Dni zamiast tygodni. 100 aplikacji, które odmieniły ECHO Investment

Od rozproszonych danych…

Model biznesowy ECHO Investment opiera się na długim cyklu deweloperskim: od zakupu gruntu do wydania lokali mija ok. 5 lat. Obsługa gwarancyjna trwa za to do 10 lat po oddaniu budynku do użytku.

Im dłuższy projekt i im więcej równoległych inwestycji, tym większe znaczenie miała efektywność organizacji. A tę utrudniały trzy główne aspekty:

• Rozproszone dane. Informacje pochodziły z wielu źródeł: mnóstwa małych, lokalnych rozwiązań IT i setek arkuszy Excel.
• Brak standardów procesowych. Procedury i dobre praktyki były w najlepszym razie udokumentowane na papierze.
• Podział na silosy. Organizacja była podzielona na silosy. Każdy z nich chciał zarządzać danymi w wybrany przez siebie sposób; jednocześnie wszystkie miały problem z komunikacją między sobą.

…do spójnego, cyfrowego środowiska pracy

Echo Investment rozpoczęło prace nad digitalizacją procesów w 2017 roku, gdy rosnąca skala inwestycji zaczęła obnażać ograniczenia pracy opartej na rozproszonych danych. Informacje były niespójne i trudne do aktualizacji.

Przełom przyszedł wraz z decyzją o budowie zintegrowanego środowiska procesowego oraz zaangażowaniu biznesu w projektowanie rozwiązań.

„Aby móc zbudować dziesiątki dedykowanych aplikacji, obsługujących nasze specyficzne procesy, musieliśmy znaleźć platformę, która pozwoli masowo produkować aplikacje, łatwo nimi zarządzać i szybko je zmieniać, gdy tylko poprosi o to biznes. WEBCON pozwala nam realizować naszą strategię digitalizacji zgodnie z tymi wymaganiami.”

Paweł Hołdak, Partner & Digital Transformation Leader w bpmRiders

4 filary cyfrowej transformacji w ECHO Investment

Skala projektu wymagała konkretnej strategii działania. Firma opracowała więc cztery filary cyfrowej transformacji, a następnie konsekwentnie wprowadzała je w życie na każdym etapie prac:

1. Wszystko musi być cyfrowe
   Dane, praktyki, wiedza – wszystko. 
2. Wszystko musi być zintegrowane  
   Nie można sobie pozwolić na ręczne przenoszenie danych czy utrzymywanie wielu osobnych rozwiązań. Należy korzystać ze zintegrowanej platformy do procesów biznesowych z jednolitym modelem danych.  
3. Wszystko się zmieni  
   Wszystko, co będzie stworzone na bazie platformy musi być łatwe do naprawienia, łatwe do dostosowania i łatwe do rozbudowy.   
4. Wszystko musi być oparte na aktywnym uczestnictwie 
   Kluczowi użytkownicy biznesowi i IT będą angażowani w projekt cyfryzacji i będą współpracować ze sobą. 

Potrzeby biznesu w centrum transformacji

Każda organizacja, która chce zdigitalizować swoje procesy, staje przed podobnym wyborem. Pierwsza droga to gotowy system. Druga to stopniowe budowanie rozwiązań szytych na miarę firmy. Echo Investment świadomie wybrało tę drugą.

„Dojrzałość platformy to coś zupełnie innego niż dojrzałość organizacji. Wdrażanie gotowego produktu do organizacji, która dopiero zaczyna wdrożenia technologiczne, dopiero uczy się, co to jest ucyfrowienie, a do takiej, która wchodzi w kolejny etap transformacji cyfrowej, to dwie zupełnie inne sytuacje.”

Agata Skowrońska-Domańska, Wiceprezes Zarządu i CFO w Archicom

Ta decyzja wymagała wdrożenia nowego sposobu pracy. Zamiast szukać, kupować i wdrażać osobne narzędzia dla każdej potrzeby, firma musiała przygotować się do samodzielnego budowania aplikacji wspólnym wysiłkiem biznesu i IT. Firma zdecydowała się wykorzystać w tym celu dwie strategie.

„Świadomość tego, jak wiele obszarów organizacji musimy wesprzeć i jak wiele aplikacji musimy dostarczyć i być później w stanie je utrzymywać, kompletnie zmieniła nasze podejście. Zamiast szukać, ewaluować, kupować i wdrażać niezależne rozwiązania, musieliśmy przygotować organizację na to, by wspólnym wysiłkiem biznesu i działu IT być w stanie budować aplikacje, których potrzebujemy.”

Paweł Hołdak Partner & Digital Transformation Leader w bpmRiders

Fusion team: różne kompetencje, wspólny cel

Strategia wybrana przez firmę mogła się udać pod jednym warunkiem: biznes nie mógł zostać tylko odbiorcą gotowych rozwiązań – musiał je współtworzyć. Dlatego organizacja powołała multidyscyplinarne zespoły, które miały pracować nad digitalizacją poszczególnych procesów. Każda z takich grup składała się z eksperta merytorycznego (reprezentującego biznes), eksperta IT, konsultanta ze strony WEBCON i managera projektu. W ten sposób powstały fusion teams.

Citizen-assisted development. Przepis na zaangażowanie biznesu

Zaangażowanie biznesu stało się możliwe dzięki wykorzystaniu Designer Desk oraz podejściu citizen-assisted development.

Firma wytypowała swoich championów – użytkowników, którzy wyróżniają się proaktywną postawą w swoich zespołach, rozumieją rolę platformy w projektach digitalizacji i są otwarci na współpracę.

Już po zaledwie 3-godzinnym szkoleniu championi projektowali w Designer Desk formularz, opisywali logikę działania procesu i definiowali workflow. W ten sposób powstawał prototyp aplikacji, który następnie rozwijał dział IT. Każda z tak powstałych aplikacji jest zintegrowana ze środowiskiem ECHO i opublikowana produkcyjnie.

System – efekt uboczny dojrzałości

„Początkowo nasze procesy były mniej zorganizowane, opierały się na manualnym tworzeniu raportów i sprawozdań. Teraz mamy znacznie lepiej zintegrowany i efektywny system, który wspiera nas w każdym aspekcie działalności. Na przykład, nasz zespół przetargowy policzył, że dzięki zastosowaniu technologii i przygotowaniu całego procesu przetargowego w aplikacji, wydajność pracy zespołu zwiększyła się o 20%.”

Agata Skowrońska-Domańska, Wiceprezes Zarządu i CFO w Archicom

Włącz biznes w cyfrową transformację

Zaangażuj biznes w tworzenie aplikacji i przekonaj się, jak dzięki temu zmieni się Twoja organizacja.

„Lepiej rozumiemy siebie nawzajem i lepiej ze sobą współpracujemy. Biznes wie, jak technologia może mu pomóc i chętnie inicjuje pracę nad nowymi rozwiązaniami. IT chętnie uczestniczy w budowie nowych aplikacji i chętnie wspiera użytkowników w ich rozwoju.”

Agata Skowrońska-Domańska, Wiceprezes Zarządu i CFO w Archicom

Skontaktuj się z nami – nasz ekspert pokaże Ci, jak wykorzystać Designer Desk i WEBCON z korzyścią dla całej firmy.