MDDP Outsourcing robi kolejny krok w stronę digitalizacji i automatyzacji

MDDP Outsourcing robi kolejny krok
w stronę digitalizacji i automatyzacji

Jedna z największych polskich firm świadczących usługi outsourcingu księgowości, kadr i płac, MDDP Outsourcing, wykonała kolejny krok na drodze cyfrowej transformacji.We współpracy z ArchiDoc, dostawcą rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami i cyfryzacji procesów biznesowych oraz przy wykorzystaniu platformy low-code WEBCON BPS, zdecydowała się na zmianę dotychczas używanego systemu typu workflow. Dzięki temu organizacja i jej klienci poddadzą jeszcze większej automatyzacji obieg dokumentów kosztowych i zyskają dużo więcej kluczowych funkcjonalności, a także docelowo nowe oprogramowanie zostanie zintegrowane z już istniejącą architekturą informatyczną firmy.

Faktury i dokumenty kosztowe to jeden z obszarów, które firmy najczęściej wybierają na pierwszy ogień do automatyzacji. Dzieje się tak dlatego, że zazwyczaj jest to proces wewnętrzny, a więc nie wpływa bezpośrednio na obsługę i budowanie relacji z klientem, a jednocześnie korzyści z jego usprawnienia są bardzo szybko odczuwalne przez wszystkich pracowników i stanowią dogodną trampolinę do wdrażania kolejnych optymalizacji. W przypadku MDDP Outsourcing projekt automatyzacji dokumentów kosztowych okazał się jednak znacznie bardziej złożony.

„Wdrażając poprzednie rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów w 2011 roku, byliśmy pionierami polskiego rynku usług księgowych w zakresie zastosowania EOD. Przez 9 lat rynek znacząco się zmienił, poczynając od świadomości klientów, regulacji, kończąc na rozwoju przepustowości sieci czy możliwości automatyzacji. Zmieniliśmy się też my – rozwinęliśmy nasze autorskie algorytmy do procesowania dokumentów, a jako organizacja – odnotowaliśmy organiczny wzrost o ponad 500%. Wzrost ten oznacza większą ilość obsługiwanych klientów, procesowanych dokumentów, użytkowników systemów, ścieżek akceptacji itd. Z poprzednim rozwiązaniem typu workflow, choć jest naszym „ukochanym dzieckiem”, wiemy, że doszliśmy do niemal maksimum możliwości. Obsługując każdego roku coraz więcej klientów, często dużych organizacji z całego kraju, musimy dostarczać rozwiązanie, które wyprzedza swoją epokę. Inwestycja w nowy system zapewni nam kolejny raz przewagę konkurencyjną na najbliższe lata.”

Rafał Michniewicz, Partner Zarządzający MDDP Outsourcing.

Zainteresowanie outsourcingiem usług księgowych przez ostatnie lata stale rosło. Wzrost ten znacząco przyspieszył szczególnie w ostatnich miesiącach, gdy przedsiębiorcy z niemal każdej branży zaczęli dostrzegać korzyści z cyfryzacji obiegu dokumentów, w kontekście ograniczeń i zawirowań związanych z pandemią koronawirusa.

„Ze względu na specyfikę prowadzonej przez nas działalności, z obiegu faktur korzystają nie tylko nasi pracownicy, ale przede wszystkim klienci. To niemal 400 podmiotów działających w bardzo różnych sektorach rynku, co przekłada się na dużą skalę i szerokie zróżnicowanie prowadzonej dla nich dokumentacji księgowej. Nasz system musi być bardzo elastyczny, a jednocześnie musi bezbłędnie procesować dokumenty zgodnie z naszą autorską metodyką.”

Joanna Strykier, odpowiedzialna za optymalizację procesów w MDDP Outsourcing.

Kluczowym elementem decydującym o wyborze odpowiedniego sytemu była możliwość jego elastycznego dopasowania do potrzeb wielu różnych branż.

„Jako organizacja świadoma potrzeb naszych Klientów, nie mogliśmy zamykać się tylko i wyłącznie na narzędzia dedykowane do obiegu faktur, dlatego szukaliśmy systemu, który da nam docelowo dużo więcej możliwości. Świadomie nie wybraliśmy również systemu księgowego z dedykowanym modułem workflow, gdyż takie wbudowane narzędzia nie dają pełnej elastyczności, na jakiej zależy naszym klientom. Odmienne modele akceptacji, odmienne modele księgowania, a także różnorodna klasyfikacja i alokacja kosztów w firmach to tylko niektóre wyzwania w tym projekcie, z którymi przyszło nam się zmierzyć. Z jednej strony chcieliśmy stworzyć narzędzie dostosowane do potrzeb naszych klientów, a z drugiej uniwersalne i intuicyjne dla użytkowników, aby jeszcze lepiej spełniać ich oczekiwania.”

Michał Bartosiński, kierownik ds. rozwoju systemów IT w MDDP Outsourcing.

Wybrano więc platformę low-code umożliwiającą szybkie, a przy tym elastyczne modelowanie i automatyzowanie workflow procesów biznesowych bez kodowania: WEBCON BPS – technologię polskiego producenta, należącą do światowej czołówki rozwiązań do automatyzacji obiegów zadań i dokumentów. Wdrożenie platformy poprawi efektywność i jakość pracy organizacji, a także zwiększy stopień ochrony przechowywanych danych. Funkcja tworzenia raportów i wykresów umożliwia klientom bieżący wgląd w usprawniane procesy, a MDDP śledzenie postępów oraz szybkie diagnozowanie ewentualnych wąskich gardeł. Przyjazny i intuicyjny interfejs znacząco skróci czas potrzebny na przeszkolenie kolejnych osób zaangażowanych w obsługę systemu, co pozwoli zacieśnić współpracę między MDDP a klientami w omawianiu i realizacji pomysłów na kolejne usprawnienia.

Dzięki integracji nowego oprogramowania z kluczowymi dla firmy systemami, pracownicy za pomocą jednego narzędzia będą mieli dostęp do wszystkich aplikacji biznesowych, które są im potrzebne do codziennej pracy, jak również kontaktu z klientami. Zaimplementowana integracja objęła przede wszystkim system finansowo-księgowy firmy na poziomie słowników, a także dodawania i następnie całościowego księgowania dokumentów – tłumaczy Adam Kubat, Head of IT Systems w ArchiDoc. W ramach projektu połączony zostanie również ekosystem IT organizacji z serwisami instytucji państwowych, takimi jak portal sprawozdawczy GUS, europejski system wymiany informacji o VAT czy portal podatkowy Ministerstwa Finansów. Integracje te wspierają m.in. podproces zakładania kontrahenta w obiegu dokumentów kosztowych umożliwiając pobieranie i aktualizację danych identyfikacyjnych oraz informacji o statusie podatnika – dodaje Kubat.

MDDP Outsourcing zachęcona dotychczasowymi rezultatami z wdrożenia nowego systemu rozważa zoptymalizowanie w oparciu o WEBCON BPS kolejnych procesów, zwłaszcza w obszarze rozliczeń z pracownikami i delegacji.

„Organizacje, które rozpoczynają przygodę z cyfryzacją bardzo rzadko kończą na usprawnieniu jednego tylko obiegu. Najwięcej korzyści, z perspektywy długofalowej strategii rozwoju przedsiębiorstwa, przynosi digitalizacja rozumiana nie jako pojedyncze działania ad hoc, ale proces pozwalający firmie zwiększać przewagę konkurencyjną i elastycznie reagować na zmiany i sytuacje kryzysowe w otoczeniu biznesowym.”

Łukasz Semeniuk, dyrektor handlowy w WEBCON.

O WEBCON

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – kompleksowego rozwiązania klasy low-code do elektronicznego obiegu dokumentów oraz digitalizacji, automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi. Platforma pomaga firmom pracować wydajniej, podejmować lepsze decyzje biznesowe oraz generować oszczędności wynikające z lepszego zarządzania procesami. Dzięki aplikacjom biznesowym zbudowanym na platformie, firmy mogą stale optymalizować swoje procesy, automatyzować powtarzalne zadania oraz pozbyć się papieru – skutecznie wykorzystując technologie IT do wspierania istniejących i wdrażania nowych modeli biznesowych. Z WEBCON BPS korzysta już ponad 500 firm i korporacji na całym świecie, w tym m.in. Siemens Finance, Link4, Societe Generale, Tauron, Energa, LPP, OTCF, Media Markt, Raben, Grupa Nowy Styl, Man, CEDC czy Warbud.

O MDDP Outsourcing

MDDP Outsourcing jest jedną z największych polskich firm świadczących usługi outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego. 170-osobowy zespół specjalistów z obszarów rachunkowości, pracujących w biurach w Warszawie i Katowicach, to połączenie doświadczenia i wiedzy eksperckiej ze świeżym, nowoczesnym podejściem do dzisiejszych realiów biznesowych. W portfolio klientów firmy znajdują się spółki i grupy kapitałowe reprezentujące niemal każdą branżę.

Chcesz dowiedzieć się, jak pomagamy firmom w cyfrowej transformacji?

Skontaktuj się z naszym ekspertem:

Radosław Majer
Menedżer ds. Kluczowych Klientów w WEBCON
radoslaw.majer@webcon.com

Skontaktuj się z nami

Czy chcesz dowiedzieć się jak wspieramy naszych klientów?

Umów się na indywidualne demo platformy lub opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować.

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS

* Pola wymagane

Wyrażam zgodę na gromadzenie i przetwarzanie moich danych osobowych przez Administratora, firmę WEBCON Sp. z o.o., NIP: 676-241-40-97, w celu kontaktu i odpowiedzi na moje zapytanie. Szczegółowe informacje o celach i rodzaju przetwarzanych danych jakie gromadzimy znajdują się w polityce prywatności*.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie materiałów szkoleniowych, instruktażowych, oraz informacji o charakterze handlowym i marketingowym poprzez e-mail oraz kontakt telefoniczny. Przyjmuję do wiadomości, że zgodę mogę cofnąć w każdej chwili.

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania – dla Microsoft SharePoint, Office 365 i Azure. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb. Tworzenie rozwiązań usprawniających procesy – od wspierających po krytyczne – z WEBCON BPS odbywa się w sposób zwinny i iteracyjny. W dobie cyfrowej transformacji zdecydowanie ułatwia to organizacjom zdobycie przewagi konkurencyjnej i utrzymanie pozycji lidera rynku. Unikalna technologia InstantChange™ zastosowana w WEBCON BPS umożliwia działom IT dostarczanie rozwiązań dla biznesu zgodnie z metodyką DevOps. Pozwala to na znaczące skrócenie czasu budowania i modyfikacji aplikacji, uniknięcie długu technologicznego i zmniejszenie ryzyka projektowego do minimum.

Chcesz dowiedzieć się, jak pomagamy firmom w cyfrowej transformacji?

Kontakt

Firma

Platforma

Baza wiedzy

Platforma

Wykorzystanie

Dlaczego WEBCON

Zastosowanie per dział

Zastosowanie dla

Wypróbuj

© WEBCON 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone | Polityka prywatności