Obieg dokumentów: kompleksowy przewodnik po zarządzaniu dokumentami w firmie

Płynna komunikacja i przepływ pracy są kluczem do sprawnego funkcjonowania firmy. Dlatego skuteczny obieg dokumentów jest tak ważny w każdej organizacji, niezależnie od wielkości czy branży. Właściwe zarządzanie dokumentami pozwala na kontrolę nad procesami biznesowymi oraz optymalizację codziennej pracy.

Poniżej przedstawiamy kompleksowy przewodnik po zarządzaniu dokumentami w firmie, omawiając zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne metody obiegu dokumentów, a także praktyczne aspekty dotyczące wdrożenia takiego systemu i jego automatyzacji.

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie i jak funkcjonuje?

Obieg dokumentów to zorganizowany system przepływu dokumentów w organizacji, obejmujący związane z nimi procesy, takie jak: tworzenie, dystrybucja, przechowywanie, archiwizacja oraz ewentualne usuwanie. Obieg dokumentów może być zarówno manualny, jak i zautomatyzowany, a jego celem jest zapewnienie sprawnego i kontrolowanego przepływu informacji w firmie.

Przykładem procesu obiegu dokumentów w firmie może być obieg dokumentów księgowych, głównie faktur. Obejmuje on wystawianie faktury przez sprzedawcę, przekazanie jej do nabywcy, zatwierdzenie, płatność oraz ewidencję w systemie. Specyfika obiegu tych dokumentów polega na konieczności odpowiedniego opisywania ich, akceptacji na różnych szczeblach, ścisłego przestrzegania terminów płatności, kontroli sald oraz ewidencji kosztów i przychodów.

Tradycyjny vs. elektroniczny obieg dokumentów

Współczesne firmy – od małych po duże korporacje – mają do wyboru dwa główne podejścia do zarządzania dokumentami: tradycyjne lub zdigitalizowane i w pełni lub częściowo zautomatyzowane. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od skali firmy, dostępnych zasobów oraz celów biznesowych.

Tradycyjny obieg dokumentów: charakterystyka i wady

Jak wygląda proces obiegu dokumentów w tradycyjny sposób? Dokumenty, m.in. faktury i umowy, są tworzone w formie papierowej, przekazywane, przechowywane i zarządzane w sposób fizyczny.

Wady takiego obiegu dokumentacji w firmie to:

Elektroniczny obieg dokumentów: mocne strony i możliwości

W przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, elektroniczny obieg dokumentów zakłada zarządzanie i przepływ dokumentacji w formie cyfrowej. Dokumenty są tworzone, przekazywane, przechowywane i zarządzane za pomocą systemów informatycznych, co pozwala na większą efektywność procesów i usprawnienie zarządzania.

Potrzebujesz argumentów, aby uzasadnić wdrożenie? Oto gotowa lista. Największe usprawnienia, jakie przynosi cyfrowy obieg dokumentów w firmie to:

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Jak krok po kroku wygląda pełne wdrożenie takiego systemu?

To proces rozbudowany, wymagający starannej analizy, planowania i ścisłej współpracy z odpowiednim partnerem technologicznym.

Etapy wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów:

Krok 1:

Analiza potrzeb i wymagań firmy

Krok 2:

Wybór odpowiedniego systemu do obiegu dokumentów w firmie

Krok 3:

Wdrożenie systemu, integracje i szkolenie pracowników

Krok 4:

Monitorowanie i optymalizacja procesów

Krok 1: Analiza potrzeb i wymagań firmy

Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów kluczowe jest dokładne zrozumienie potrzeb i wymagań firmy. Niezbędna jest wnikliwa analiza procesów biznesowych, określenie celów i obszarów wymagających najpilniejszej poprawy. Przy takiej analizie warto spojrzeć nie tylko na “tu i teraz”, ale także globalnie i w przyszłość. W jakim miejscu organizacja będzie za kilka lat? Jakie może mieć wtedy potrzeby? Jak wprowadzić elektroniczny system obiegu dokumentów tak, by jego zalety rezonowały na całą firmę, a nie tylko dany obszar? Warto poświęcić czas na taki szczegółowy audyt, bo to, jak skrupulatnie zostanie wykonany, wpłynie na każdy kolejny krok procesu. Odpowiednie przygotowanie jest tu na wagę złota.

Krok 2: Wybór systemu do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Po dokładnej analizie potrzeb czas na dokładną analizę narzędzi. Istotne kryteria przy wyborze obejmują takie funkcjonalności systemu, jak możliwości w zarządzania różnymi typami dokumentów, możliwość integracji z innymi systemami IT, łatwość wdrożenia i rozwoju rozwiązania, wsparcie techniczne dostawcy oraz koszty związane z zakupem i utrzymaniem systemu. Na tym etapie często przeprowadza się prezentacje demo i konsultacje z producentami/dostawcami, by zobaczyć, jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów oraz obsługiwane przez platformę procesy i dokumenty.

Krok 3: Wdrożenie systemu, integracje i szkolenie pracowników

Po wyborze systemu następuje etap wdrożenia, który obejmuje jego instalację, konfigurację oraz integrację z istniejącymi systemami informatycznymi firmy. Szczególnie ważne jest również szkolenie pracowników z tego, jak teraz wygląda obieg dokumentów. Szkolenia te mogą być prowadzone zarówno dla użytkowników końcowych, którzy będą korzystać z systemu do codziennych operacji, jak i dla administratorów, którzy będą odpowiedzialni za utrzymanie i dalsze dostosowanie systemu do zmieniających się potrzeb w przedsiębiorstwie.

Krok 4: Monitorowanie i optymalizacja procesów

Po wdrożeniu systemu niezbędne jest regularne monitorowanie jego działania oraz ocena wyników w stosunku do założonych celów. Szczególnie istotne jest także stałe rozwijanie narzędzia, śledzenie pojawiających się potrzeb, wprowadzanie zmian i poprawa efektywności procesów. Tylko ciągle dostosowując rozwiązanie, skorzystasz w pełni z korzyści, jakie daje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i będziesz mieć pewność, że nadąży ono za wzrostem skali biznesu.

Od papieru do cyfryzacji, czyli o czym pamiętać, decydując się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie

By było bezpiecznie

System elektronicznego obiegu dokumentów musi spełniać wymagania norm i przepisów dbających o bezpieczeństwo danych. Wprowadzenie odpowiednich środków ich ochrony pozwoli na uniknięcie nieautoryzowanego dostępu do dokumentów oraz utraty cennych informacji. W przypadku rozwiązań, które posiadają odpowiedniki w postaci mobilnych aplikacji – pin, biometria czy geolokalizacja dostępu, powinny być już standardem. W przypadku poszczególnych branż np. branży bankowej, liczy się też zgodność rozwiązań z obowiązującymi regulacjami.

W kontekście bezpieczeństwa bardzo ważna jest także responsywność dostawcy systemu do zarządzania dokumentami. Wtedy w sytuacjach awaryjnych można liczyć na szybkie techniczne wsparcie i pomoc.

By móc integrować

Obieg dokumentów w firmie powinien dawać możliwość dwukierunkowej integracji z pozostałymi systemami w danym przedsiębiorstwie, innymi słowy, pozwalać na połączenie różnych aplikacji, narzędzi i systemów dziedzinowych, które wspólnie tworzą zintegrowany ekosystem IT ułatwiający przepływ danych i zarządzanie dokumentami. Nawet jeśli w przedsiębiorstwie nie korzysta się z innych systemów, warto przed pełnym wdrożeniem w swojej firmie upewnić się, że wybrane oprogramowanie daje taką możliwość oraz jest i nie przestanie być na bieżąco rozwijane.

Automatyzacja obiegu dokumentów to nie tylko rejestrowanie pism i mityczna już faktura kosztowa, ale i bardziej zaawansowane procesy. Bardzo możliwe, że gdy uda się usprawnić najbardziej krytyczne zadania związane z dokumentacją, postanowisz wprowadzić kolejne, bardziej zaawansowane funkcjonalności i obiegi. Poza tym firmy się zmieniają, ewoluują i rosną, a jednocześnie zmieniają się realia rynkowe i otoczenie biznesowe. Jeśli platforma obiegu dokumentów nie pozwoli na natychmiastową rekonfigurację, gdy zajdzie taka potrzeba, system okaże się kagańcem na rozwój biznesu. Warto zwracać uwagę, czy rozważany system do obiegu dokumentów był możliwie jak najbardziej elastyczny i skalowalny.

By zamiast ograniczać, dawać możliwości

Platforma WEBCON BPS posiada na przykład unikalną technologię InstantChange™, która pozwala wprowadzać zmiany w działających obiegach i dzięki temu szybko reagować na zmieniające się potrzeby, czy regulacje.

By automatyzować to, co możliwe

Automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na zastąpienie powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie związanych z przepływem dokumentów w firmie. Dzięki temu działania związanych z przepływem dokumentacji jest wykonywana przez systemy informatyczne, a nie przez pracowników. W efekcie dokumenty, umowy i inne procesy są automatycznie przekazywane między pracownikami różnych działów, część dokumentacji jest generowana automatycznie na podstawie danych, zautomatyzowane jest również archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów. To wszystko pozwala na sporą oszczędność czasu, a co za tym idzie – obniżenie kosztów.

Przykłady zastosowania obiegu dokumentów w firmie

Gdzie może się przydać EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko pomoc w opisie faktury i wsparcie dla działu księgowości. Taki system to szereg korzyści także dla innych obszarów w w przedsiębiorstwie. Poniżej opisujemy niektóre z nich:

Obieg umów

Ułatwia tworzenie, negocjację i akceptację, zbieranie dokumentów, a także podpisów elektronicznych i tradycyjnych. Takie rozwiązanie pozwala na utworzenie bezpiecznego archiwum elektronicznego, zmniejszenie kosztów magazynowania i lepszą kontrolę nad terminami ważności umów. Przechowywanie dokumentów w systemie pozwala na kontrolowany dostęp oraz monitorowanie zmian. Archiwum jest dostępne z każdego miejsca, a ryzyko zgubienia dokumentu spada niemal do zera.

Dowiedz się więcej o obiegu umów >

Obieg korespondencji

Wybrana platforma lub oprogramowanie może pomóc także w zarządzaniu korespondencją, zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą. Dana wiadomość jest rejestrowana, następnie dokument jest przydzielany do właściwych osób i katalogowany, po czym archiwizowany po wykonaniu zadania.

Dowiedz się więcej o obiegu korespondencji >

Obieg wniosków urlopowych

W firmie elektroniczny obieg dokumentów może także zoptymalizować cały proces zgłaszania urlopów. Przełożony może łatwo sprawdzić wnioski, które złożył pracownik, zweryfikować terminy w oparciu o grafiki urlopowe, które wprowadzili inni pracownicy, automatycznie powiadomić dział kadr i sprawnie zorganizować zastępstwo. Takie rozwiązanie sprawia także, że stosowny dokument nie musi być składany w formie papierowej.

Dowiedz się więcej o wnioskach urlopowych >

Obieg reklamacji

EOD może też usprawnić obsługę reklamacji, co pozytywnie wpływa na zadowolenie i lojalność klientów, a jednocześnie redukuje stres, jaki odczuwają pracownicy w związku z ewentualną eskalacją. Automatyzacja elementów tego procesu skraca czas obsługi wniosków, co przy większej skali generuje dla firmy ogromne oszczędności, a przy tym sprzyja utrzymaniu terminów, które są regulowane prawnie.

Dowiedz się więcej o obiegu reklamacji >

Onboarding pracowników

Zatrudnienie nowych pracowników przebiega płynnie dzięki systemowi, który “dba” o to, by wszystkie czynności związane z przygotowaniem stanowiska pracy były zakończone odpowiednio wcześniej. Wspiera też proces samego wdrożenia nowej osoby i pozwala szybciej wykorzystać pełny potencjał jej roli, porządkując cały proces i przyśpieszając przepływ informacji.

Dowiedz się więcej o onboardingu pracowników >

Obieg umów

Dowiedz się więcej >

Obieg korespondencji

Dowiedz się więcej >

Obieg wniosków urlopowych

Dowiedz się więcej >

Obieg reklamacji

Dowiedz się więcej >

Onboarding pracowników

Dowiedz się więcej >

Podsumowanie: Obieg dokumentów w firmie to ważny element jej rozwoju

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów mogą przynieść znaczne oszczędności czasu i zasobów. Pracownicy, którzy nie muszą wykonywać powtarzalnych czynności, mogą w tym czasie skupić się na bardziej odpowiedzialnych i cenniejszych dla firmy zadaniach lub zainwestować w rozwój.

Managerowie mogą w czasie rzeczywistym śledzić przepływ i efektywność pracy oraz status procesowania poszczególnych dokumentów, co znacznie ułatwia planowanie. Zarządy natomiast mając dostęp do kluczowych raportów, mogą szybciej i trafniej podejmować decyzje biznesowe. Słowem na wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów korzysta cała firma.

Kompleksowa platforma do wdrażania EOD?

WEBCON BPS to platforma low-code do automatyzacji procesów biznesowych chętnie wybierana przez duże firmy na całym świecie, z praktycznie każdego sektora gospodarki, w tym produkcji, branży budowlanej, finansowej, czy logistycznej. Rozwiązanie pozwala szybko dostarczać aplikacje biznesowe (również różnego rodzaju obiegi dokumentów) dopasowane do indywidualnych potrzeb organizacji, bez potrzeby kodowania.

Jak skutecznie wdrożyć obieg dokumentów?

Dowiedz się więcej o tym, jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów w WEBCON BPS i dlaczego to może być dobry początek lub kolejny ważny element kompleksowej transformacji cyfrowej w Twojej firmie.

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania – dla Microsoft SharePoint, Office 365 i Azure. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb. Tworzenie rozwiązań usprawniających procesy – od wspierających po krytyczne – z WEBCON BPS odbywa się w sposób zwinny i iteracyjny. W dobie cyfrowej transformacji zdecydowanie ułatwia to organizacjom zdobycie przewagi konkurencyjnej i utrzymanie pozycji lidera rynku. Unikalna technologia InstantChange™ zastosowana w WEBCON BPS umożliwia działom IT dostarczanie rozwiązań dla biznesu zgodnie z metodyką DevOps. Pozwala to na znaczące skrócenie czasu budowania i modyfikacji aplikacji, uniknięcie długu technologicznego i zmniejszenie ryzyka projektowego do minimum.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

WEBCON Europa

WEBCON USA