejszenie ryzyka projektowego do minimum.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

WEBCON Europa

WEBCON USA

Facebook Linkedin Twitter Youtube

Privacy Policy | © WEBCON 2022 All rights reserved.

webcon logo
WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb.
Facebook-f Linkedin-in Youtube

Kontakt

Skontaktuj się:
  • Europa:
    Czerwone Maki 87
    Kraków, 30-392
    +48 12 443 13 90

Firma

Platforma

Baza wiedzy

Platforma

Wykorzystanie

Dlaczego WEBCON

Zastosowanie per dział

Zastosowanie dla

Wypróbuj

© WEBCON 2025 Wszelkie prawa zastrzeżone | Polityka prywatności

top

ECR Management

An engineering change request (ECR) to alter a product design can be triggered by various sources: audits, enhancement ideas, customer complaints, etc. A fix to a product design can be issued by any employee and the ultimate goal is quality improvement, which can directly influence revenue. By automating the Engineering Change Management (ECM) process, you can bring better products to market faster. Forget missing deadlines, loosing documents, flawed decision-making due to poor visibility of the process, duplicating change requests. Instead, with a dedicated application, gain an overview of the changes that are underway, boost productivity, lower the process costs, eliminate bottlenecks and gather all information related to the ECRs in one place.

New Product Development

A well-managed product lifecycle process allows to bring better products to market faster. With WEBCON BPS, you can provide an enterprise-wide solution that will streamline product development process, improve collaboration between departments, and provide seamless access to all product-related data. From submitting an idea, through research, creating a prototype, testing, designing the packaging, up to manufacturing, introducing the product to the market, and analyzing the feedback – a dedicated application will make sure everyone involved is well-informed on the assigned tasks, and the management gains visibility to improve productivity, and spot any bottlenecks along the way.