W roku 2009 spółka podjęła decyzję o wdrożeniu systemu obiegu dokumentów faktur kosztowych i towarowych, dokumentów zamówień oraz zakupów środków trwałych. Celem wdrożenia rozwiązania opartego o platformę SharePoint miało być zautomatyzowanie procesów związanych z wprowadzaniem, weryfikacją oraz akceptacją dokumentów stanowiących ewidencję znacznej części kosztów firmy.

Kryteriami, które zdeterminowały wybór rozwiązania były wydajność – zarówno samego procesu skanowania i optycznego rozpoznawania znaków (OCR) skanowanych dokumentów, jak i wydajność samej platformy przy wolumenie dokumentów sięgającym ponad 0,5 miliona rocznie – a także szybkość wdrożenia i znajomość branży budowlanej przez oferenta. W oparciu o tak zdefiniowane wymagania wybrano platformę WebCon Business Process Suite.

Dzięki doskonałej współpracy między członkami zespołu projektowego po stronie dostawcy rozwiązania jak i po stronie Klienta, udało się zakończyć projekt w założonym, krótkim terminie dwóch miesięcy.

Wykorzystanie skanerów dokumentów oraz wbudowanych w rozwiązanie WEBCON mechanizmów OCR pozwoliło znacząco uprościć archiwizację i wyszukiwanie dokumentów. Obustronna integracja z systemem ERP IFS pozwoliła dodatkowo zautomatyzować pracę z rozwiązaniem. Rozwiązanie pozwoliło zwiększyć wydajność i praktycznie wyeliminować błędy w ewidencji działalności firmy, prowadząc do istotnego obniżenia kosztów stałych. Z wdrożonego systemu korzysta ponad 100 użytkowników.

Wersja SharePoint: WSS 3.0
Ilość użytkowników: + 100
Ilość spraw/dokumentów: + 150 000 / rok
Rozwój systemu: WEBCON
Integracja z systemami: IFS
Wykorzystane technologie: WEBCON BPS, OCR Framework, Barcode Framework

Zobacz również: