Jak pisze portal Alebank.pl, w dobie digitalizacji stan prawny obiegu dokumentów w firmach jest w Polsce dość problematyczny, można stwierdzić, że anachroniczny. Obecnie firmy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowników przez 50 lat pod groźbą grzywny do 30 tysięcy złotych.
Pracodawcy tworzący elektroniczne wersje dokumentów mogą je traktować tylko jako wersję pomocniczą (aktualne stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 9 kwietnia 2010). Na początku listopada 2017 do sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Digitalizacja po polsku
Nowe prawo powinno być dużym ułatwieniem zarówno dla polskich firm, które dopiero stawiają pierwsze kroki w digitalizacji, wdrażając np. systemy ERP (Enterprise Resource Planning), jak i tych, które już od kilku lat swobodnie korzystają z rozwiązań służących do automatyzacji procesów biznesowych i ich bieżącej adaptacji. Jak zauważa Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON, digitalizacja to coś więcej niż przejście z rozwiązań analogowych na cyfrowe:
Digitalizacja to zmiana sposobu funkcjonowania całej firmy i myślenia o zarządzaniu nią. Po pierwsze, systemy BPM zapewniają szeroko rozumianą optymalizację, nie tylko w kwestii kosztów – pozwalają wyeliminować mnóstwo niepotrzebnych, a nawet potencjalnie szkodliwych czynności, które nawarstwiły się przez lata i są wykonywane bezrefleksyjnie lub wręcz niechętnie przez pracowników. Oczyszczenie procesów firmy i ich uproszczenie przekłada się nie tylko na mniejsze wydatki, ale również zwiększenie satysfakcji pracowników z wykonywanej pracy, tłumaczy Łukasz Wróbel.
Dlatego właśnie firmy, które z takich systemów już korzystają, z niecierpliwością czekają na zmiany w przepisach, chcąc np. wprowadzić w 100% zdigitalizowaną teczkę pracowniczą. Dla liderów cyfrowej transformacji w Polsce obecne prawo jest tak naprawdę ostatnim bastionem niepotrzebnej papierologii w działach HR.
Więcej przeczytasz na łamach portalu Alebank.pl.
