Krajowy System e-Faktur

Wraz z początkiem 2022 roku ruszył pilotaż platformy KSeF. Czym Krajowy System e-Faktur różni się od Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), co trzeba wiedzieć przed wdrożeniem rozwiązań pozwalających na korzystanie z KSeF i czym jest faktura elektroniczna?

Zobacz, jak przygotować swoją firmę na nowe przepisy i usprawnij wdrażanie niezbędnych zmian z WEBCON.

WEBINAR: Przygotuj się na KSeF!

Zarejestruj się na webinar, który poprowadzą nasi eksperci

9. maja, godz. 14:00

Jak przygotować się na Krajowy System e-Faktur?

Już od 16 lat pomagamy naszym Klientom zwiększać kontrolę nad dokumentami i procesami w ich firmach. Zrealizowaliśmy już ponad 2000 projektów realizujących Elektroniczny Obieg Dokumentów w polskich i międzynarodowych organizacjach, w tym również obieg i proces akceptacji faktur.

W obliczu nowego obowiązku korzystania z e-faktury oraz Krajowego Systemu E-Faktur, pomagamy klientom przygotować się na tę zmianę i wykorzystać ją jako szansę do jeszcze efektywniejszego zarządzania fakturami w firmie.

Z poniższego artykułu dowiesz się:

1. Czym jest faktura ustrukturyzowana

2. Dla kogo Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy

3. Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)

4. E-faktury – jak właściwie przygotować się do ich wprowadzenia

5. Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe

6. Jak nasza platforma WEBCON BPS pozwala na integrację z KSeF

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

E-faktura (faktura elektroniczna, ustrukturyzowana) to dokument (forma dokumentowania sprzedaży), który zawiera określone w przepisach informacje, ma określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę i jest zapisana w odpowiednim formacie – najczęściej XML. Format pliku musi bowiem umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na fakturze (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.).

Krajowy System e-Faktur: nowe przepisy wchodzą w życie już od 1 lipca 2024 roku

KSeF to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów. System od 1. stycznia 2022 roku służy do wystawiania i otrzymywania e-faktur drogą elektroniczną. Na razie z KSeF korzystają jedynie chętni, ale zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od 1 lipca 2024 roku wszystkie faktury występujące w obrocie gospodarczym będą musiały być zarejestrowane w KSeF.

Krajowy System e-Faktur obowiązkowy będzie dla:

Wysyłanie i odbieranie e-faktur do KSeF będzie mogło odbywać się na dwa sposoby:

Od 1 stycznia 2022

Korzystanie z KSeF jest dobrowolne.

Od 1 lipca 2024

Korzystanie z KSeF obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce.

Dlaczego warto wystawiać faktury w KSeF już teraz?

Na razie korzystanie z platformy KSeF jest nieobowiązkowe, ale stanie się już od 1 lipca 2024 roku. Ta nowoczesna platforma może przynieść szereg korzyści biznesowych podmiotom, które rozpoczną proces wdrażania KSeF wcześniej. System umożliwia bowiem szybkie wysyłanie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych; co więcej – automatycznie sprawdza poprawność semantyczną pliku XML.

Korzystanie z platformy KSeF:

Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Zacznijmy od wyjaśnienia: Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Oznacza to, że PEF, jako system do fakturowania, przeznaczona jest dla:

Pełna specyfikacja faktury zgodnej z PEF dostępna jest na stronach rządowych.

Od 18 kwietnia 2019

Korzystanie z PEF jest obowiązkowe

Krajowy System e-Faktur a Platforma Elektronicznego Fakturowania

	PEF	KSeF
Kogo dotyczy?	B2G – relacje między przedsiębiorstwami a organami administracji	Wszyscy przedsiębiorcy w Polsce
Funkcjonalność	– Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych – Odbieranie faktur ustrukturyzowanych	– Odbieranie faktur ustrukturyzowanych – Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych – Weryfikacja zgodności – udostępnianie danych Ministerstwu Finansów – Analizowanie i kontrola danych – Publikowanie komunikatów dotyczących faktury
Kiedy?	18.04.2019 – Obowiązkowo w przypadku transakcji powyżej 30 000 EUR 1.08.2019 – Obowiązkowo dla wszystkich zakupów publicznych	7.10.2021 – Udostępnienie interfejsu API do testów 10.12.2021 – Faza pilotażowa z udziałem podatników 1.01.2022 – Start produktywny, nieobowiązkowo 1.07.2024 – Planowany termin obowiązkowego wprowadzenia systemu w całym kraju

Kogo dotyczy?

KSeF	Wszyscy przedsiębiorcy w Polsce
PEF	B2G – relacje między przedsiębiorstwami a organami administracji

Funkcjonalność

KSeF	– Odbieranie faktur ustrukturyzowanych – Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych – Weryfikacja zgodności – udostępnianie danych Ministerstwu Finansów – Analizowanie i kontrola danych – Publikowanie komunikatów dotyczących faktury
PEF	– Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych – Odbieranie faktur ustrukturyzowanych

Kiedy?

KSeF

7.10.2021
– Udostępnienie interfejsu API do testów

10.12.2021
– Faza pilotażowa z udziałem podatników

1.01.2022
– Start produktywny, nieobowiązkowo

1.07.2024
– Planowany termin obowiązkowego wprowadzenia systemu w całym kraju

PEF

18.04.2019
– Obowiązkowo w przypadku transakcji powyżej 30 000 EUR

1.08.2019
– Obowiązkowo dla wszystkich zakupów publicznych

E-faktury - jak właściwie przygotować się do ich wprowadzenia

Podatnicy wybierający opcję korzystania z KSeF już w 2022 roku muszą wyposażyć swoje firmy w odpowiednie systemy do elektronicznego fakturowania, które można zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. Wiąże się to z obowiązkiem generowania dokumentów zgodnych ze strukturą logiczną e-faktury.

W takim przypadku faktura ustrukturyzowana, po wygenerowaniu, jest przekazywana do KSeF przy użyciu interfejsu API i już po kilku sekundach e-fakturze zostaje nadany jej indywidualny numer.

Przygotuj się na KSeF – krok po kroku:

Sprawdź, czy w Twojej organizacji funkcjonuje już system do obsługi faktur elektronicznych. Taki system powinien umożliwiać przyjmowanie, wystawianie, akceptację i opłacanie faktur. Jeśli tak, to czy da się go zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur?

Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono jeszcze rozwiązania do obsługi faktur elektronicznych lub jeśli system, który jest już używany w Twojej firmie nie pozwala na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, to powinieneś rozpocząć poszukiwania takiego rozwiązania.

Zanim jednak wybierzesz odpowiednie rozwiązanie, powinieneś przeprowadzić analizę potrzeb Twojej organizacji. Dowiedz się:
a) w jaki sposób Twoja firma otrzymuje faktury: czy to dokumenty papierowe, czy elektroniczne?
b) z jakich źródeł pochodzą otrzymywane faktury: czy to dokumenty od polskich, czy od zagranicznych firm? Czy otrzymujesz faktury od organów państwowych?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo otrzymuje nie tylko faktury elektroniczne, ale i papierowe (od kontrahentów z zagranicy) – wówczas będziesz potrzebował systemu OCR, który pozwoli Ci skanować papierowe dokumenty i przechowywać ich skany w elektronicznym repozytorium. Jeśli otrzymujesz faktury od organów państwowych, to system do obsługi faktur będzie musiał być również zintegrowany z PEF.

Podjęcie decyzji o wyborze odpowiedniego systemu do obsługi faktur to trudne zadanie. Wyzwanie polega na zdefiniowaniu wszystkich potrzeb przedsiębiorstwa i odnalezieniu rozwiązana, które sprosta wszystkim wymaganiom. Niezależnie od tego, czy wystawiasz i/lub otrzymujesz zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe, Twoi kontrahenci działają na terenie Polski lub zagranicą, czy uczestniczysz w zamówieniach publicznych – WEBCON BPS będzie Cię wspierał w każdym z tych obszarów.

Po ukończeniu analizy potrzeb organizacji czas na wybór odpowiedniego narzędzia.

Etap wdrożenia wybranego systemu pozwalającego na integrację ze wszystkimi systemami, które masz już w firmie i obsługę wszystkich scenariuszy biznesowych.

Czas na przeszkolenie pracowników. Szukając odpowiedniego narzędzia warto też zwrócić uwagę na to, czy dostawca zapewnia pomoc również na tym etapie wdrożenia – to bowiem świadczy o tym, czy będzie niezawodnym partnerem na drodze ku cyfryzacji! W WEBCON z przyjemnością pomagamy naszym Klientom w stawianiu pierwszych kroków na naszej platformie.

Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe i czy rezygnacja
z e-faktury jest możliwa?

Na razie korzystanie z e-faktur jest obowiązkowe jedynie w przypadku zamówień publicznych i korzystania z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Jednak już w 2024 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania pociągnie za sobą również pewną zmianę w funkcjonowaniu systemu podatkowego. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów zwrot VAT wynikającego z faktur ustrukturyzowanych będzie następował szybciej – podatnicy otrzymają go już po 40, zamiast po 60 dniach.

Korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych

Dzięki temu, że każda firma w Polsce będzie wkrótce stosowała dokładnie taki sam format dla swoich faktur, możliwa będzie w pełni zautomatyzowana wymiana i rejestracja tych dokumentów w systemach elektronicznego zatwierdzania faktur, systemach ERP i innych rozwiązaniach informatycznych.

Faktury ustandaryzowane, a także korzystanie z PEF i KSeF, pozwolą zagwarantować poprawność danych przesyłanych pomiędzy kolejnymi podmiotami. To z kolei oznacza, że automatyzacja procesów związanych z obiegiem i akceptacją e-faktur będzie jeszcze łatwiejsza!

Korzyści z e-faktury:

Oszczędność czasu i pieniędzy: dzięki e-fakturom nie trzeba już będzie drukować ani przesyłać dokumentów pocztą.
Oszczędność miejsca: faktury ustandaryzowane będą archiwizowane w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegną zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie też konieczności wydawania ich duplikatów.
Szybsze regulowanie należności: e-faktury będą doręczane natychmiastowo, co znacznie skróci czas komunikacji między sprzedawcą a klientem i przyspieszy finalizację zamówienia.
Większa efektywność pracy: koniec z czasochłonnym odbieraniem, segregowaniem, przeglądaniem i przekazywaniem papierowej dokumentacji.

Jak wystawiać fakturę zgodną z KSeF?
Czyli WEBCON BPS jako centrum danych i procesów

W procesie e-fakturowania uczestniczy kilka stron, które albo odgrywają w nim aktywną rolę, albo muszą być o nim informowane. Głównymi stronami są: podmiot wystawiający fakturę oraz jej odbiorca, a w dalszej kolejności oczywiście Ministerstwo Finansów.

Narzędzia do e-fakturowania to rozwiązania umożliwiające komunikację pomiędzy wszystkimi stronami uczestniczącymi w tym procesie i stworzenie zintegrowanego przepływu informacji. Dzięki temu przyczyniają się do zmniejszenia kosztów, przyśpieszenia realizacji płatności i rozbudowy systemu płatności bezgotówkowych. Nasze rozwiązanie, platforma WEBCON BPS, idzie o krok dalej: pozwala obsłużyć dowolne źródło, z którego przyjdzie faktura niezależnie czy będzie to KSeF, PEF czy też zagraniczna faktura w formie papierowej lub PDF.

System WEBCON BPS to coś więcej niż tylko rozwiązanie służące do wystawiania faktur. To idealne narzędzie zapewniające pełną integrację procesu e-fakturowania z istniejącymi w firmie procesami finansowymi, sprzedażowymi, zakupowymi czy kontrolnymi. System może zostać idealnie dopasowany do nawet najbardziej specyficznych potrzeb organizacji, zapewniając przy tym pełną audytowalność.

Faktura ustrukturyzowana w WEBCON BPS: przekazywanie faktur przez KSeF

Przypomnijmy: obowiązek wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy VAT rozpocznie się 1 lipca 2024 roku. Obecnie przesyłanie e faktur do KSeF jest dobrowolne, ale Krajowa Administracja Skarbowa przekonuje, że szybsze wdrożenie narzędzi do korzystania z KSeF przyniesie przedsiębiorcom szereg korzyści. W takim razie – jakie narzędzie wybrać?

Dokumenty generowane przez system WEBCON BPS mają strukturę zgodną z wymaganiami platform KSeF i PEF dot. faktur ustrukturyzowanych. Jednocześnie, można go też z łatwością zintegrować z każdym innym systemem informatycznym.

WEBCON BPS może być stosowany na dwa sposoby:

WEBCON BPS to wiodące narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce. Już ponad 850 firm zaufało naszej platformie i za jej pomocą automatyzuje swoje procesy biznesowe – w tym proces akceptacji faktur.

Kilka kluczowych cech systemu WEBCON BPS:

Przyjazny dla użytkownika interfejs umożliwiający łatwe korzystanie z systemów rządowych.

Automatyczna weryfikacja zgodności danych pomiędzy fakturą przechowywaną w systemie a danymi wprowadzonymi do KSeF, pozwalająca zaoszczędzić czas i eliminująca konieczność stosowania takich narzędzi jak OCR.

Szeroki zakres mechanizmów integracji, które nie wymagają kodowania, takich jak:
– bezpośrednia łączność z bazami danych OracleDB i MS SQL,
– sieciowy interfejs API (usługi sieciowe REST/SOAP),
– wymiana plików,
– integracja z procesami korygowania faktur,
– automatyczne powiadomienia wszędzie tam, gdzie są potrzebne i/lub wymagane,
– zaawansowana obsługa błędów.

Dlaczego warto wdrożyć WEBCON BPS do obsługi e-faktur?

Skontaktuj się z nami

Dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej organizacji dostosować się do nowych wymagań związanych z KSeF i PEF.

Wyślij nam krótką wiadomość, a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą, by porozmawiać o potrzebach Twojej firmy.

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS.