Elektroniczny Obieg Dokumentów

Jesteśmy największym dostawcą systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Polsce.

W ciągu ostatnich 15 lat zrealizowaliśmy
ponad 2000 projektów EOD w polskich i międzynarodowych firmach.

Zaufało nam już ponad 650 firm na całym świecie:

Mitsubishi Electric logo

System Elektronicznego
Obiegu Dokumentów idealnie
dopasowany do potrzeb Twojej firmy

Od 15 lat pomagamy naszym klientom cyfryzować dokumenty, pracować zdalnie, zwiększać kontrolę nad dokumentami i procesami w firmie.

Platforma, którą stworzyliśmy jest najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem dostępnym na rynku.
Dzięki temu, Elektroniczny Obieg Dokumentów możemy wdrażać szybko i łatwo dopasowywać go do nawet najbardziej wymagających potrzeb naszych klientów. Zrealizowaliśmy z sukcesem już ponad 2000 tego typu projektów.

Nie możemy doczekać się, by wdrożyć go razem z Tobą.

„Możemy pochwalić się tym, że dzięki WEBCON oszczędzamy 25 tysięcy kartek papieru, a z naszych statystyk wynika, że ok. 8 tysięcy spraw jest procesowanych za pomocą systemu.”

Kierownik Projektu w PKP Energetyka

„Największe korzyści z wdrożenia WEBCON BPS to przede wszystkim szybszy czas procesowania, większa automatyzacja procesów, więcej czasu na przebywanie z klientem i możliwość mobilnej pracy.”

Dyrektor Rozwoju w SG Equipment Leasing Polska

SG Equipment Finance logo

Wyznaczamy standardy Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Obiegi dokumentów wdrażaliśmy już wtedy, gdy nie było to jeszcze modne. 15 lat rozwoju platformy spowodowało, że dziś WEBCON jest największym polskim dostawcą technologii Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Polsce.

Kluczowe aspekty systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala znacznie efektywniej kontrolować przepływ informacji oraz dokumentów w firmie.

Elektroniczne repozytorium dokumentów dostępne
z każdego miejsca na świecie, lecz niekoniecznie dla każdego.

Skanowanie dokumentów
i kody kreskowe
umożliwiające zarządzanie dokumentami elektronicznymi, nie zapominając o papierowych.

Technologia OCR (Optical Character Recognition)
i zaawansowany silnik wyszukiwania pozwala szybko odnaleźć dokumenty, których aktualnie potrzebujesz.

Przejrzysty interfejs
i mnóstwo funkcjonalności, które pomagają w codziennej
pracy użytkowników.

Potężny silnik workflow, dzięki któremu dokumenty zawsze trafiają do odpowiednich osób w odpowiednim czasie.

Wydajność klasy Enterprise umożliwiająca masowe przetwarzanie milionów dokumentów.

Elastyczność i gotowość do zmian, które sprawiają, że rozwiązanie może zmieniać się wraz z Twoją firmą.

Prosta i skuteczna integracja z systemami, z których już korzystasz oraz tymi, które zdecydujesz się wdrożyć
w przyszłości.

Czegoś brakuje? Nie chcieliśmy wymieniać wszystkich funkcjonalności platformy, ale chętnie Ci o nich opowiemy.
Prześlij nam swoje wymagania lub umówmy się na spotkanie.

Jak skutecznie wdrożyć
Elektroniczny Obieg Dokumentacji
w firmie?

Współpracę z naszymi klientami rozpoczynamy najczęściej od obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej, elektronicznego obiegu faktur kosztowych lub digitalizacji umów. Prawda jest jednak taka, że ilość typów papierowych dokumentów, które krążą po firmach jest znacznie większa. Nic nie stoi na przeszkodzie, by zdigitalizować je wszystkie.

Dlatego zależy nam na tym, by jak najsprawniej wdrożyć system EOD, ale jednocześnie przekazać naszym klientom wiedzę, która pozwoli im we własnym zakresie zmieniać, rozbudowywać i rozszerzać zakres projektu digitalizacji.

Jakie są etapy projektu wdrożenia
Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Realizujemy kompleksowe projekty wdrożeń systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Każdy z nich zaczyna się od analizy potrzeb i poznania dotychczasowego przebiegu procesu.

Analiza

Dowiadujemy się, jakie informacje są dla Ciebie istotne, jakie raporty są Ci potrzebne i jak przebiega akceptacja dokumentów w Twojej firmie.

Prototyp

Wspólnie z Tobą przygotowujemy prototyp i razem nad nim pracujemy, by upewnić się, że dobrze się rozumiemy.

Konfiguracja

Konfigurujemy narzędzie, zgodnie z opracowanym planem.

Integracja

Jeśli trzeba zintegrować się z systemami, z których korzystasz w firmie, współpracujemy z działem IT lub Twoim dostawcą, by zrobić to efektywnie.

Modyfikacja

Zmieniamy, modyfikujemy i dostosowujemy przygotowany system, byś miał pewność, że jest gotowy do uruchomienia produkcyjnego.

Dokumentacja

Tworzymy dokumentację, szkolimy Twój departament IT, a jeśli trzeba, również użytkowników końcowych.

Uruchomienie

Uruchamiamy system Elektronicznego Obiegu Dokumentów i chętnie dodajemy nowe funkcjonalności, o które poproszą użytkownicy końcowi.

Elektroniczny Obieg Dokumentów z WEBCON BPS
Przykłady zastosowania

Dlaczego warto wdrożyć
Obieg Dokumentów w firmie

Wdrażając system zarządzania dokumentami zyskujesz szereg korzyści, których beneficjentem stanie się praktycznie cała organizacja.

Na co zwrócić uwagę wdrażając
Elektroniczny System Obiegu Dokumentów

Integracja z istniejącymi systemami

Istotne jest, by system obiegu dokumentów mógł dostarczać pracownikom kontekstowe informacje pomagające podejmować lepsze decyzje w ramach procesowanych spraw. Jednocześnie, w wyniku podjętych działań, tworzone są informacje, które muszą zostać umieszczone w systemach informatycznych wykorzystywanych w firmie. Dlatego zdolność dwukierunkowej integracji z innymi narzędziami jest tak istotna w przypadku tej klasy rozwiązań.

WEBCON BPS z łatwością integruje się z systemami ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics czy IFS), CRM (np. Salesforce czy Dynamics 365), usługami chmurowymi typu SaaS oraz systemami dziedzinowymi. Ponieważ od lat pracujemy z największymi firmami na rynku, wypracowane przez nas mechanizmy integracyjne są nie tylko łatwe w konfiguracji, ale też bezpieczne, wydajne i skalowalne.

Wyznaczamy standardy Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Każda firma akceptuje faktury w ten sam sposób, prawda? Nie, nieprawda. Struktury organizacyjne oraz wewnętrzne procedury akceptacji, a nawet wymagania narzucane przez wykorzystywane przez firmę systemy informatyczne powodują, że każde wdrożenie jest inne. To jednak nie jedyny powód, by przed wyborem systemu obiegu dokumentów upewnić się, że pozwala on na elastyczne dopasowanie do specyfiki organizacji.

Kolejnym, nawet bardziej istotnym powodem jest to, że firmy się zmieniają, ewoluują i rosną, a jednocześnie zmieniają się realia rynkowe i otoczenie biznesowe. Jeśli platforma obiegu dokumentów nie pozwoli na natychmiastową rekonfigurację, gdy zajdzie taka potrzeba, system okaże się kagańcem na rozwój biznesu. WEBCON BPS oparty jest o unikalną technologię InstantChange™, która pozwala wprowadzać zmiany w obiegach dokumentów w czasie rzeczywistym.

Jak przygotować się do wdrożenia
systemu Obiegu Dokumentów i BPM?

Nie taka cyfrowa transformacja straszna, jak ją malują. Zapoznaj się z artykułem Dyrektor Zespołu Wdrożeń WEBCON, by dowiedzieć się, jak przygotować firmę do wdrożenia systemu BPM (Business Process Management), w ramach którego realizowany jest obieg dokumentów i zadań.

Dla kogo
System Obiegu Dokumentów

System, który usprawni obieg dokumentów jest rozwiązaniem, którego potrzebuje każda firma – niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Dzięki temu, że możemy dopasować oprogramowanie do indywidualnych potrzeb klienta, obsługujemy firmy z każdego sektora gospodarki, m.in. produkcji, branży budowlanej, e-commerce a nawet instytucje finansowe czy edukacyjne. Elektroniczny Obieg Dokumentów cieszy się rosnącą popularnością w polskich firmach, które chcą zwiększać wydajność operacyjną i zamienić tradycyjny obieg dokumentów na rzecz digitalizacji.

Naszymi klientami są firmy mające ponad 20 000 pracowników, działające międzynarodowo i złożone z wielu powiązanych podmiotów gospodarczych, jak i lokalne przedsiębiorstwa zatrudniające zaledwie kilkudziesięciu pracowników.

„Elektroniczny obieg faktur pozwala nam zaoszczędzić średnio ok. 600 osobodni w skali roku.”

Dyrektor Digitalizacji i Informatyki w Warbud S.A.

„Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia podejmowanie decyzji, przyspiesza procesy, poprawia ich jakość i obniża koszty w całym przedsiębiorstwie.”

Business Analysis Manager w Nowy Styl

logo_ns

Dlaczego
WEBCON BPS?

Dobrze wiemy, że projekty informatyczne często kojarzą się ze stresem, opóźnieniami i eskalacjami. Z nami jest inaczej. WEBCON BPS to najbardziej zaawansowana platforma workflow dostępna na rynku. Rozwijamy ją już od ponad 15 lat, w taki sposób aby:

Umożliwić naszym klientom łatwe zebranie wymagań i opisanie obiegów dokumentów w ich firmie w sposób zrozumiały i przejrzysty,

Dać zespołom projektowym jak najlepsze wyobrażenie na temat efektu końcowego wspólnej pracy, na jak najwcześniejszym etapie projektu – dzięki prototypom budowanym wspólnie już na etapie analizy,

Poradzić sobie ze zmianą wymagań projektowych na etapie analizy potrzeb, wdrożenia czy testów akceptacyjnych – ograniczając w ten sposób ryzyko i stres w projekcie,

Szybko i tanio wprowadzać zmiany w konfiguracji obiegów także po uruchomieniu produkcyjnym systemu.

Skontaktuj się z nami

Umów się na spotkanie z naszym konsultantem i opowiedz nam o swoich potrzebach w zakresie wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Twojej firmie. Na pewno pomożemy!

* Pola wymagane

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to system informatyczny umożliwiający digitalizację i zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwalają firmom zoptymalizować przepływ informacji, lepiej kontrolować obieg dokumentów oraz zagwarantować, aby upoważnione osoby miały zdalny, wygodny dostęp do dokumentów, takich jak faktury, umowy czy dokumenty związane z zatrudnieniem. Proces obiegu dokumentacji staje się tym samym bardziej transparentny, ale jednocześnie bezpieczny - ponieważ wszystko dzieje się w systemie informatycznym.

Elektroniczny obieg dokumentów to również znaczne usprawnienie obiegu zadań, możliwe dzięki mechanizmom workflow. Oprogramowanie workflow umożliwia automatyzację procesów biznesowych i wzrost efektywności pracowników, którzy nie muszą już realizować wszystkich swoich zadań bez wsparcia technologii. Program workflow sam przydziela zadania, zgodnie z obowiązującymi procedurami. Co więcej, aplikacja workflow pozwala realizować eskalacje, pilnując by zadania były realizowane na czas.

Wdrażając system obiegu dokumentów w firmie, gwarantujesz sprawne zarządzanie dokumentami na każdym szczeblu organizacji, zwiększasz transparentność procesów oraz ich audytowalność. System elektronicznego obiegu dokumentów (znany również jako system DMS, czyli Document Management System) pozwala więc zwiększyć kontrolę na każdym etapie pracy z dokumentami w firmie i usprawnić przebieg związanych z nimi procesów. Nasi klienci najczęściej automatyzują obieg faktur kosztowych, umów, delegacji, korespondencji oraz wniosków urlopowych, jednak często realizujemy również bardziej skomplikowane, niecodzienne projekty związane z obiegiem dokumentów.

top