Historia spółki
W roku 1867 Wilhelm Emil Fein założył firmę wytwarzającą urządzenia mechaniczne i elektryczne. To właśnie w tej firmie jego syn, Emil Fein, trzydzieści lat później, w roku 1895 opracował pierwszą ręczną wiertarkę elektryczną. Wynalazek ten stał się początkiem serii niezawodnych narzędzi elektrycznych, które firma FEIN do dziś produkuje w swoich niemieckich zakładach – i dzięki którym zdobyła sobie doskonałą reputację wśród klientów z sektora przemysłowego i handlowego. FEIN już od ponad 150 lat jest czołowym światowym producentem narzędzi elektrycznych, które wyróżnia ich doskonałe wykonanie. Jedną z przyczyn, dzięki którym firma FEIN cieszy się takim szacunkiem jest fakt, że z każdym nowym produktem firma dąży do stworzenia praktycznie niezniszczalnych narzędzi, co stanowi jej ambicję.
Sytuacja wyjściowa
Pierwotnie proces „zmiany pracownika” (tj. przyjścia, odejścia lub zmiany roli pracownika) funkcjonował w następujący sposób: dział zasobów ludzkich inicjował procedurę przy użyciu formularzy, które następnie były przekazywane między jednym działem a drugim i musiały być pojedynczo przetwarzane przez odpowiednich kierowników. W następnej kolejności nowy przełożony pracownika wpisywał zasoby, które należało pracownikowi przekazać (laptop, monitor itd.) . Ostatecznie formularz trafiał do działu informatycznego, który kupował wymagany sprzęt i tworzył odpowiedni zapis dotyczący nowego pracownika w firmowym systemie informatycznym.
Taki ręczny proces był w oczywisty sposób długotrwały, uciążliwy i podatny na błędy – zdarzało się, że formularze ginęły lub nie były przekazywane dalej.
Wymagania
W zeszłym roku firma FEIN rozpoczęła prace na platformie SharePoint. Kolejnym krokiem było wdrożenie rozwiązania WEBCON BPS w celu automatyzacji i digitalizacji szeregu obiegów wewnętrznych i zastąpienia formalności papierowych.
Przepływ „wprowadzanie nowego pracownika” został wybrany jako właściwy punkt początkowy, od którego rozpoczęto wdrażanie systemu WEBCON BPS; postawione wymogi obejmowały uproszczenie i automatyzację czynności tworzenia i obsługi rekordów bazy danych dotyczących nowych pracowników. Nowy przepływ miał zagwarantować, iż wszystkie działy i osoby mogą wykonywać swoje zadania w sposób prosty i elastyczny oraz iż cała procedura będzie zarządzania jako jeden proces. Jeżeli określona czynność nie została wykonana w ciągu zdefiniowanego czasu, odpowiedzialna za nią osoba otrzymuje wiadomość e-mail z przypomnieniem. Rodzaj i częstotliwości mechanizmów eskalacji można w pełni konfigurować. Innym wymogiem była możliwość powtórzenia każdego etapu procesu w przypadku wystąpienia dodatkowych wątpliwości. Cały proces miał też być wielojęzyczny (dostępny po niemiecku i po angielsku).
Ważnym powodem, dla którego firma FEIN sięgnęła po system WEBCON BPS była możliwość jego szybkiego opanowania przez wewnętrzny personel informatyczny firmy. Od samego początku kluczowym warunkiem było stworzenie klientowi możliwości samodzielnego wdrażania swoich procesów za pomocą rozwiązania WEBCON BPS. Szczegółowa prezentacja przedstawiła duże fragmenty procesu już w warunkach rzeczywistego działania, co stanowiło imponujący dowód możliwości rozwiązania WEBCON BPS. Był to kluczowy czynnik, który wpłynął na decyzję firmy FEIN o wyborze WEBCON i VSB.
Wnioski
Marco Escher, specjalista ds. systemów CRM i SharePoint w firmie FEIN podsumował: „Firma VSB mocno wsparła nas przy konfiguracji rozwiązania. Kilka niewielkich problemów, jakie napotkaliśmy, zostało łatwo rozwiązane przy pomocy zespołu wsparcia technicznego firmy WEBCON. W rezultacie cały proces wdrożenia został przeprowadzony wspólnie z dostawcą rozwiązania i przekształcił się w rodzaj warsztatu, obejmującego nie tylko samą instalację, ale również szkolenie”. Escher jest bardzo zadowolony z nowego rozwiązania zarządzania przepływem zadań. W międzyczasie zdążył już samodzielnie wdrożyć kolejne procesy w oparciu o rozwiązanie WEBCON BPS.
