KSeF: najczęściej zadawane pytania

Już wkrótce e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla niemal wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Jak przygotować swoją firmę na nowe przepisy i sprawnie wdrożyć niezbędne zmiany? Sprawdź odpowiedź na te i ponad 30 innych pytań związanych z Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak przygotować się na Krajowy System e-Faktur?

Od lat pomagamy naszym Klientom zwiększać kontrolę nad dokumentami i procesami w ich firmach. Zrealizowaliśmy już ponad 200 projektów Elektronicznego Obiegu Dokumentów w polskich i międzynarodowych organizacjach, w tym również obieg i proces akceptacji faktur.

W obliczu nowego obowiązku korzystania z e-faktury oraz Krajowego Systemu e-Faktur pomagamy klientom przygotować się na tę zmianę i wykorzystać ją jako szansę do jeszcze efektywniejszego zarządzania fakturami w firmie.

Z poniższego artykułu dowiesz się, od czego zacząć przygotowanie do KSeF.

Jakie są najnowsze wieści o KSeF?

Data wprowadzenia obowiązku KSeF dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2025 roku (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł, przypada na 1 lutego 2026 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Zespół konsultacyjny zdecydował się na wprowadzenie szeregu zmian, które mają sprawić, że wdrożenie będzie bardziej przyjazne dla przedsiębiorców. Są to m.in.:

• udostępnienie wszystkim podatnikom możliwości wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF do końca 2026 roku,
• dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF,
• zapewnienie w okresie przejściowym, od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 30 września 2026 r., możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej, jeżeli: 1) przedsiębiorca wystawia wyłącznie faktury, w przypadku których wartość należności ogółem na fakturze jest mniejsza lub równa 450 zł oraz 2) łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
• zapewnienie rozwiązań prawnych odpowiadających celowi tzw. wyrównania środowisk KSeF, tj. wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu przed datą wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów zdecydowało o odroczeniu o dodatkowe pół roku, tj. do 31 lipca 2026 r., wprowadzenia niektórych rozwiązań, takich jak:

• wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również faktur, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
• używanie KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
• kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

Z pewnością przed pełnym wdrożeniem obowiązku KSeF czekają nas jeszcze zmiany. Niektóre branże, takie jak dostawcy mediów, usług telekomunikacyjnych czy paliw, zgłaszały potrzebę załącznika do faktury. Miałby on zawierać szczegółowe dane, np. jednostki miary, ilości towarów lub usług oraz ceny jednostkowe. Przykładem są dostawcy energii i gazu, którzy umieszczają w załącznikach informacje o zużyciu według punktów poboru. Postulat ten skierowano do Ministerstwa Finansów.

Jak wygląda harmonogram wdrożenia KSeF 2.0 na lata 2025/2026?

Styczeń 2025:

• Uruchomienie infolinii KSeF

I kwartał 2025:

• Zakończenie procesu legislacyjnego

Czerwiec 2025:

• Publikacja dokumentacji API KSeF 2.0 i struktury logicznej FA(3) na ePUAP

Czerwiec – sierpień 2025:

• Ograniczone testy API

III kwartał 2025 (wrzesień – grudzień):

• Rozpoczęcie kompleksowych testów otwartych

Listopad 2025:

• Wyrównanie środowisk – przejście na środowisko produkcyjne KSeF 2.0
  Udostępnienie wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

1 lutego 2026:

• KSeF 2.0 ETAP I obligatoryjny dla firm z wartością sprzedaży w 2025 roku powyżej 200 mln zł (z VAT)

1 kwietnia 2026:

• KSeF 2.0 ETAP II obligatoryjny dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców

WAŻNE: KSeF wchodzi w życie etapami.
Zobacz oficjalny harmonogram Ministerstwa Finansów i i sprawdź, jak przygotować na nie Twoją firmę!

Poznaj harmonogram >

Co to jest KSeF i kogo obowiązuje?

KSeF to inaczej Krajowy System e-Faktur. Jest to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów. System od 1. stycznia 2022 roku służy do wystawiania i otrzymywania e-faktur drogą elektroniczną. Na razie z KSeF korzystają jedynie chętni, ale zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od wkrótce wszystkie faktury występujące w obrocie gospodarczym będą musiały być zarejestrowane w KSeF.

Kto będzie musiał wystawiać e-faktury?

Krajowy System e-Faktur obowiązkowy będzie dla:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
• przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Obowiązek e-fakturowania miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku, a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku. Jednak w dniu 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało, że termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostanie przesunięty i do końca 2024 roku fakturowanie w KSeF nie będzie obligatoryjne. Nową datę obowiązkowego wdrożenia dla dużych podmiotów wyznaczono na 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych przedsiębiorców na 1 kwietnia 2026 roku.

Dlaczego warto wystawiać faktury zgodne z KSeF już teraz?

Z jednej strony wdrożenie odpowiednich narzędzi z wyprzedzeniem oszczędzi nam stresu i pomoże uniknąć działania na ostatnią chwilę, pozwoli też zawczasu oswoić pracowników z nową specyfikacją faktury. Dzięki temu wcześniej zaczniemy budować swoją bazę opartą na fakturach ustrukturyzowanych w wymaganym przez portal podatkowy formacie XML.

Kto będzie zwolniony z wystawiania e-faktur w KSeF?

Z e-fakturowania wyłączone są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (czyli faktury kierowane do B2C). Do obiegu KSeF nie trafiają także dokumenty wystawiane w ramach OSS i IOSS oraz bilety, które uznawane są za faktury, np. paragony na płatnych autostradach.

Czy KSeF oznacza koniec papierowych faktur?

Choć Krajowy System e-Faktur z pewnością zmniejszy liczbę papierowych faktur w obiegu, to zgodnie z zapowiedzią ministerstwa, ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą tylko jedną z opcji wyboru. Faktury papierowe nie znikną więc całkowicie z obiegu, tym bardziej że system KSeF nie obejmuje faktur konsumenckich, biletów i faktur typu OSS i IOSS, o czym szerzej pisaliśmy w odpowiedzi na poprzednie pytanie.

Czym jest i jak wygląda faktura ustrukturyzowana?

E-faktura (faktura elektroniczna, ustrukturyzowana) to forma dokumentowania sprzedaży, która zawiera określone w przepisach informacje, ma określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę i jest zapisana w odpowiednim formacie – najczęściej XML. Format pliku musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na fakturze (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.) przez aplikację podatnika.

Jakie korzyści przyniosą faktury ustrukturyzowane?

1. Nie trzeba będzie ręcznie rejestrować faktur, co znacznie przyspieszy ich przetwarzanie
2. Będziesz mógł zrezygnować z rozwiązań typu OCR lub RPA, zastępując je dokładniejszym, bezpieczniejszym, a przy tym tańszym mechanizmem
3. Dzięki nowym przepisom ryzyko zgubienia faktury spada do zera: podatnicy nie będą musieli samodzielnie ich przechowywać – system zrobi to za nich na okres 10 lat
4. Korzystanie z KSeF gwarantuje poprawność danych przesyłanych pomiędzy kolejnymi podmiotami
5. Dzięki e-fakturom nie trzeba już będzie drukować ani przesyłać dokumentów pocztą
6. E-faktury będą doręczane natychmiastowo, co znacznie przyspieszy finalizację zamówienia
7. Zwrot VAT z faktur ustrukturyzowanych będzie następował szybciej – podatnicy otrzymają go już po 40, zamiast po 60 dniach

Na czym polega księgowanie faktur w KSeF?

Proces księgowania zgodnego z obowiązkiem KSeF składa się z kilku kroków:

1. Przygotowanie merytoryczne faktury,

czyli wpisanie wymaganych i opcjonalnych informacji, jak np. nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis usługi, stawka podatku, kwota podatku VAT i kwot brutto.

2. Przygotowanie techniczne faktury

Jest to w praktyce utworzenie pliku XML, który będzie zawierał dane faktury w formacie zgodnym z wymogami KSeF.

3. Autoryzacja użytkownika w KSeF

Jeśli firma korzysta z oprogramowania połączonego z KSeF przez API, to krok ten nie będzie każdorazowo wymagany.

4. Wysłanie faktury do Krajowego Systemue-Faktur.

Przygotowany dokument zostaje przesłany przez system elektronicznego obiegu faktur do platformy KSeF do weryfikacji.

5. Sprawdzenie faktury przez systemi informacja zwrotna.

Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany zostanie jej indywidualny numer referencyjny. Jeśli nie, także otrzymasz informację zwrotną i dany dokument trzeba będzie poprawić.

E-faktury – jak właściwie przygotować się do ich wprowadzenia?

Podatnicy, którzy już wkrótce będą podlegać obowiązkowi KSeF, powinni czym prędzej wyposażyć swoje firmy w odpowiednie systemy do elektronicznego fakturowania, które można zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. Odpowiednie narzędzie powinno zapewniać tworzenie i opisywanie dokumentów zgodnie ze strukturą logiczną e-faktury. Wtedy, po odpowiedniej integracji z API KSeF, faktura ustrukturyzowana będzie przekazywana do Krajowego Systemu, który sprawdzi, czy dokument jest zgodny ze standardem. Jeśli tak, to już po chwili e-fakturze zostanie nadany jej indywidualny numer i będzie ona zarejestrowana w systemie.

Przygotowanie firmy na KSeF krok po kroku. Od czego zacząć?

Na początku warto przeprowadzić analizę wewnętrzną w organizacji. Sprawdź, czy w Twojej firmie funkcjonuje już system do obsługi faktur elektronicznych. Taki system powinien umożliwiać przyjmowanie, wystawianie, akceptację i opłacanie faktur. Jeśli tak, to czy da się go zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur?

Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono jeszcze rozwiązania do obsługi faktur elektronicznych lub jeśli system, który jest już używany nie pozwala na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, to powinieneś rozpocząć poszukiwania takiego rozwiązania.

Zanim jednak wybierzesz odpowiednie rozwiązanie, powinieneś przeanalizować potrzeby Twojej organizacji.

Dowiedz się:

a) w jaki sposób Twoja firma otrzymuje faktury: czy to dokumenty papierowe, czy elektroniczne?

b) z jakich źródeł pochodzą otrzymywane faktury: czy to dokumenty od polskich, czy od zagranicznych firm? Czy otrzymujesz faktury od organów państwowych?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo otrzymuje nie tylko faktury elektroniczne, ale i papierowe (od kontrahentów z zagranicy) – wówczas będziesz potrzebował systemu OCR, który pozwoli Ci skanować papierowe dokumenty i przechowywać ich skany w elektronicznym repozytorium. Jeśli otrzymujesz faktury od organów państwowych, to system do obsługi faktur będzie musiał być również zintegrowany z PEF.

Analiza wewnętrzna i biznesowa organizacji to etap, który zwykle trwa najdłużej, jeśli jednak zostanie odpowiednio szczegółowo przeprowadzony, powinien wpłynąć na skrócenie wszystkich kolejnych kroków. Wyzwanie polega na celnym zdefiniowaniu potrzeb przedsiębiorstwa i odnalezieniu rozwiązana, które sprosta wszystkim wymaganiom. Niezależnie od tego, czy wystawiasz i/lub otrzymujesz zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe, Twoi kontrahenci działają na terenie Polski lub zagranicą, czy uczestniczysz w zamówieniach publicznych – WEBCON będzie Cię wspierał w każdym z tych obszarów.

Po ukończeniu analizy potrzeb organizacji czas na wybór odpowiedniego narzędzia.

Pora na wdrożenie wybranego systemu pozwalającego na integrację ze wszystkimi systemami, które masz już w firmie i obsługę wszystkich scenariuszy biznesowych. Załóż także czas na przeprowadzenie testów.

Czas na przeszkolenie pracowników i ustalenie procedur wewnętrznych. Szukając odpowiedniego narzędzia, warto też zwrócić uwagę na to, czy dostawca zapewnia pomoc również na tym etapie wdrożenia – to bowiem świadczy o tym, czy będzie niezawodnym partnerem na drodze ku cyfryzacji. W WEBCON z przyjemnością pomagamy naszym klientom w stawianiu pierwszych kroków na naszej platformie.

Aktualizacje – to kluczowe, aby wybrany system szybko aktualizował procedury w przypadku zmiany wymogów ze strony Ministerstwa Finansów. W WEBCON gwarantujemy, że w ciągu 48 h przygotujemy aktualizację dostosowującą nasz KSeF Connector do takich zmian.

Jak wystawiać faktury zgodne z KSeF, czyli WEBCON jako centrum danych
i procesów

W procesie e-fakturowania uczestniczy kilka stron, które albo odgrywają w nim aktywną rolę, albo muszą być o nim informowane. Głównymi stronami są: podmiot wystawiający fakturę oraz jej odbiorca, a w dalszej kolejności oczywiście Ministerstwo Finansów za pośrednictwem portalu gov.pl lub aplikacji.

Narzędzia do e-fakturowania to rozwiązania umożliwiające komunikację pomiędzy wszystkimi stronami uczestniczącymi w tym procesie
i stworzenie zintegrowanego przepływu informacji. Dzięki temu zmniejszają koszty i przyśpieszają realizację płatności. Nasze rozwiązanie – platforma WEBCON , jest o krok dalej: pozwala obsłużyć dowolne źródło, z którego przyjdzie faktura niezależnie czy będzie to KSeF, PEF czy też zagraniczna faktura w formie papierowej lub PDF.

Dokumenty generowane przez system WEBCON mają strukturę zgodną z wymaganiami platform KSeF i PEF dotyczących ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jednocześnie, można go też z łatwością zintegrować z każdym innym systemem informatycznym.

Jak platforma WEBCON pozwala na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur

System WEBCON  to coś więcej niż tylko rozwiązanie służące do wystawiania faktur. To idealne narzędzie zapewniające pełną integrację procesu e-fakturowania z istniejącymi w firmie procesami finansowymi, sprzedażowymi, zakupowymi czy kontrolnymi. To system, który może zostać dopasowany do nawet najbardziej specyficznych potrzeb danej organizacji. Już ponad 1000 firm zaufało naszej platformie i za jej pomocą automatyzuje swoje procesy biznesowe – w tym proces akceptacji faktur. Wychodząc klientom naprzeciw, przygotowaliśmy także rozwiązanie pozwalające na sprawną integrację firmowego obiegu faktur opartym na WEBCON z platformą Ministerstwa Finansów.