Krajowy System e-Faktur

Wraz z początkiem 2022 roku ruszył pilotaż platformy KSeF. Czym Krajowy System e-Faktur różni się od Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), co trzeba wiedzieć przed wdrożeniem rozwiązań pozwalających na korzystanie z KSeF i czym jest faktura elektroniczna?
Zobacz, jak przygotować swoją firmę na nowe przepisy i usprawnij wdrażanie niezbędnych zmian z WEBCON.

WEBINAR: Przygotuj się na KSeF!

Zarejestruj się na webinar, który poprowadzą nasi eksperci
9. maja, godz. 14:00

Jak przygotować się na Krajowy System e-Faktur?

Już od 16 lat pomagamy naszym Klientom zwiększać kontrolę nad dokumentami i procesami w ich firmach. Zrealizowaliśmy już ponad 2000 projektów realizujących Elektroniczny Obieg Dokumentów w polskich i międzynarodowych organizacjach, w tym również obieg i proces akceptacji faktur.
W obliczu nowego obowiązku korzystania z e-faktury oraz Krajowego Systemu E-Faktur, pomagamy klientom przygotować się na tę zmianę i wykorzystać ją jako szansę do jeszcze efektywniejszego zarządzania fakturami w firmie.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

E-faktura (faktura elektroniczna, ustrukturyzowana) to dokument (forma dokumentowania sprzedaży), który zawiera określone w przepisach informacje, ma określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę i jest zapisana w odpowiednim formacie – najczęściej XML. Format pliku musi bowiem umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na fakturze (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.).

Krajowy System e-Faktur: nowe przepisy wchodzą w życie już w 2024 roku

KSeF to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów. System od 1. stycznia 2022 roku służy do wystawiania i otrzymywania e-faktur drogą elektroniczną. Na razie z KSeF korzystają jedynie chętni, ale zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, prawdopodobnie od 2024 roku wszystkie faktury występujące w obrocie gospodarczym będą musiały być zarejestrowane w KSeF.

Krajowy System e-Faktur obowiązkowy będzie dla:

Wysyłanie i odbieranie e-faktur do KSeF będzie mogło odbywać się na dwa sposoby:

Od 1 stycznia 2022

Korzystanie z KSeF jest dobrowolne.

Prawdopodobnie od 2024

Korzystanie z KSeF obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce.

Dlaczego warto wystawiać faktury w KSeF już teraz?

Na razie korzystanie z platformy KSeF jest nieobowiązkowe, ale stanie się obligatoryjne już w 2024 roku. Ta nowoczesna platforma może przynieść szereg korzyści biznesowych podmiotom, które rozpoczną proces wdrażania KSeF wcześniej. System umożliwia bowiem szybkie wysyłanie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych; co więcej – automatycznie sprawdza poprawność semantyczną pliku XML.

Korzystanie z platformy KSeF:

Eliminuje konieczność ręcznego rejestrowania faktur, znacznie przyspieszając ich przetwarzanie.

Pozwala zrezygnować z rozwiązań takich jak OCR lub RPA, zastępując je mechanizmem, który jest dokładny, bezpieczny, skalowalny i niezawodny, a przy tym również znacznie tańszy.

Sprawia, że ryzyko zgubienia faktury spada do zera: podatnicy nie będą musieli samodzielnie przechowywać i archiwizować faktur wystawionych w KSeF, ponieważ to system będzie je przechowywał przez 10 lat.

Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Zacznijmy od wyjaśnienia: Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Oznacza to, że PEF, jako system do fakturowania, przeznaczona jest dla:
Pełna specyfikacja faktury zgodnej z PEF dostępna jest na stronach rządowych.

Od 18 kwietnia 2019

Korzystanie z PEF jest obowiązkowe

Krajowy System e-Faktur a Platforma Elektronicznego Fakturowania

PEF

KSeF

Kogo dotyczy?

B2G – relacje między przedsiębiorstwami a organami administracji

Wszyscy przedsiębiorcy w Polsce

Funkcjonalność

– Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych
– Odbieranie faktur ustrukturyzowanych

– Odbieranie faktur ustrukturyzowanych
– Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
– Weryfikacja zgodności – udostępnianie danych Ministerstwu Finansów
– Analizowanie i kontrola danych
– Publikowanie komunikatów dotyczących faktury

Kiedy?

18.04.2019
– Obowiązkowo w przypadku transakcji powyżej 30 000 EUR

1.08.2019
– Obowiązkowo dla wszystkich zakupów publicznych

7.10.2021
– Udostępnienie interfejsu API do testów

10.12.2021
– Faza pilotażowa z udziałem podatników

1.01.2022
– Start produktywny, nieobowiązkowo

Prawdopodobnie 1. stycznia 2024 roku
– Planowany termin obowiązkowego wprowadzenia systemu w całym kraju.

Kogo dotyczy?

</