Obiegi (Workflow), ale lepiej

Zamiast skupiać się na szczegółach, patrz z szerszej perspektywy

Czy zwróciłeś kiedyś uwagę, jak wyglądają schematy w większości narzędzi do zarządzania obiegami (workflow)? Nie sądzisz, że zawierają zbyt wiele etapów i czynności, przez co nie wiadomo, do czego właściwie ma służyć aplikacja?

Aby użytkownicy i programiści mogli się w tym wszystkim połapać, ręcznie tworzy się prostszy, bardziej ogólny schemat przy pomocy innego narzędzia (np. Visio).

A jeśli projektant obiegów nie radzi sobie z komunikacją, modelowaniem i zarządzaniem procesami, można użyć osobnego narzędzia do „mapowania procesów”, tak?

WEBCON jest inny. Nasze schematy obiegów są zaskakująco proste. Dla nas to właśnie ogólny schemat przedstawiający kolejne etapy i ścieżkę przebiegu procesu jest punktem wyjścia.

A co z czynnościami, które odbywają się w trakcie i pomiędzy poszczególnymi etapami? Też są uwzględnione: przejrzyście zorganizowane, dostępne za jednym kliknięciem. Do zaprojektowania procesu i wyjaśnienia jego przebiegu wystarczy jeden interaktywny schemat. Nie trzeba robić wiele razy tego samego.

Zbuduj rozwiązanie dla obiegów, zaczynając od – uwaga – obiegu!

Czy to nie dziwne, że w przypadku większości platform tworzenie obiegów (workflow) zaczyna się od danych? Trzeba opracować schematy danych jeszcze zanim powstanie proces, w którym będą wykorzystywane. Zwykle dane nie są nawet częścią tworzonego rozwiązania – znajdują się zupełnie gdzie indziej.

Jeśli wprowadzasz dane już na etapie budowania, powinieneś mieć pod ręką odpowiednie źródło danych i przygotować się na ręczną rekonfigurację połączeń po wdrożeniu w środowisku produkcyjnym.

W WEBCON proces biznesowy nie jest statystą – gra główną rolę. Nasza platforma pozwala zacząć pracę od opracowania obiegu, przetestowania logiki, a następnie określenia danych potrzebnych do procesu. To proces odpowiada za dane i decyduje o doświadczeniu użytkownika.

Doświadczenie użytkownika zależy od procesu

Chcesz, aby na poszczególnych etapach procesu użytkownicy widzieli co innego w swoich formularzach?

Większość dostępnych platform zawiera moduł projektowania formularzy, ale jest on ściśle powiązany z danymi, nie z procesem. Moduł projektowania formularzy może być nawet całkiem niezależny od obiegu (workflow) i koniec końców to użytkownik musi wymyślić, w jaki sposób będą one ze sobą współpracować. Inne platformy generują oddzielne formularze dla każdego zadania użytkownika. Jest to świetne rozwiązanie w teorii (formularze są prostsze), ale koszmarne w utrzymaniu (dziesięć zadań = dziesięć formularzy).

WEBCON jest inny. Zazwyczaj wystarczy zaprojektowanie jednego formularza. Po przypisaniu użytkownikom zadań w obiegu otwierają oni ten sam formularz – jednak jest on dynamicznie dostosowywany do każdego użytkownika i jego zadania. Formularz powstaje na podstawie informacji przekazanych z obiegu i dzięki temu wie, co ma wyświetlić i jak powinien się zachowywać. Konfiguracja najczęściej nie wymaga skryptów i odbywa się błyskawicznie.

Ścieżka audytu to coś więcej niż wiersz w tabeli z danymi

Niektóre systemy obiegów (workflow) pozbywają się historii obiegów, jeśli dojdzie do jej „przedawnienia”. Inne platformy przechowują dane przez długi czas, jednak w postaci prostej telemetrii. Jeszcze inne pozwalają rejestrować konkretne wydarzenia i później generować raporty na ich podstawie, ale utworzenie, utrzymanie i wykorzystanie tych danych wymaga dodatkowej pracy.

WEBCON jest inny. Automatycznie zbieramy statystyki dotyczące obiegów. Utrzymujemy szczegółową, łatwą do skontrolowania historię wszystkich zdarzeń, dat ich wystąpienia oraz ich autorów. Na każdym etapie przechowujemy różne wersje formularzy, w tym załączników.

Elementy te można zobaczyć w formularzach, w środowisku projektowym oraz w dedykowanych raportach.

A archiwizacja lub migracja procesu obejmuje również ścieżkę audytu.

Żadnych niepożądanych przestojów ani spowolnień

Jeżeli dany proces trwa „zbyt długo”, niektóre systemy zarządzające obiegami (workflow) czasami nie wiedzą, co zrobić, a nawet generują błędy. Uruchomione obiegi zużywają zasoby. Jeszcze inne systemy mogą nie radzić sobie zbyt dobrze z wieloma jednoczesnymi procesami. W niektórych uzależniono ilość i szybkość pracy od ceny.

WEBCON jest inny. Uruchomiona instancja procesu jest domyślnie w stanie spoczynku. Jedyne zużywane zasoby służą przechowywaniu w bazie danych. Procesy mogą działać latami, jeśli jest taka potrzeba. Wybudzi je kliknięcie przycisku, zaplanowane wydarzenie, wywołanie usługi sieci Web, przychodzące wiadomości itd. Nie będą jednak „chodzić na jałowym biegu”, zużywając przy tym zasoby.

Oznacza to, że możesz mieć uruchomionych wiele obiegów jednocześnie. Bardzo wiele. Całe mnóstwo.

Do przodu, do tyłu, na boki – w każdym dowolnym kierunku

Większość platform ma charakter liniowy lub sekwencyjny. Mogą one zawierać zapętlenia, rozgałęzienia lub przeskoki, ale ostatecznie obieg (workflow) zaczyna się w jednym miejscu, a kończy w drugim.

WEBCON jest inny. Obiegom można nadać dowolny kierunek, mogą się kończyć na wiele różnych sposobów.

Ale „zakończony” wcale nie oznacza „ostateczny”. W razie potrzeby można przywracać instancje już zakończonych obiegów i ponownie je aktywować. Wydawało się, że to koniec pracy, ale nagle trzeba coś poprawić? To się zdarza i nie stanowi już problemu.

Zmieniaj co chcesz i kiedy chcesz

Mówiliśmy już o zmianie ścieżki obiegu (workflow) w dowolnym momencie, ale to dopiero początek. Również w schematach danych można wprowadzać modyfikacje, a ich efekt będzie widoczny od razu. Podobnie jak w wyglądzie formularzy, regułach biznesowych… Praktycznie wszędzie!

W WEBCON zbudowaliśmy już mnóstwo aplikacji i wiemy, że wymagania użytkowników często i znacząco się zmieniają. Czasami ktoś po prostu zmienia zdanie, ale częściej pojawiają się nowe okoliczności wymagające dostosowania aplikacji.

Projektując WEBCON , wyszliśmy z założenia, że musimy zagwarantować możliwość ich częstego dostosowywania. To dlatego zawarte w nich schematy są tak czytelne – aby użytkownicy mogli łatwo wybrać, co jest im potrzebne. To dlatego wystarczy jedno kliknięcie, aby się dowiedzieć, na które aplikacje będą miały wpływ zmiany i w jaki sposób. To dlatego każdą modyfikację obiegu, formularza, schematu czy pulpitu nawigacyjnego można wprowadzić bez ponownego uruchamiania wszystkich działających procesów.

Tak, warto wybrać WEBCON

Może się wydawać, że WEBCON jest zbyt zaawansowanym narzędziem, aby stosować je do najprostszych automatyzacji typu „gdy dzieje się to, zrób tamto”. Ale właściwie… dlaczego nie? WEBCON to jeden produkt, który można wykorzystać do wszystkiego, od pomniejszych automatyzacji do rozległych procesów biznesowych na skalę całego przedsiębiorstwa.

Gdy kilkanaście lat temu nasi inżynierowie projektowali tę platformę, opierali się na informatycznej koncepcji automatów. To dlatego pomiędzy poszczególnymi krokami platforma pozostaje w stanie spoczynku. To dlatego można wprowadzać dowolne zmiany w trakcie działania. To dlatego obiegi mogą kształtować zachowanie formularzy. Wszystko to dzięki tej jednej decyzji na etapie projektowania, która z roku na rok przynosi wielkie korzyści.

Chcesz wiedzieć, jak tworzymy formularze, ale lepsze? Sprawdź >

A może interesuje Cię, jak można lepiej budować aplikacje na platformie low-code? Sprawdź >