Kompleksowy przewodnik: wszystko, co musisz wiedzieć o e-Doręczeniach

E-Doręczenia to szybka, bezpieczna i przyjazna dla środowiska alternatywa dla tradycyjnej poczty, eliminująca potrzebę częstych wizyt w urzędzie, wypełniania skomplikowanych formularzy, oczekiwania na list polecony oraz przechowywania stosów papierowej korespondencji.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak i kiedy należy założyć skrzynkę do e-Doręczeń, jakie korzyści wynikają z tego rozwiązania oraz jak wpłynie ono na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Dodatkowo pokażemy, jak łatwo zacząć korzystać z e-Doręczeń w Twojej firmie.

1. Co to są e-Doręczenia?

Kobieta szukająca na tablecie informacji o tym czym są e-doręczenia
Kobieta siedząca przy biurku pracowniczym, sprawdzająca jak działają doręczenia elektroniczne

2. Jak działają e-Doręczenia? Co to jest adres do e-Doręczeń?

3. Co wysyłamy przez e-Doręczenia?

Mężczyzna rejestrujący na komputerze pracowniczym doręczenia elektrocznine
Kobieta przeglądająca na komputerze bazę adresów elektronicznych

4. Dla kogo i od kiedy e-Doręczenia będą obowiązkowe?

Do 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję urzędową poprzez System.
Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się publiczną usługą rejestrowanego doręczenia od 1 stycznia 2025 roku (według komunikatu Ministra Cyfryzacji z 12.07.2024).

Sprawdź szczegółowy harmonogram, jaki ogłosiło Ministerstwo Cyfryzacji:

PODMIOTY PUBLICZNE

Od 01.01.2025 r.

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).

Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).

Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).

Od 01.01.2025 r.

Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).

Od 01.10.2029 r.

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

PODMIOTY NIEPUBLICZNE

Od 01.01.2025 r.

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:

  • adwokata,
  • radcy prawnego,
  • doradcy podatkowego,
  • doradcy restrukturyzacyjnego,
  • rzecznika patentowego,
  • notariusza.

Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).

Od 01.04.2025 r.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).

Od 01.01.2025 r.

Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).

Od 01.07.2025 r.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)

Od 01.10.2026 r.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)

5. Kto realizuje usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Kobieta pracująca przy laptopie i wysyłająca e-doręczenia

6. Czy wszystkie urzędy będą wysyłać swoje pisma i dokumenty na utworzony adres e-Doręczeń?

7. Jak założyć skrzynkę do doręczeń elektronicznych?

Mężczyzna wskazujący palcem na elektroniczny list polecony

8. Czy urzędy będą wiedziały o tym, że mam aktywną skrzynkę do e-Doręczeń?

9. Czy pisma wysłane w doręczeniach elektronicznych są skuteczne i ważne?

10. Jakie są korzyści związane z wprowadzeniem adresów do e-Doręczeń?

Oto kilka powodów, dla których system doręczeń elektronicznych jest zmianą na lepsze:

Szybkość

Dokumenty są przekazywane niemal natychmiastowo, co umożliwia błyskawiczną komunikację

Bezpieczeństwo danych

Skrzynka do doręczeń elektronicznych jest chroniona zaawansowanymi technologiami szyfrowania i generuje prawnie ważne dowody wysyłki i odbioru

Ekologiczne podejście

Nowy system bezpiecznych doręczeń elektronicznych przyczynia się do ochrony środowiska

Dostępność

Możesz wysyłać i odbierać dokumenty w dowolnym czasie i miejscu

Bez wizyt na poczcie

Nie musisz już czekać na listonosza ani odwiedzać poczty

Bez konieczności ciągłych aktualizacji

Adres do e-Doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny

11. Czy skrzynka do doręczeń jest bezpieczna?

12. Czy usługa e-Doręczenia jest płatna?

13. Czy system e-Doręczeń zastąpi ePUAP?

14. Czy można zintegrować system e-Doręczeń z platformami do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów?

15. Czy platforma WEBCON BPS obsługuje e-Doręczenia?

Monitor laptopa z wyświetloną platformą WEBCON BPS wykorzystującą narzędzie do rejestrowania doręczeń elektronicznych

Efektywne e-Doręczenia w WEBCON BPS:
jak przygotować firmę na zmiany?

Obejrzyj nasz webinar i zobacz, jak możesz obsługiwać e-Doręczenia wewnątrz platformy WEBCON BPS. Podczas nagrania wyjaśniamy, jak przygotować firmę na nowy obowiązek, jak połączyć system e-Doręczeń z istniejącym obiegiem korespondencji w WEBCON, a także jak zredukować koszty i zwiększyć efektywność obsługi kancelarii.

Dlaczego warto korzystać z obiegu korespondencji
na platformie WEBCON BPS?

Digitalizacja

Oszczędność miejsca, szybsze wyszukiwanie, obniżenie kosztów

Automatyzacja

Mniejsza pracochłonność, mniej błędów, niższe koszty

Szybkość

Szybszy przepływ informacji
i natychmiastowa dostępność

Audyt

Automatyczna weryfikacja potwierdzenia odbioru

Doskonalenie

Szybkie wprowadzanie zmian

Zobacz, w jakich innych procesach platforma WEBCON BPS może pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami

Czy chcesz dowiedzieć się jak wspieramy naszych klientów?

 

Umów się na indywidualne demo platformy lub opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować.

 

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS