rohling_suus

Case study: ROHLIG SUUS Logistics

Budowany od podstaw system CRM z wykorzystaniem technologii low-code do automatyzacji procesów

Dążąc do skutecznej realizacji strategii digitalizacji, warto wzorować się na przedsiębiorstwach, które od lat wprowadzają ją w życie i mogą pochwalić się szeregiem sukcesów w tym obszarze. Przykładem takiej firmy jest ROHLIG SUUS Logistics, który w niecałe dwa lata wdrożył autorski i szyty na miarę system do zarządzania relacjami z klientami i sprzedażą, zbudowany na platformie klasy low-code, WEBCON BPS, do digitalizacji i automatyzacji procesów.

ROHLIG SUUS Logistics to kompleksowy operator logistyczny świadczący transport morski, lotniczy, kolejowy, drogowy, usługi magazynowania oraz obsługę celną. Dzięki m.in. własnemu systemowi dystrybucji drobnicowej, który umożliwia realizację dostaw w 24 godziny oraz partnerskiemu systemowi drobnicowemu w Europie, firma zapewnia wszechstronną obsługę logistyczną oraz indywidualne rozwiązania w zakresie globalnych łańcuchów dostaw na całym świecie.

Odświeżenie architektury korporacyjnej IT

System CRM (Customer Relationship Management) w ROHLIG SUUS Logistics funkcjonował od ponad dekady. W pewnym momencie zadecydowano, że obecne rozwiązanie nie spełnia już oczekiwań i nie dotrzymuje kroku dynamicznie rozwijającej się firmie.

Branża: Transport, Logistyka, Spedycja

Strona WWW: www.suus.com

Lokalizacja: Polska

Bacznie obserwując rynek nowych technologii wiedzieliśmy, że potrzebujemy nowego, elastycznego narzędzia, które jeszcze bardziej ułatwi nam profesjonalną i spersonalizowaną obsługę klienta oraz skuteczną i płynną komunikację wewnątrz organizacji – mówi Teresa Bukalska, Head Of Project Management Office w ROHLIG SUUS Logistics.

Po analizie najbardziej obiecujących systemów dostępnych na rynku, wybór firmy padł na jedno z gotowych rozwiązań dostępnych od ręki. Jednak już na etapie Proof of Concept okazało się, że nie poradzi sobie ono z rozbudowaną i skomplikowaną gamą procesów i ich wariacji charakteryzujących branżę logistyczną.

W poszukiwaniu rozwiązania idealnego

W tym samym czasie ROHLIG SUUS Logistics zaczął współpracę z ArchiDoc, dostawcą rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami i cyfryzacji procesów biznesowych. Wykorzystując platformę low-code do zarządzania procesami biznesowymi (Business Process Management), firma zdążyła już wdrożyć workflow dla faktur kosztowych i spedycyjnych, e-fakturę, a także repozytorium elektroniczne dla dokumentów przewozowych oparte o mechanizmy optycznego rozpoznawania znaków (OCROptical Character Recognition). Elastyczność wprowadzanych usprawnień oraz pozytywne doświadczenia z dotychczasowej współpracy przekonały Biuro Zarządzania Projektami RSL do tego, by w kontekście opracowania kompleksowego systemu CRM, przetestować rozwiązanie, które już jest częścią infrastruktury informatycznej firmy. Po pomyślnej weryfikacji Proof of Concept podjęto decyzję o zbudowaniu od podstaw systemu do zarządzania relacjami i procesami sprzedażowymi, za pomocą platformy WEBCON BPS.

„Nie cyfryzujemy bałaganu”

Projekt rozpoczęto od analizy biznesowej, która pozwoliła określić zakres merytoryczny przedsięwzięcia.

Fundamentem każdego projektu wdrożeniowego dla nas jest dokładne przejrzenie procesów występujących w firmie. Przyświeca nam zasada, że nie kopiujemy dotychczas funkcjonujących rozwiązań 1:1, tylko analizujemy je i na tej bazie szukamy nowych możliwości automatyzacji. Etap analizy biznesowej w projekcie traktujemy jako okazję do tego, by uporządkować procesy biznesowe na nowo, zlokalizować tzw. happy flow i stworzyć bezpieczne ramy do późniejszego modelowania workflow – tłumaczy Teresa Bukalska, Head of PMO w ROHLIG SUUS Logistics.

Podstawową analizą w przypadku prac nad systemem CRM firma objęła procesy sprzedażowe. Pogrupowane zostały tak, by wspólnie tworzyć jeden intuicyjny mega proces składający się z takich elementów jak Sales Leads, Business Opportunity czy opracowanie i zarządzanie zapytaniem ofertowym (RFI/RFQ).

Co ważne, do tego mega procesu włączyliśmy również przewoźników, którzy stanowią u nas bardzo dużą grupę kontrahentów – kontynuuje Teresa Bukalska. Dzięki temu w jednym miejscu powstało kompendium wiedzy, w którym można z łatwością sprawdzić w czasie rzeczywistym czy dany przewoźnik posiada np. aktualną polisę lub licencję, co ma kluczowe znaczenie przy zapewnianiu bezpieczeństwa realizowanych przesyłek – przekonuje.

Spójny ekosystem technologiczny

ROHLIG SUUS Logistics korzysta na co dzień z wielu nowoczesnych aplikacji informatycznych, a stabilną komunikację między poszczególnymi platformami i niezawodny przepływ informacji wewnątrz organizacji zapewnia integracyjna szyna danych ESB (Enterprise Service Bus). To rozwiązanie umożliwia skuteczną integrację z niemal dowolnym oprogramowaniem w firmie. Dane z systemów dziedzinowych trafiają na szynę, skąd są pobierane przez pozostałe aplikacje zgodnie z ich zapotrzebowaniem.

Budowany na platformie do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych system CRM również musiał zostać zintegrowany z szyną ESB.

Wykorzystując funkcjonalności platformy WEBCON BPS, dostępne w standardowej wersji, zbudowaliśmy moduł komunikacyjny, który globalnie zarządza wysyłką zdarzeń (zadań, czynności, akceptacji) do innych aplikacji bez względu na źródło wywołania i odbiorcę danych. Dzięki temu zarządzanie mechanizmem integracji z ESB jest uproszczone do minimum, a sam system CRM bezbłędnie skomunikowany z systemem księgowym, transportowym, programem pocztowym i z narzędziami BI – mówi Adam Kubat, Head of IT Systems w ArchiDoc.

CRM połączono również z zewnętrznymi źródłami danych, w tym z bazami KRS i CEIDG, co pozwala na automatyczne pobieranie danych do np. szybkiej rejestracji kontrahenta w systemie.

„Piekielna macierz” i rozbudowane wymagania

Przy tak złożonym i obszernym projekcie wdrożeniowym nie brakowało wyzwań, a jedną z nich okazało się zarządzanie rosnącą liczbą postulatów zmian zgłaszanych przez biznes do rozwiązań proponowanych przez IT. Wdrożenie planu zmiany podejścia do zarządzania wymaganiami biznesu oraz wykorzystanie możliwości funkcjonalnych WEBCON BPS, które pozwalają wprowadzać zmiany do projektu na każdym etapie (także po jego zakończeniu) z natychmiastowym rezultatem – ułatwiły kontynuowanie prac zgodnie z harmonogramem.

Najtrudniejsze jednak wyzwanie wciąż czaiło się za rogiem.

Musieliśmy zaprojektować regułę biznesową, która jednocześnie przypisuje naszych opiekunów handlowych do kodów pocztowych, do oddziałów, do produktów, a przy tym wszystkim jeszcze swobodnie zarządza wyjątkami – tłumaczy Teresa Bukalska i dodaje: Wiedzieliśmy, że to nie będzie łatwe zadanie, tym bardziej, że to na nim właśnie poległo gotowe rozwiązanie, które pierwotnie rozważaliśmy. Fakt, że platforma klasy BPM sprostała takiemu wyzwaniu utwierdziło nas w przekonaniu, że podjęliśmy dobrą decyzję stawiając na narzędzie szyte na miarę.

17 tysięcy przetestowanych scenariuszy później…

Proces wdrożenia systemu CRM w ROHLIG SUUS Logistics trwał 23 miesiące, z czego dużą część stanowiły prace projektowe nad ustaleniem zakresu merytorycznego, przemodelowaniem wybranych procesów i przekonaniem biznesu do proponowanego narzędzia rewolucjonizującego dotychczasową pracę. Zaangażowanych w przygotowanie koncepcji rozwiązania IT było 40 osób, do których na późniejszym etapie dołączyło 20 testerów. Zespół projektowy korzystał w swojej pracy z połączonych metodyk agile i PRINCE2, co pozwoliło elastycznie kalibrować zakres projektu tak, by jak najlepiej wykorzystać możliwości budowanego systemu.

Z 9 procesów i 65 atrybutów przewidzianych początkowo do analizy ostatecznie zdigitalizowano aż 54 procesy i ponad 400 atrybutów, czyli sześciokrotnie więcej, niż zakładał pierwotny plan. Podczas fazy migracji, podzielonej na kilka etapów ze względu na wielkość tego zadania, przeniesiono dane na temat kilkudziesięciu tysięcy kontrahentów.

Imponująca skala tego projektu jest idealnym dowodem na to, że nowoczesne narzędzia low-code nadają się nie tylko do szybkich digitalizacji pojedynczych obszarów i procesów, choć to już samo w sobie znacząco usprawnia codzienną pracę organizacji. Takie rozwiązania można z powodzeniem wykorzystywać również do znacznie bardziej zaawansowanych projektów, w tym tak kluczowych dla funkcjonowania biznesu elementów architektury IT, jak systemy do zarządzania relacjami z klientem – mówi Jakub Romankiewicz, Partner Channel Manager w WEBCON.

Artykuł pierwotnie ukazał się w numerze [3] maj/czerwiec 2020 magazynu Logistyka a Jakość.

Dowiedz się więcej o tym, jak WEBCON BPS wspiera organizacje:

siemens finance case study during webcon day

Siemens Finance: Droga od wyboru platformy do wewnętrznego zespołu projektowego
[CASE STUDY]

Czy automatyzacja procesów biznesowych rzeczywiście się opłaca?
[POZNAJ WYNIKI BADANIA]

webinar legal departments

Societe Generale ELP: Cyfrowa transformacja w praktyce
[CASE STUDY]

Skontaktuj się z nami

  • Szukasz systemu do zautomatyzowania obiegu dokumentów, wniosku urlopowego, korespondencji przychodzącej czy jakiegokolwiek innego procesu biznesowego?
  • Chcesz umówić się na indywidualne demo online, w którym opowiesz nam o potrzebach Twojego biznesu, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować?
  • Potrzebujesz kompleksowej, elastycznej i intuicyjnej platformy do zarządzania, automatyzowania i ciągłego optymalizowania swoich procesów – bez kodowania?
  • Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej polityce licencyjnej?

lub masz jakiekolwiek pytanie do naszych ekspertów – koniecznie napisz do nas!

* Pola wymagane
top