Pierwsze wdrożenie systemu klasy Business Process Management (BPM) jest dla wielu firm podróżą w nieznane. Sukces całego przedsięwzięcia zależy w dużej mierze od właściwego podejścia do wdrożenia.

Firma Oknoplast to potentat na rodzimym rynku producentów okien, drzwi i okuć, dla którego elastyczność i sprawne podejście do kwestii wdrożenia to priorytet. Jednak w toku cyfrowej transformacji organizacja przeszła skomplikowaną drogę.

Inwestycja w to, co sprawdzone

Przy pierwszym kontakcie Oknoplast nie zdecydował się na wdrożenie WEBCON BPS. Do rozmów powrócono dopiero po ponad roku, a pierwszy obieg pojawił się w firmie w roku 2016. Nowa szefowa działu IT w firmie Oknoplast, Halina Burkat, znała już WEBCON BPS z innej organizacji i nie wahała się go zarekomendować zarządowi.

Dlaczego zdecydowała się na wdrożenie akurat tej platformy w nowym miejscu pracy? Lepiej inwestować w to, co jest sprawdzone, potwierdzone, odpowiada Halina Burkat, szefowa działu IT w firmie Oknoplast. Spośród firm, z którymi miałam styczność tylko WEBCON miał już faktycznie wykonany, sprawnie działający obieg. Oprócz tego dział asysty szybko reaguje na zgłoszenia, a zespół wdrożeń ma dużą wiedzę, podkreśla szefowa działu IT.

WEBCON znalazł uznanie w firmie Oknoplast również za podejście do procesu wdrożenia. Cenimy sobie podejście firmy WEBCON, która jest firmą rzeczową, dążącą do jak najszybszego, pomyślnego zakończenia projektu, a nie celowego jego przedłużania, mówi Halina Burkat. Takiego podejścia oczekujemy, ponieważ nie mamy czasu na kilkumiesięczną analizę, a następnie równie długie wdrażanie, bo zanim skończymy projekt, koncepcja firmy zdąży się już zmienić, podkreśla ekspertka z Oknoplast.

Wdrożenie: nie koniec, a początek transformacji

Najważniejszą cechą systemu WEBCON BPS jest jego zdolność do przełożenia każdej potrzeby, każdego procesu, na obieg – tym bardziej w przypadku procesów stricte branżowych, związanych ze specyfiką danej firmy. W firmie Oknoplast system uporządkował i zautomatyzował obieg ok. 4 tys. faktur kosztowych i towarowych miesięcznie, a OCR wspomaga pracę sekretariatu, automatyzując proces rejestracji przychodzących dokumentów. Aby ograniczyć koszty wdrożenia, część prac integracyjnych oraz konfiguracyjnych zrealizował Dział IT Oknoplast pod okiem starszego specjalisty IT, Anny Więcaszek. Współpraca między zespołami Oknoplast i WEBCON przebiegła wzorowo, dodaje Halina Burkat.

Jak potwierdził przykład wdrożenia WEBCON BPS w Oknoplast, z biegiem czasu początkowo wdrożone obiegi szybko udowadniają swoją przydatność biznesową, generując nowe potrzeby – wdrożenia zupełnie nowych obiegów lub rozwoju już posiadanych. W przyszłości chcemy wprowadzić obsługę procesu rejestracji okien u partnerów handlowych, wydania zamówienia, tworzenia i akceptacji umów, czy obiegu informacji między działami sprzedaży, produkcji i magazynem. Pomysły na nowe zastosowania platformy pojawiają się właściwie cały czas, i będą stopniowo realizowane gdy przejdziemy do etapu stabilizacji po niedawnym wdrożeniu systemu ERP, tłumaczy przedstawicielka Działu IT.

Digitalizacja to komfort pracy

Zdaniem ekspertów z międzynarodowej firmy doradczej Gartner, do roku 2019 już 83% firm na świecie będzie stosować model biznesowy oparty na technologii. Jednak wiele polskich firm cały czas obawia się wdrożenia systemu do zarządzania procesami biznesowymi, nie tyle ze względu na koszty, co na skalę wyzwania związanego z cyfrową transformacją.

Jak można przekonać polskie firmy do podjęcia tego kroku? Bardzo prosto: wystarczy porównać obecne koszty utrzymania związane z zasobami ludzkimi, kosztami papieru i czasu potrzebnego do przeprocesowania dokumentów z kosztami zakupu i wdrożenia systemu klasy BPM i wykazać po jakim czasie inwestycja się zwróci i firma odnotuje czysty zysk, odpowiada Halina Burkat.

Wdrożenie obiegu dokumentów jest niemal zawsze związane ze zmianą w sposobie realizowania codziennej pracy, i sposobie zarządzania procesami. Biznes przekonuje się do rozwiązania, widząc jak szeregowy pracownik zakochuje się w narzędziu IT, które jest proste i przyjazne, zauważa Halina Burkat. Wśród pracowników mile widziane są takie rozwiązania, które usprawniają pracę, umożliwiają czytelny dostęp do dużej ilości informacji, proste o czytelnym interfejsie. Warto pamiętać, że pewnych korzyści nie da się zmierzyć, ale mają przełożenie na komfort pracy, podsumowuje szefowa IT Oknoplast.