Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Obieg dokumentów w firmie to jeden z najistotniejszych czynników wpływających na efektywną pracę organizacji – dlatego tak ważne jest, by system obiegu dokumentów działał sprawnie, zabezpieczał wrażliwe dane i nie stanowił blokady w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Elektroniczny Obieg Dokumentów to system informatyczny umożliwiający digitalizację i zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwalają firmom zoptymalizować przepływ informacji, lepiej kontrolować obieg dokumentów oraz zagwarantować, aby upoważnione osoby miały zdalny, wygodny dostęp do dokumentów, takich jak faktury, umowy czy dokumenty związane z zatrudnieniem. Proces obiegu dokumentacji staje się tym samym bardziej transparentny, ale jednocześnie bezpieczny - ponieważ wszystko dzieje się w systemie informatycznym.
Elektroniczny obieg dokumentów to również znaczne usprawnienie obiegu zadań, możliwe dzięki mechanizmom workflow. Oprogramowanie workflow umożliwia automatyzację procesów biznesowych i wzrost efektywności pracowników, którzy nie muszą już realizować wszystkich swoich zadań bez wsparcia technologii. Program workflow sam przydziela zadania, zgodnie z obowiązującymi procedurami. Co więcej, aplikacja workflow pozwala realizować eskalacje, pilnując by zadania były realizowane na czas. Dzięki temu obieg dokumentów działa sprawnie, ułatwiając i usprawniając pracę organizacji.
Wdrażając system obiegu dokumentów w firmie, gwarantujesz sprawne zarządzanie dokumentami na każdym szczeblu organizacji, zwiększasz transparentność procesów oraz ich audytowalność. System elektronicznego obiegu dokumentów (znany również jako system DMS, czyli Document Management System) pozwala więc zwiększyć kontrolę na każdym etapie pracy z dokumentami w firmie i usprawnić przebieg związanych z nimi procesów. Nasi klienci najczęściej automatyzują obieg faktur kosztowych, umów, delegacji, korespondencji oraz wniosków urlopowych, jednak często realizujemy również bardziej skomplikowane, niecodzienne projekty związane z obiegiem dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów to współcześnie prawdziwy must-have każdej organizacji i każdego przedsiębiorstwa, które chcą działać szybko i sprawnie, budując przewagę konkurencyjną w swojej branży. System obiegu dokumentów może spełniać szereg zastosowań – i być idealnie dopasowany do potrzeb wdrażającej go organizacji. Obieg dokumentów w firmie może spełniać potrzeby działów HR, finansowych, sprzedaży, marketingu czy też działu IT, a jednocześnie usprawniać kontrolę zdigitalizowanych procesów i komunikację pomiędzy współpracującymi ze sobą działami. To pewne - obieg dokumentów przyspiesza codzienną pracę organizacji i otwiera furtkę ku dalszemu rozwojowi.
