Elektroniczny obieg faktur
Obieg faktur zgodny z KSeF idealnie dopasowany do potrzeb Twojej firmy
Usprawnij obieg dokumentów finansowych w firmie i przygotuj swoją organizację na integrację z KSeF. WEBCON to wiodący dostawca systemu EOD w Polsce, któremu zaufało już ponad 1000 klientów. Zobacz, czy to system dla Ciebie!
Dołącz do grona liderów, którzy zaufali WEBCON
Korzyści wdrożenia obiegu faktur w firmie
oczami naszych klientów
Nie musisz nam wierzyć na słowo. Poprosiliśmy naszych klientów, by to oni opowiedzieli, dlaczego warto pracować z platformą WEBCON
Znacząco przyspieszysz obsługę faktur w firmie
Zautomatyzuj proces skanowania i rejestrowania faktur. W ten sposób zapomnisz o logistyce papierowych dokumentów i odciążysz księgowość z konieczności wprowadzania faktur do systemu finansowo-księgowego.
"W przypadku samego obiegu faktur i wszystkich automatyzacji, które zastosowaliśmy, średnio oszczędzamy około 600 osobodni w skali roku, a mówimy tylko o obiegu faktur."
Dyrektor ds. Digitalizacji i Informatyki, Warbud
Będziesz miał koszty pod kontrolą
Dasz managerom narzędzie, dzięki któremu będą mogli łatwo opisywać faktury, a dzięki temu podniesiesz jakość dekretacji i usprawnisz controlling kosztów.
"Dział księgowości to nie jedyny departament naszej spółki, który dostrzega zalety elektronicznego obiegu faktur. Pozostali użytkownicy również nieustannie podkreślają, że EOF ułatwił im proces przekazywania faktur do księgowości, ale też zapewnił szybki i prosty dostęp do wszystkich dokumentów księgowych swoich dostawców, niezależnie od etapu, na jakim dana faktura się znajduje, włącznie z najważniejszą dla nich informacją – czy dana faktura została zapłacona."
Koordynator ds. Ładu Korporacyjnego i opiekun biznesowy projektu, CANAL+ Polska S.A.
Skupisz się na rzeczach ważnych, a aplikacja zajmie się resztą
Elektroniczny obieg faktur w firmie da Ci pewność, że dokumenty trafiają do właściwych osób i będą szybko akceptowane – niezależnie od tego, jak skomplikowany jest proces akceptacji kosztów w Twojej organizacji.
"Dzięki wsparciu aplikacji pracujemy szybciej, wydajniej, oszczędzamy czas naszych pracowników i możemy skupić się na czynnościach, które budują wartość dodaną. Przykładowo, proces obsługi faktur skróciliśmy z tygodni do dni. Każdego miesiąca oszczędzamy kilkadziesiąt godzin pracy kluczowych pracowników w samym tylko procesie raportowania statusu inwestycji (…). Możemy śmiało powiedzieć, że WEBCON jest jednym z najważniejszych katalizatorów cyfrowej transformacji w ECHO Investment.."
Director of Strategic Planning, Echo Investment
Łatwo zintegrujesz się z dowolną platformą ERP
Elektroniczny obieg faktur integrujemy z systemem ERP w Twojej firmie za pomocą standardowych mechanizmów, takich jak web service lub bezpośrednio na poziomie bazy danych. Nasi klienci łączą się najczęściej z SAP, Microsoft Dynamics i IFS, ale nie trafiliśmy jeszcze na taki system, z którym nie udałoby nam się zintegrować.
"Z naszej perspektywy najmocniejsze strony platformy to szybkość wdrożeń narzędzi biznesowych, bardzo łatwa integracja z innymi systemami i pełne dostosowanie do naszych potrzeb – (…) nie napotykamy w zasadzie na wyzwania technologiczne."
CEO, Nexpertis
W mgnieniu oka dostosujesz procesy
To naturalne, że wraz z rozwojem Twojej firmy ewoluują Twoje potrzeby. Dzięki unikalnej technologii InstantChange™, wdrożony obieg faktur będziesz mógł z łatwością dostosowywać do zmieniających się procedur czy nowych regulacji prawnych.
"[Budowanie nowych obiegów w WEBCON ] to chwila-moment, łatwo jest wycofać, skorygować czy naprawić niedziałający proces."
Kierownik Działu IT, AC S.A.
Dopasujesz system do swoich potrzeb
Obieg faktur w Twojej firmie jest specyficzny? Nie ma problemu! Dzięki technologii low-code otrzymasz dokładnie takie rozwiązanie, jakiego potrzebujesz. Co więcej, będziesz w stanie łatwo je zmodyfikować, ponieważ podstaw platformy bardzo łatwo można się nauczyć.
"Jednym z kluczowych czynników, który zadecydował o wyborze systemu WEBCON , jest fakt iż jego rozwój w zakresie tworzenia kolejnych obiegów możliwy jest z wykorzystaniem naszych wewnętrznych zasobów. Ponadto zwracaliśmy dużą uwagę na wydajność, elastyczność i prosty interfejs użytkownika końcowego."
Chief Information Officer, Siemens Finance Sp. z o.o.
Jednym narzędziem usprawnisz kolejne procesy w firmie
Inwestując w platformę od WEBCON, możesz zautomatyzować nie tylko obieg faktur, ale i dziesiątki innych procesów w firmie. Wszystko za pomocą jednego systemu i jednego zestawu kompetencji! W ten sposób, nasi klienci realizują szeroko zakrojoną cyfrową transformację, obejmując digitalizacją kolejne obszary i procesy w organizacji.
"Wieloletnie doświadczenie w pracy z platformą WEBCON pokazało nam, że na jednej platformie możemy realizować zarówno duże, trwające kilka miesięcy projekty o znaczeniu strategicznym, jak i mniejsze automatyzacje działające lokalnie, gdzie czas dostarczenia liczony jest w godzinach."
Dyrektor IT, Südzucker Polska
WEBCON KSEF CONNECTOR
Sprawnie realizuj obowiązki związane z KSeF
W ramach platformy WEBCON przygotowaliśmy dedykowany serwis WEBCON KSeF Connector. Jest to narzędzie, które zapewnia bezpieczną komunikację pomiędzy aplikacjami na platformie a Krajowym Systemem e-Faktur. Nasz KSeF Connector pozwoli Ci płynnie przejść rewolucję w e-fakturowaniu.
etapy wdrożenia
Jakie są etapy wdrożenia
Elektronicznego Obiegu Faktur
Realizujemy kompleksowe projekty wdrożeń systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Każdy z nich zaczyna się od analizy potrzeb i poznania dotychczasowego przebiegu procesu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób wdrażamy elektroniczny obieg faktur kosztowych?
Napisz do nas i umów się na rozmowę z konsultantem.
kluczowe funkcjonalności
Dlaczego tak wiele firm w Polsce wybiera WEBCON
do obiegu faktur w firmie?
Obsługa skanowania masowego,
z użyciem kodów kreskowych
Automatyczna rejestracja faktur
z wykorzystaniem OCR i sztucznej inteligencji
Obsługa zastępstw
i delegacji zadań
Łatwo audytowalna
historia pracy z dokumentami
Automatyczne notyfikacje
i obsługa eskalacji
Możliwość integracji z KSeF dzięki narzędziu WEBCON KSeF Connector
Dwukierunkowa integracja
z systemami ERP
Technologia Instant Change™, dzięki której zmiany przestają być problemem
Potężny silnik workflow, pozwalający na obsługę złożonych scenariuszy akceptacji
Praktyczne aspekty wdrożenia obiegu faktur kosztowych
Zobacz, jakie wyzwania czekają przy wdrożeniu obiegu faktur kosztowych i jak skutecznie na nie odpowiadać – od integracji z KSeF po wielopoziomową akceptację. Odkryj, jak uniknąć pułapek i w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji w Twojej firmie.
Obejrzyj webinarFAQ
Najczęściej
zadawane pytania
Czy elektroniczny obieg faktur kosztowych pozwoli mi spełnić wymogi Krajowego Systemu e-Faktur?
To zależy. Jeśli wybierzesz do obiegu faktur platformę, która jest regularnie aktualizowana i rozwijana, a także dostosowana do wymogów polskiego prawa, możliwe jest spełnienie wymogów KSeF dzięki takiej aplikacji.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociąga za sobą kluczową zmianę – konieczność używania nowego rodzaju dokumentów – tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Dlatego tak ważne jest, by obieg faktury na platformie był zgodny z nowym formatem dokumentów i zawierał wymagane dane. Narzędzie do obiegu faktur musi być także poprawnie zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Platforma WEBCON w pełni spełnia wymogi Krajowego Systemu e-Faktur, a dzięki rozwiązaniu WEBCON KSeF Connector, zapewnia łączność z platformą podatnika.
Jak wygląda dekretacja i ścieżka akceptacji faktur w systemie WEBCON?
Dzięki WEBCON dekretacja i akceptacja faktur odbywają się automatycznie, zgodnie z regułami, które zdefiniujesz – bez ręcznego przekazywania dokumentów między działami i bez ryzyka, że faktura "utknie" na czyimś biurku. System sam kieruje fakturę do właściwej osoby na podstawie kwoty, centrum kosztowego, dostawcy czy rodzaju wydatku, a Ty w każdej chwili widzisz, na jakim etapie akceptacji znajduje się dokument.
WEBCON obsługuje zarówno proste, jednoetapowe akceptacje, jak i wielostopniowe ścieżki akceptacji – z równoległymi lub sekwencyjnymi akceptacjami wielu osób, zastępstwami na czas nieobecności oraz alertami o przekroczonych terminach. Dzięki temu proces akceptacji faktur jest szybszy, bardziej przejrzysty i łatwiejszy do skontrolowania podczas audytu.
Każda firma ma jednak swoją specyfikę – inną strukturę działów, inne progi kwotowe, inne zasady zastępstw. Umów się na bezpłatną konsultację, a pokażemy Ci, jak taka ścieżka akceptacji może wyglądać w Twojej organizacji.
Co jeszcze poza obiegiem faktur mogę zbudować na platformie WEBCON?
Dzięki WEBCON możesz objąć digitalizacją wszystkie obszary w firmie, tworząc szybko i bez (lub z minimalną ilością) kodowania różnego typu aplikacje. Poniżej prezentujemy przykładowe procesy, które digitalizują nasi klienci:
- obsługa korespondencji i spraw
- repozytorium dokumentów
- zarządzanie flotą
- obsługa wniosków urlopowych
- zarządzanie pracą zdalną
- onboarding i offboarding, obsługa cyklu zatrudnienia pracownika
- planowanie inwestycji
- obsługa przetargów
- planowanie wydarzeń i działań po wydarzeniu
- CRM
- automatyzacja procesów marketingowych
- obsługa zasobów i systemów IT
- zarządzenie projektami
- helpdesk i system ticketowy
Mniej na uwadze, że to nie jest skończona lista, a tylko kilka propozycji. Tak naprawdę w wyborze procesów, które zoptymalizujesz w swojej firmie, ogranicza Cię tylko własna wyobraźnia.
Czy system obiegu faktur automatycznie zaksięguje fakturę w moim systemie ERP/FK?
Tak. WEBCON integruje się z systemami finansowo-księgowymi (m.in. SAP, Comarch ERP, Microsoft Dynamics i inne). Więc jeśli skonfigurujesz swój proces w ten sposób, po zatwierdzeniu faktury platforma automatycznie przekaże dane do księgowania, bez konieczności ręcznego przepisywania pozycji. Dzięki temu skracasz czas procesowania faktur, eliminujesz błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych i masz pewność, że zaksięgowana faktura jest zgodna z tym, co zostało zaakceptowane w obiegu.
Co ważne, automatyzacja może objąć nie tylko samo księgowanie, ale też np. odczyt danych z faktury (OCR), automatyczne uzupełnianie centrów kosztowych czy podpowiadanie dekretacji na podstawie historii – dzięki czemu Twój zespół księgowy zajmuje się wyjątkami, a nie przepisywaniem danych z rutynowych dokumentów.
Zakres i sposób integracji zależy od systemu, z którego korzysta Twoja firma. Umów termin rozmowy z naszym ekspertem, a sprawdzimy razem, jak WEBCON połączy się z Twoim obecnym systemem ERP/FK i ile czasu może to zaoszczędzić Twojemu zespołowi.
Masz pytania?
Porozmawiaj
z naszym ekspertem!
Wypełnij formularz i umów się na rozmowę z konsultantem WEBCON, który pomoże Ci wybrać najkorzystniejszą opcję dla Twojej organizacji.