Większość przedsiębiorców znajduje się właśnie w jednym z najtrudniejszych momentów w roku. Grudzień to czas wszelkich podsumowań, raportowania, rozliczania, domykania i analizowania projektów – zarówno wewnętrznych, jak i tych realizowanych z klientami. Nagromadzenie zadań może poważnie uprzykrzyć życie pod koniec roku. Na szczęście istnieją narzędzia, które mogą skutecznie pomóc w okiełznaniu sytuacji.
Domykanie planów sprzedażowych i walka o target, oceny pracownicze, tworzenie i autoryzowanie planów, budżetów i harmonogramów na przyszły rok, a ponadto intensywny sezon urlopowy - natłok obowiązków i zadań, z którymi mamy do czynienia pod koniec roku prowadzi zazwyczaj do walki z czasem i dodatkowego stresu, zarówno u pracowników, dla których 31 grudnia oznacza często ostateczny termin, jak i właścicieli firm, którzy stoją przed szeregiem kluczowych dla organizacji decyzji. Można jednak takiej sytuacji uniknąć.
Ustal priorytety
Nie da się zrobić wszystkiego na raz. Dlatego niezbędna staje się priorytetyzacja procesów i zadań. Aby móc ją efektywnie przeprowadzić musimy wiedzieć, które zadania są najistotniejsze z punktu widzenia interesu firmy, a nie poszczególnych jej działów. Dla biznesu bardziej liczy się zdobycie ważnego kontraktu niż rozliczenie delegacji, dlatego powinniśmy świadomie zdecydować, które z tych zadań powinno zostać wykonane jako pierwsze.
Może się również okazać, że ważne zadanie jest blokowane przez inne, znacznie mniejsze i błahe. Wiedza na ten temat może być kluczowa do podjęcia decyzji o priorytecie działań. Na przykład prawnik konsultujący umowy powinien zająć się najpierw tą, od której zależy zakończenie dużego projektu, zamiast tej z nowym dostawcą wody mineralnej do firmy.
Planuj procesy i zarządzaj nimi
W sytuacji zwiększonej ilości zadań kluczowe staje się umiejętne i rozsądne gospodarowanie zasobami, jakimi są czas oraz ludzie. Warto zastanowić się, które działy firmy będą w tym okresie najbardziej obciążone i przekierować część zadań, aby wspomóc ich działanie.
Sięgaj po dostępne narzędzia
Jak to wszystko zrobić, aby nie spowodować kolejnego spiętrzenia zadań i chaosu organizacyjnego? Z pomocą przychodzą systemy informatyczne, w szczególności platformy klasy Business Process Management. Pozwalają one zautomatyzować i przyspieszyć procesy w przedsiębiorstwie, a jednocześnie umożliwiają łatwą ewidencję i delegowanie zadań.
Systemy tej klasy rozwiązują wiele problemów, z którymi firmy borykają się nie tylko w okresie przedświątecznym, ale i na co dzień: urlopy pracownicze i zastępstwa w ramach procesów biznesowych, delegację zadań, raportowanie i mierzenie jakości pracy, generowanie i digitalizację dokumentów, automatyzację, nie wspominając o pełnej integracji z infrastrukturą firmy.
Przykładem takiej platformy jest oprogramowanie WEBCON BPS. Pozwala ono szybko tworzyć dedykowane aplikacje i elektroniczne obiegi dokumentów (workflow), które zadbają o prawidłowy przebieg procesów w firmie i właściwą koordynację działań poszczególnych członków zespołu.
Automatyzuj procesy
Dużą zaletą systemów BPM, szczególnie w końcówce roku jest to, że procesy, które są już wdrożone działają i nie potrzebują dużej uwagi. System sam przypomni o zadaniu i terminie, wyśle raporty i przygotuje dokumenty, a my możemy śledzić wszystko nawet z poziomu aplikacji mobilnej.
Platformy BPM, obsługując cały proces pozwalają nim sprawnie zarządzać. Mamy możliwość łatwego ustalania priorytetów, dzięki temu mamy pewność, że istotne zadania nie utoną w gąszczu drobnych spraw - te zostaną skatalogowane i poczekają na lepszy czas. Jeśli proces gdzieś utknął, możemy w łatwy sposób zlokalizować źródło zatoru i udrożnić go.
Umieszczając procesy na platformie od razu otrzymujemy system raportowy. Nie musimy więc zbierać statystyk, przygotowywać raportów, bo wszystkie dane są dostępne w systemie i możliwe do przedstawienia w każdej chwili.
Mając zgromadzone dane z pewnego okresu możemy przygotować się na zwiększone obciążenie. Takie procedury obciążeniowe możemy ująć w samym procesie, na przykład uproszczenie akceptacji, zmiana limitów akceptacyjnych, delegacja zadań i kompetencji, czy inny podział zadań.
Podejmuj decyzje na podstawie danych
Również proces decyzyjny staje się dużo prostszy. Wchodząc do systemu, mamy do dyspozycji komplet informacji potrzebnych do podjęcia decyzji, dzięki temu wszelkie akceptacje i zgody są wydawane w sposób bardzo efektywny. Również w przypadku e-maila - wystarczy że odpiszemy np. „Akceptuję” lub klikniemy w link i cały system kontynuuje działanie, na przykład oferta i wydatek zostają zaakceptowane.
Jedna akceptacja może powodować ciąg zdarzeń automatycznych, na przykład generowanie umowy lub raportu i wysyłkę pod wskazany adres, a po powrocie od klienta natychmiastowe przesłanie dokumentu do działu prawnego do konsultacji. Dobre systemy BPM mają też pełne raportowanie wykonywanych operacji – audyt operacji możemy prowadzić wprost z systemu, zarówno na bieżąco, jak i historycznie.
Co ważne, używanie platformy procesowej wymusza przemyślenie procesu przed jego startem oraz dostosowanie go w trakcie działania. Gwarantuje to, że wysokie obciążenia na koniec roku staną się tylko częścią procesu, a nie nieskoordynowaną walką o przetrwanie. A w nowym roku, ze wszystkich dostępnych w systemie danych możemy łatwo wyciągnąć wnioski na rok kolejny.
Autor: Łukasz Malina - współzałożyciel spółki WEBCON, odpowiada za dział wdrożeń.
