Dlaczego automatyzacja procesów opłaca się CIO i Działowi IT?


Poznaj wyniki najnowszego badania


D

oświadczyliśmy dwóch lat cyfrowej transformacji w ciągu dwóch miesięcy – powiedział Satya Nadella, CEO Microsoftu, podczas prezentacji wyników finansowych korporacji za pierwszy kwartał w nowych realiach ery COVID-19.

Nadella wypowiedział te słowa głównie w kontekście gigantycznego przyrostu liczby nowych użytkowników platformy Microsoft Teams. Nie jest on jednak żadnym zaskoczeniem, biorąc pod uwagę fakt, że praktycznie z dnia na dzień pracownicy na całym świecie musieli zamienić swoje domy w biura. Aby umożliwić im sprawną komunikację i ułatwić współpracę na odległość, działy IT musiały szybko podjąć zdecydowane kroki i dostarczyć pracownikom odpowiednie narzędzia informatyczne.

Kolejnym (równie niezbędnym) krokiem, jaki muszą wykonać, jest wsparcie pracowników w efektywnym wykonywaniu codziennych obowiązków i obsłudze procesów w trybie pracy zdalnej. Remedium na dzisiejszą nową rzeczywistość okazała się technologia i dlatego – jak nigdy wcześniej – oczy zarządów i pionów biznesowych zwróciły są ku dyrektorom IT, na których barkach spoczywa dziś zapewnienie narzędzi do zachowania ciągłości biznesowej, wśród których prym wiedzie digitalizacja i automatyzacja procesów – filary cyfrowej transformacji.

Wyniki przeprowadzonego przez firmę EY w marcu 2020 badania The Global Capital Confidence Barometer wykazały, że aż 71% organizacji będzie traktować priorytetowo nadchodzące inwestycje w digitalizację i nowe technologie. Według innego badania, Digital Pulse firmy 451 Research, w wyniku wybuchu pandemii ponad 30% firm zwiększa inwestycje w swoje zasoby IT.

 

  • Jakie kroki podejmują liderzy rynku i cyfrowej transformacji?
  • Dlaczego warto szczególnie mocno zainteresować się automatyzacją procesów biznesowych?
  • I co sprawia, że te inwestycje opłacają się tak bardzo również CIO i działowi IT?

 

Korzyści dla użytkowników biznesowych i zarządów

Chaotyczne i nieefektywne procesy potrafią zabić entuzjazm i motywację u nawet najbardziej zaangażowanych pracowników. Zdejmując z ich barków monotonne i powtarzalne zadania oraz optymalizując i usprawniając procesy, które na co dzień realizują, możemy „odzyskać” dla nich naprawdę sporo czasu, który mogą przeznaczyć na bardziej kreatywną pracę i działania bezpośrednio przynoszące firmie wartość dodaną. A to jedynie wierzchołek korzyści, jakie daje automatyzacja. Zwiększenie produktywności, obniżenie kosztów procesów, zapewnienie ciągłości biznesowej, lepszy wgląd w procesy dla zarządu, poprawa jakości pracy – lista zarówno benefitów, jak i beneficjentów jest naprawdę długa. Ale czy to wszystko znajduje potwierdzenie w liczbach?

W czerwcu 2020 r. jedna z wiodących agencji analityczno-doradczych, Forrester Consulting, przeprowadziła badanie The Total Economic Impact™ of WEBCON BPS, które miało na celu zbadać konkretne wskaźniki i korzyści finansowe wynikające z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem platformy BPM (Business Process Management). Analitycy przebadali firmę z branży usług finansowych – polski oddział globalnego konglomeratu zatrudniającego ponad 300 000 pracowników na całym świecie.

Badanie wykazało, że w przeciągu 3 lat:

  • przyspieszono realizację procesów o nawet 87%
  • zaoszczędzono ponad 21 000 godzin pracy
  • znacząco wzrosła wydajność pracowników i ich satysfakcja na poziomie Employee Experience
  • zaoszczędzono 2 265 473 zł w wyniku skrócenia czasu obsługi procesów
  • inwestycja zwróciła się z nawiązką, a ROI wyniósł 113%
  • znacząco skrócono czas wprowadzania nowych produktów i usług na rynek.

(Pełne badanie The Total Economic Impact™ wraz z omówieniem dostępne jest tutaj.)

Biznes jest więc najbardziej oczywistym beneficjentem automatyzacji procesów biznesowych. Nie należy jednak zapominać o tym, że również dla IT niesie ona ze sobą szereg konkretnych korzyści i nowych możliwości.

Nowe wyzwania i perspektywy dla CI

W cyfrowej awangardzie znajdują się więc te firmy, które rozumieją jak ważna jest współpraca pomiędzy IT i biznesem. Według zrealizowanego przed Deloitte badania Global CIO Survey 2018, rola CIO wykracza dziś poza bycie ekspertem IT i zaufanym operatorem, który dostarcza i utrzymuje rozwiązania w zakresie architektury IT. Dzisiejszy CIO ma być proaktywnym inicjatorem zmian i ważnym partnerem dla biznesu, z którym wspólnie kreuje i realizuje strategię rozwoju organizacji.

Trend ten jest dobrze widoczny w przypadku ogłoszeń o pracę na to stanowisko. Praktycznie każda z nich, w sekcji Zakres obowiązków, zawiera dziś identyfikowanie i proponowanie obszarów, które można zoptymalizować dzięki technologii lub zaprojektowanie i wdrożenie strategii cyfrowej transformacji. Oto czego dziś oczekuje się od CIO.

Łatwo powiedzieć – nieco trudniej zrobić. Bo co tak naprawdę kryje się za szumnym hasłem cyfrowa transformacja i jak skutecznie wprowadzić ją w życie?

Przyjrzyjmy się więc cyfrowej transformacji jako wykorzystaniu technologii do przekształcania modeli biznesowych, procesów i podejścia do obsługi klienta, gdzie celem jest wzrost generowanych przychodów, poprawa jakości pracy i zwiększenie efektywności operacyjnej.

Digitalizacja i automatyzacja za pomocą tzw. aplikacji biznesowych, umożliwiających usprawnienie i optymalizację obsługi procesów, coraz częściej okazuje się być najbardziej skutecznym sposobem realizowania strategii cyfrowej transformacji i zarządzania zmianą.

Korzyści ekonomiczne, wynikające z automatyzacji procesów, są dobrze udokumentowane dzięki licznym raportom, badaniom, a także case studies klientów, którzy wdrożyli platformy do zarządzania i automatyzowania procesów. Jednak projekty automatyzacji to także duża szansa dla działów IT na skuteczne realizowanie transformacji cyfrowej, z szybkimi efektami i przy stosunkowo niewielkim ryzyku.

 

Korzyści z automatyzacji procesów dla CIO i działu IT

Poznaj 4 główne powody, dla których CIO i działowi IT opłaca się inicjować i realizować projekty automatyzacji:


1. Zdobywasz sojuszników wśród użytkowników biznesowych

Niektóre projekty automatyzacji pochodzą „z góry” i stanowią element globalnej strategii firmy. Jednak zdecydowana większość z nich to inicjatywy oddolne: użytkownicy biznesowi zgłaszają się do IT z prośbą o usprawnienie realizacji konkretnych powtarzalnych i czasochłonnych zadań, które obecnie są realizowane za pomocą kartek papieru, maili czy arkuszy kalkulacyjnych.

Projekty te są stosunkowo proste w realizacji, a biznes chętnie się w nie angażuje. Taka bliska współpraca pomaga budować dobrą relację i zaufanie pomiędzy IT i biznesem, co ma szczególne znaczenie podczas długoterminowych i kompleksowych projektów, takich jak wdrożenie systemu CRM czy ERP. Wsparcie ze strony użytkowników końcowych ma wtedy ogromny wpływ na powodzenie projektu, zwłaszcza w zakresie „przyjęcia się” rozwiązania w organizacji.

2. Odnosisz „małe zwycięstwa” – o rosnącym znaczeniu

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych można z łatwością policzyć i wykazać ich wartość przed kadrą zarządzającą. Dlatego takie projekty są asami w rękawie, szczególnie gdy równocześnie prowadzone są duże projekty w obrębie infrastruktury IT czy wdrożenie systemów o znaczeniu krytycznym dla biznesu. Na zwrot z inwestycji z tak długoterminowych projektów trzeba poczekać, dlatego dobrze mieć po drodze serię „małych zwycięstw” (tzw. quick wins).

3. Nie musisz już mówić „Nie da się”

Dostarczanie aplikacji realnie wspierających biznes nie musi być ani czasochłonne, ani wymagać zaangażowania dużych zasobów ludzkich i technologicznych. Warunkiem jest wybranie odpowiedniego narzędzia, które będzie na tyle funkcjonalne i elastyczne, że umożliwi tworzenie zdecydowanej większości rozwiązań IT potrzebnych użytkownikom biznesowym w ramach jednej platformy (nasi Klienci ok. 90% scenariuszy biznesowych są w stanie obsłużyć za pomocą WEBCON BPS). Dlaczego to tak ważne? Ponieważ jedna platforma oznacza jedną infrastrukturę, jeden interfejs i wyspecjalizowanie się zespołu IT w obsłudze jednego środowiska. To również brak konieczności szukania i wdrażania kolejnego systemu za każdym razem, gdy pojawia się nowa potrzeba biznesowa. Mając jedno kompleksowe i dobrze poznane narzędzie, dział IT może szybko i niskokosztowo dostarczać kolejne, ustandaryzowane aplikacje, które w dłuższej perspektywie będą też łatwe w utrzymaniu i rozwoju. Zamiast mówić Nie da się, IT może efektywnie wspierać rozwój biznesu i być skuteczną siłą napędową dla innowacji.

4. Zmienia się Twoja rola w oczach CEO

Rola IT znacznie zmieniła się w ciągu ostatnich lat. Z dostawcy narzędzi i „kontrolerów ruchu” eksperci IT stają się strategicznymi partnerami dla biznesu, a technologia coraz częściej pełni funkcję zapalnika i motoru napędowego dla rozwoju całej organizacji. Wśród licznych obowiązków CIO, znajduje się więc nie tylko zagwarantowanie wydajnej i niezawodnej infrastruktury IT, ale również zapewnienie dobrego przepływu informacji w firmie i proaktywne zaangażowanie w definiowanie i realizację strategii cyfrowej transformacji.

Dzięki wdrożeniu automatyzacji, procesy w firmie szybko stają się bardziej przejrzyste, ustandaryzowane, audytowalne i lepiej zarządzane, a to pozwala łatwiej zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji. To wszystko sprawia, że IT staje się niezastąpionym partnerem biznesu, będącym w stanie dostarczać pomocne i użyteczne informacje potrzebne zarządom i dyrektorom pionów biznesowych do podejmowania lepszych decyzji, przyjęcia właściwego kursu rozwoju organizacji oraz jego ciągłego korygowania.

W oczach kadry zarządzającej, automatyzując procesy biznesowe CIO realizuje strategię cyfrowej transformacji: identyfikuje potrzeby, wdraża rozwiązania i dzięki technologii zwiększa efektywność operacyjną firmy. A piękno tej sytuacji polega na tym, że cyfrowa transformacja przestaje być obszernym, długotrwałym i przytłaczającym projektem, a staje się serią szybkich usprawnień o niskim stopniu ryzyka, które dzieją się „przy okazji”, „między wierszami”.

Wybór odpowiedniej platformy do automatyzacji procesów biznesowych ma ogromny wpływ na początkowy i długofalowy sukces wdrożenia


Oto 3 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, wybierając system klasy Business Process Management:

1. Czy umożliwia łatwe i szybkie wprowadzanie zmian?

Potrzeby biznesowe są zależne od wielu czynników, dlatego stale ewoluują. Dlatego warto mieć świadomość, że aplikacje mające wspierać procesy biznesowe będą musiały (czasami nawet bardzo dynamicznie i „z zaskoczenia”) zmieniać się, aby za nimi nadążyć. Wybierając platformę, zwróć uwagę nie tylko na szybkość dostarczania rozwiązań, ale także łatwość wprowadzania w nich zmian – również już po uruchomieniu w środowisku produkcyjnym.

To, w jaki sposób IT zarządza zmianami wymagań i oczekiwań w projektach wdrożeniowych, ma bezpośredni wpływ na to, jak biznes postrzega tę współpracę. Dlatego w WEBCON BPS zadbaliśmy o to, aby wprowadzanie zmian było błyskawiczne (z natychmiastowym efektem) i bezproblemowe, a przez to również „tanie”. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu w naszej platformie unikalnej, autorskiej technologii InstantChange™, która rewolucjonizuje zarządzanie zmianą w procesach biznesowych.

2. Czy spełnia wymagania korporacyjne?

Pierwsze projekty automatyzacji dotyczą najczęściej garstki osób – usprawniają proste procesy, angażujące ograniczoną liczbę użytkowników. Jednak w miarę upływu czasu, kolejne działy zgłaszają się do IT z prośbą o wsparcie technologiczne ich procesów. Jeśli automatyzacja każdego z nich będzie wymagała wdrożenia nowego systemu, IT będzie musiało podpisywać kolejne umowy z dostawcami, utrzymywać kolejne platformy, ponosić dodatkowe koszty wynikające z umów SLA i zdobywać nowe kompetencje w celu codziennego utrzymania aplikacji, nie mówiąc już o problemach z zastępstwami w przypadku nieobecności czy rotacji pracowników IT. Użytkownicy natomiast będą musieli co chwila uczyć się obsługi nowego interfejsu i logiki działania nowych rozwiązań. To nie tylko komplikuje architekturę aplikacyjną, ale również generuje dodatkowe koszty i wydłuża czas potrzebny na wdrożenie nowego rozwiązania. W pewnych sytuacjach może też powodować niepotrzebne ryzyko czy frustrację…

Dlatego tak ważne i korzystne jest posiadanie jednej, kompleksowej platformy, która pozwoli zbudować aplikacje dla dowolnego procesu, w ramach jednego środowiska. Ważne jest, aby platforma cechowała się wysokim poziomem wydajności i bezpieczeństwa, była skalowalna, audytowalna i umożliwiała efektywne zarządzanie zbudowanymi aplikacjami. To da pewność, że kiedy platforma stanie się krytyczna dla biznesu, będzie potrafiła sprostać rosnącym i ewoluującym wymaganiom przedsiębiorstwa i wspierać rozwój firmy, zamiast go hamować.

3. Czy zapewnia przejrzystość i standaryzację?

Warto to jeszcze raz powtórzyć: szybkie budowanie aplikacji to nie wszystko, to dopiero początek. W dłuższej perspektywie ważne jest, aby niezależnie od tego, kto zaprojektował rozwiązanie, dowolna osoba z zespołu IT mogła z łatwością kontynuować jego rozwój i dalsze utrzymanie. To kluczowe zarówno w przypadku zatrudniania nowych pracowników, jak i konieczności redukcji etatów. Dlatego tak ważna jest przejrzystość i standaryzacja aplikacji – znacznie zmniejsza ryzyko projektów i pozwala dyrektorom IT spać spokojnie.

Powiedz nam, jakie są Twoje potrzeby w zakresie automatyzacji procesów a my pomożemy Ci je zrealizować!

Zakładamy, że kwestia tego, czy warto automatyzować procesy, została rozstrzygnięta. Teraz pora zadać pytanie, jak zrobić to dobrze?

W ciągu ostatniej dekady nasza platforma low-code do automatyzacji procesów, WEBCON BPS, pomogła ponad 450 firmom na całym świecie z sukcesem realizować strategię cyfrowej transformacji.

Nasi klienci tworzą nowoczesne miejsca pracy i z pomocą aplikacji biznesowych wspierają pracowników w realizowaniu ich obowiązków, stale podnoszą wydajność operacyjną i pomagają kadrze zarządzającej obrać właściwy kurs, pozwalający budować przewagę konkurencyjną na rynku.

A jakie korzyści biznesowe WEBCON BPS może przynieść Twojej firmie?

  • Szukasz systemu do zautomatyzowania obiegu dokumentów, wniosków urlopowych, korespondencji przychodzącej czy jakiegokolwiek innego procesu biznesowego?
  • Chcesz umówić się na indywidualne demo online, podczas którego skupimy się na indywidualnych i specyficznych potrzebach Twojej firmy?
  • Potrzebujesz kompleksowej, elastycznej i intuicyjnej platformy do zarządzania, automatyzowania i ciągłego optymalizowania swoich procesów – bez kodowania?
  • Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej polityce licencyjnej?

lub masz jakiekolwiek pytanie do naszych ekspertów – koniecznie napisz do nas!

Nasi Klienci:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on reddit
Share on email
top