Aktualności

Jedna z największych polskich firm świadczących usługi outsourcingu księgowości, kadr i płac, MDDP Outsourcing, wykonała kolejny krok na drodze cyfrowej transformacji. We współpracy z ArchiDoc, dostawcą rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami i cyfryzacji procesów biznesowych oraz przy wykorzystaniu platformy low-code WEBCON BPS, zdecydowała się na zmianę dotychczas używanego systemu typu workflow. Dzięki temu organizacja i jej klienci poddadzą jeszcze większej automatyzacji obieg dokumentów kosztowych i zyskają dużo więcej kluczowych funkcjonalności, a także docelowo nowe oprogramowanie zostanie zintegrowane z już istniejącą architekturą informatyczną firmy.

 

 

Faktury i dokumenty kosztowe to jeden z obszarów, które firmy najczęściej wybierają na pierwszy ogień do automatyzacji. Dzieje się tak dlatego, że zazwyczaj jest to proces wewnętrzny, a więc nie wpływa bezpośrednio na obsługę i budowanie relacji z klientem, a jednocześnie korzyści z jego usprawnienia są bardzo szybko odczuwalne przez wszystkich pracowników i stanowią dogodną trampolinę do wdrażania kolejnych optymalizacji. W przypadku MDDP Outsourcing projekt automatyzacji dokumentów kosztowych okazał się jednak znacznie bardziej złożony.

Wdrażając poprzednie rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów w 2011 roku, byliśmy pionierami polskiego rynku usług księgowych w zakresie zastosowania EOD. Przez 9 lat rynek znacząco się zmienił, poczynając od świadomości klientów, regulacji, kończąc na rozwoju przepustowości sieci czy możliwości automatyzacji. Zmieniliśmy się też my – rozwinęliśmy nasze autorskie algorytmy do procesowania dokumentów, a jako organizacja – odnotowaliśmy organiczny wzrost o ponad 500%. Wzrost ten oznacza większą ilość obsługiwanych klientów, procesowanych dokumentów, użytkowników systemów, ścieżek akceptacji itd. Z poprzednim rozwiązaniem typu workflow, choć jest naszym „ukochanym dzieckiem”, wiemy, że doszliśmy do niemal maksimum możliwości. Obsługując każdego roku coraz więcej klientów, często dużych organizacji z całego kraju, musimy dostarczać rozwiązanie, które wyprzedza swoją epokę. Inwestycja w nowy system zapewni nam kolejny raz przewagę konkurencyjną na najbliższe lata.

Rafał Michniewicz, Partner Zarządzający MDDP Outsourcing

Zainteresowanie outsourcingiem usług księgowych przez ostatnie lata stale rosło. Wzrost ten znacząco przyspieszył szczególnie w ostatnich miesiącach, gdy przedsiębiorcy z niemal każdej branży zaczęli dostrzegać korzyści z cyfryzacji obiegu dokumentów, w kontekście ograniczeń i zawirowań związanych z pandemią koronawirusa.

Ze względu na specyfikę prowadzonej przez nas działalności, z obiegu faktur korzystają nie tylko nasi pracownicy, ale przede wszystkim klienci. To niemal 400 podmiotów działających w bardzo różnych sektorach rynku, co przekłada się na dużą skalę i szerokie zróżnicowanie prowadzonej dla nich dokumentacji księgowej. Nasz system musi być bardzo elastyczny, a jednocześnie musi bezbłędnie procesować dokumenty zgodnie z naszą autorską metodyką.

Joanna Strykier, odpowiedzialna za optymalizację procesów w MDDP Outsourcing

Kluczowym elementem decydującym o wyborze odpowiedniego sytemu była możliwość jego elastycznego dopasowania do potrzeb wielu różnych branż.

Jako organizacja świadoma potrzeb naszych Klientów, nie mogliśmy zamykać się tylko i wyłącznie na narzędzia dedykowane do obiegu faktur, dlatego szukaliśmy systemu, który da nam docelowo dużo więcej możliwości. Świadomie nie wybraliśmy również systemu księgowego z dedykowanym modułem workflow, gdyż takie wbudowane narzędzia nie dają pełnej elastyczności, na jakiej zależy naszym klientom. Odmienne modele akceptacji, odmienne modele księgowania, a także różnorodna klasyfikacja i alokacja kosztów w firmach to tylko niektóre wyzwania w tym projekcie, z którymi przyszło nam się zmierzyć. Z jednej strony chcieliśmy stworzyć narzędzie dostosowane do potrzeb naszych klientów, a z drugiej uniwersalne i intuicyjne dla użytkowników, aby jeszcze lepiej spełniać ich oczekiwania.

Michał Bartosiński, kierownik ds. rozwoju systemów IT w MDDP Outsourcing

Wybrano więc platformę low-code umożliwiającą szybkie, a przy tym elastyczne modelowanie i automatyzowanie workflow procesów biznesowych bez kodowania:  WEBCON BPS – technologię polskiego producenta, należącą do światowej czołówki rozwiązań do automatyzacji obiegów zadań i dokumentów. Wdrożenie platformy poprawi efektywność i jakość pracy organizacji, a także zwiększy stopień ochrony przechowywanych danych. Funkcja tworzenia raportów i wykresów umożliwia klientom bieżący wgląd w usprawniane procesy, a MDDP śledzenie postępów oraz szybkie diagnozowanie ewentualnych wąskich gardeł. Przyjazny i intuicyjny interfejs znacząco skróci czas potrzebny na przeszkolenie kolejnych osób zaangażowanych w obsługę systemu, co pozwoli zacieśnić współpracę między MDDP a klientami w omawianiu i realizacji pomysłów na kolejne usprawnienia.

Dzięki integracji nowego oprogramowania z kluczowymi dla firmy systemami, pracownicy za pomocą jednego narzędzia będą mieli dostęp do wszystkich aplikacji biznesowych, które są im potrzebne do codziennej pracy, jak również kontaktu z klientami. Zaimplementowana integracja objęła przede wszystkim system finansowo-księgowy firmy na poziomie słowników, a także dodawania i następnie całościowego księgowania dokumentów – tłumaczy Adam Kubat, Head of IT Systems w ArchiDoc. W ramach projektu połączony zostanie również ekosystem IT organizacji z serwisami instytucji państwowych, takimi jak portal sprawozdawczy GUS, europejski system wymiany informacji o VAT czy portal podatkowy Ministerstwa Finansów. Integracje te wspierają m.in. podproces zakładania kontrahenta w obiegu dokumentów kosztowych umożliwiając pobieranie i aktualizację danych identyfikacyjnych oraz informacji o statusie podatnika – dodaje Kubat.

MDDP Outsourcing zachęcona dotychczasowymi rezultatami z wdrożenia nowego systemu rozważa zoptymalizowanie w oparciu o WEBCON BPS kolejnych procesów, zwłaszcza w obszarze rozliczeń z pracownikami i delegacji.

Organizacje, które rozpoczynają przygodę z cyfryzacją bardzo rzadko kończą na usprawnieniu jednego tylko obiegu. Najwięcej korzyści, z perspektywy długofalowej strategii rozwoju przedsiębiorstwa, przynosi digitalizacja rozumiana nie jako pojedyncze działania ad hoc, ale proces pozwalający firmie zwiększać przewagę konkurencyjną i elastycznie reagować na zmiany i sytuacje kryzysowe w otoczeniu biznesowym.

Łukasz Semeniuk, dyrektor handlowy w WEBCON

- - - - -

MDDP Outsourcing jest jedną z największych polskich firm świadczących usługi outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego. 170-osobowy zespół specjalistów z obszarów rachunkowości, pracujących w biurach w Warszawie i Katowicach, to połączenie doświadczenia i wiedzy eksperckiej ze świeżym, nowoczesnym podejściem do dzisiejszych realiów biznesowych. W portfolio klientów firmy znajdują się spółki i grupy kapitałowe reprezentujące niemal każdą branżę. 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on reddit
Share on email
top