Artykuły

Automatyzacja procesów w firmie: jak zrobić to dobrze?

W erze cyfrowej transformacji o automatyzacji zadań i procesów biznesowych napisano już wiele. I choć w każdej firmie wygląda ona nieco inaczej, istnieje kilka uniwersalnych czynników, na które warto zwrócić uwagę po to, by szybko wdrożyć usprawnienia, a przede wszystkim, żeby osiągnąć zamierzone efekty i cele. W końcu zarówno digitalizacja, jak i automatyzacja działalności przedsiębiorstwa ma realnie ułatwiać prowadzenie biznesu i osiąganie przewagi konkurencyjnej, a nie być jedynie sztuką dla sztuki i próbą wpisania się w modny aktualnie trend. Co więc należy wziąć pod uwagę przy planowaniu cyfryzacji? Jakie procesy wybrać na pierwszy ogień? Która metodyka wdrożeniowa sprawdzi się najlepiej?

 

 

Narzędzia zmian wybieraj przyszłościowo

Jednym z najważniejszych, a zarazem podstawowych składników potrzebnych do osiągnięcia sukcesu w automatyzacji jest wybór odpowiedniej technologii do wprowadzania usprawnień. Tu na pewno warto wziąć pod uwagę coraz popularniejsze platformy low-code, które z jednej strony zapewniają ogromne możliwości i szybkość w tworzeniu „szytych na miarę”, w pełni funkcjonalnych  rozwiązań, a z drugiej - nie uzależniają nas od konkretnych zespołów deweloperskich.

Narzędzie, na które się zdecydujemy powinno umożliwić nam maksymalne skupienie się na warstwie merytorycznej automatyzowanych procesów, przy zachowaniu prostego i powtarzalnego wyglądu każdej z tworzonych aplikacji biznesowych. Ujednolicony interfejs to duża oszczędność czasu dla zespołu wdrożeniowego, który może wykorzystywać elementy zastosowane w innych konfiguracjach i nie musi za każdym razem zastanawiać się jakich kolorów i ikon użyć w projekcie. Dodatkowo spójny wizualnie system ułatwia korzystanie z niego użytkownikom na każdym poziomie biegłości technologicznej.

Wybierając rozwiązanie IT do swojej firmy warto także sprawdzić, jak szybko jest ono w stanie reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym wiążące się np. z koniecznością modyfikacji dostępu do aplikacji lub nadaniem nowych, aktualizowaniem instancji workflow, czy zastępstwami na czas nieobecności pracowników. Funkcjonowanie w zmiennych warunkach prowadzenia firmy oznacza również, że cykl życia niektórych ze stworzonych przez nas aplikacji biznesowych może po pewnym czasie dobiec końca. Ważne jest zatem także, by taką aplikację dało się bezpiecznie zarchiwizować bez obawy o utratę danych lub problemy w działaniu. Warto zwrócić uwagę również na kilka innych funkcjonalności, mających bezpośredni i praktyczny wpływ na to, jak wygląda nie tylko budowanie, ale również późniejsze utrzymanie i rozwój wdrożonych automatyzacji. Będą to m.in.:

  • łatwa skalowalność i integracja z innymi systemami,
  • raportowanie,
  • możliwość zamieszczenia załączników i instrukcji dla użytkowników,
  • reużywalność mechanizmów,
  • transport pomiędzy środowiskami (developerskim, testowym i produkcyjnym),
  • autodokumentacja,
  • audyt,
  • podgląd historii zmian.

 

Spójrz na procesy z lotu ptaka i przez lupę

Proces biznesowy to coś więcej niż tylko określenie, w jaki sposób wykonujemy pewne czynności w firmie. To raczej operacyjna manifestacja strategii organizacji. Już samo uświadomienie sobie powyższej definicji prowadzi do wniosku, że planując wdrażanie polityki cyfryzacji w firmie, pierwszym zadaniem powinno być szczegółowe rozrysowanie i dogłębne zrozumienie procesów, które chcemy usprawniać. I to niezależnie od tego, czy zautomatyzować chcemy duży obszar działalności firmy, czy tylko pojedynczy obieg. Od początku warto zachować możliwie szeroki kąt i perspektywiczność spojrzenia.

 

Procesy biznesowe w firmie możemy podzielić na dwie grupy:

kluczowe (tzw. core’owe) dla funkcjonowania firmy

wspierające, czyli takie, których zakłócenie utrudnia działanie organizacji, ale go nie zatrzymuje.

 

Do procesów kluczowych należą z reguły wszystkie te związane z zewnętrzną stroną prowadzenia biznesu, w tym np. kontaktem z klientami. Druga grupa procesów to systemy back-office, które wspierają firmę i jej pracowników od wewnątrz – w tym zarządzanie urlopami, delegacjami czy onboarding.

Może się też zdarzyć, że procesy wspierające w jednej organizacji okazują się kluczowe w innej, wszystko zależy od specyfiki prowadzonego biznesu. Przykładowo, dla firmy, której podstawą działalności jest przetwarzanie pism od klientów w określonym ustawowo czasie, procesy kancelaryjne, najczęściej traktowane w organizacjach jako wspierające, nabierają kluczowego znaczenia – tłumaczy Aleksandra Kudera, Dyrektor Działów Wdrożeń i Konsultingu w WEBCON.

Część przedsiębiorstw zaczyna automatyzację od usprawnienia jednego konkretnego obiegu, sprawiającego w danym momencie najwięcej trudności. Inne firmy skupiają się nie tyle na obszarach, co na wybranej grupie odbiorców, by ułatwić i przyspieszyć ich codzienną pracę. Jeszcze inne organizacje od razu decydują się na cyfryzację jednego z kluczowych procesów, ale zmiany wdrażają stopniowo, by pracownicy mieli szansę oswoić się z nadchodzącymi przekształceniami. Jedno nie ulega wątpliwości: niezależnie od wybranego wariantu działań w odniesieniu sukcesu najbardziej przydaje się metoda małych kroków, czyli zastosowanie automatyzacji do zarządzania najpierw jednym procesem biznesowym. Usprawnienie konkretnego obiegu zakończone powodzeniem najczęściej prowadzi do potrzeby kolejnych uproszczeń.

 

Dobierz metodykę wdrażania do charakteru projektu

Kiedy już wyłonimy proces biznesowy, który chcemy usprawnić, warto zastanowić się nad tym, jak duży obszar działalności firmy on obejmuje, ile działów zaangażowanych jest w jego realizację oraz jakich rezultatów oczekujemy po przeprowadzeniu automatyzacji. Od tego, na ile z tych pytań jesteśmy w stanie precyzyjnie i wyczerpująco odpowiedzieć, zależy jaka metodyka tworzenia oprogramowania i prac wdrożeniowych będzie dla nas optymalna.

Klasyczne podejście waterfall dobrze sprawdzi się przy projektach, w których dokładnie wiemy, czego potrzebujemy i jak zamierzamy to osiągnąć. Na etapie analizy spisujemy listę wymagań dotyczących projektu, ustalamy ramy czasowe oraz wybieramy procedury już istniejące w firmie, które chcemy odwzorować w systemie. Następnie przechodzimy przez tradycyjne etapy modelu kaskadowego, w ramach, którego rozpoczęcie kolejnego etapu prac jest możliwe dopiero po ukończeniu poprzedniego. Podejście waterfall najczęściej wykorzystywane jest przy procesach z obszaru finansowego i jakościowego firmy, takich jak: faktury, zamówienia, wnioski inwestycyjne, budżetowanie czy procedury ISO.

Do projektów, w których rozpoznaliśmy kluczowe założenia, ale zakładamy, że w miarę prac nad wdrożeniem mogą one ulec zmianom warto wybrać metodykę agile. W połączeniu z zasadą Pareto, która głosi, że 80% efektów można uzyskać dzięki 20% nakładom pracy, podejście zwinne wprowadza zupełnie nowy paradygmat dostarczania rozwiązań informatycznych. Nie tworzymy już odległej w czasie wersji finalnej systemu, tylko odsłonę 1.0, która od razu zawiera podstawowe funkcjonalności, czyli jest gotowa do użytku. Dobrym przykładem jest tu np. aplikacja do zarządzania projektami. Jedyne, czego potrzebujemy do tego, aby uruchomić ją produkcyjnie to:

  • wykaz projektów,
  • spis pracowników, którzy w dany projekt są zaangażowani,
  • lista zadań, jakie zamierzamy konkretnym osobom przypisać.

W kolejnych iteracjach możemy dodawać elementy takie jak:

  • raportowanie czasu,
  • weryfikacja wydatków,
  • perspektywa finansowa projektu.

Co istotne, dalsze rozwijanie już działającej aplikacji nie zaburza jej codziennego działania.

W dobie Czwartej Rewolucji Przemysłowej kreatywne piony biznesowe na porządku dziennym dostarczają wręcz całe listy pomysłów na to, jak usprawnić i wyróżnić swoją firmę w gronie konkurencji. Nie wszystkie z nich okażą się warte w pełni produkcyjnego wdrożenia w życie, ale przed podjęciem decyzji o zaimplementowaniu nowej technologii warto ją najpierw przetestować w warunkach kontrolowanych. Do tego służy podejście Proof-of-Concept bazujące na metodykach Rapid Prototyping oraz Failure-as-a-Service (FaaS). To pewnego rodzaju pilotaż, w ramach którego, mając jedynie zarys pomysłu na aplikację biznesową, projektujemy jej pierwszą wersję i od razu poddajemy ją testom.

Dzięki temu jesteśmy w stanie szybko i tanio sprawdzić, czy obszar, w którym chcemy wprowadzić usprawnienia, faktycznie tego potrzebuje oraz czy pracownicy danego działu są gotowi na zmiany i będą chcieli nowego narzędzia używać – wyjaśnia Aleksandra Kudera i dodaje − jeśli testy wykażą brak przydatności czy możliwości praktycznego wykorzystania nowej technologii, możemy w każdej chwili odłożyć jej rozwój w czasie lub nawet całkowicie z niej zrezygnować – co ważne, bez poczucia większej straty czasu i pieniędzy (tzw. Fast Fail).

 

Przeanalizuj środowisko technologiczne firmy i zależności pomiędzy systemami

Automatyzacja procesu biznesowego, która wiąże się z wprowadzeniem nowego narzędzia informatycznego powinna być poprzedzona rozpoznaniem stanu dotychczasowej architektury IT w firmie. Zdecydowana większość przedsiębiorstw, zwłaszcza średnich i dużych, korzysta na co dzień z oprogramowania ERP, działającego jako system core’owy ewidencjonujący działalność biznesową organizacji oraz z różnych systemów dziedzinowych wspomagających te procesy w firmie, które wyróżniają ją na rynku i decydują o jej innowacyjności. Jeśli infrastruktura systemowa jest mocno rozbudowana, a przy tym pełna zależności, to niewzięcie ich pod uwagę przy wprowadzaniu kolejnego systemu IT, może odnieść skutek odwrotny do zamierzonego: zamiast ułatwiać pracę, dodatkowo ją sobie utrudnimy i jeszcze bardziej skomplikujemy informatyczny ekosystem organizacji. Żeby tak się nie stało, z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia, takie jak platformy do zarządzania procesami biznesowymi (Business Process Management). Działają one analogicznie do parasola: niezależnie od tego, ile systemów middleware już funkcjonuje w firmie, platforma BPM może je objąć, integrując się z nimi wszystkimi, porządkując je i optymalizując ich pracę.

Wykorzystanie zewnętrznych technologii, zintegrowanych z oprogramowaniem ERP, ale jednocześnie pozostających od niego niezależnymi, sprawia, że firmy nie muszą już obawiać się rosnących kosztów utrzymania obecnie działających systemów, utrudnień w przeprowadzeniu ich sprawnej aktualizacji czy problemów z customizacją – zapewnia Aleksandra Kudera. W efekcie organizacje mogą sobie pozwolić na większą elastyczność, a pracownicy działu IT urastają do rangi superbohaterów w oczach kolegów z pionów biznesowych.

 

Określ złożoność wdrażanej aplikacji biznesowej

Decydując się na cyfryzację i automatyzację procesów biznesowych warto się jeszcze zastanowić nad złożonością aplikacji biznesowych, które na koniec dnia mają powstać. Intuicyjnie łatwo wywnioskować, że im bardziej skomplikowany proces biznesowy, tym bardziej zaawansowana będzie aplikacja, którą wykorzystamy do jego usprawniania. Nie powinniśmy jednak przyjmować tego założenia za pewnik. Czasem prosta aplikacja w jednej firmie (taka jak np. wnioski urlopowe), w innej może okazać się bardzo złożona.

Do prostych i łatwych w implementacji aplikacji biznesowych (gdzie mamy na myśli proces z 2-3 krokami i kilkoma polami na formularzu), od których firmy często rozpoczynają cyfryzację należy np.:

  • monitorowanie czasu pracy,
  • archiwizowanie umów,
  • zapotrzebowania sprzętowe,
  • helpdesk,
  • wypożyczenia samochodów na delegacje.

Szybki sukces, niskie ryzyko, możliwość rozbudowy oraz niski próg wejścia dla użytkowników końcowych to szczególnie dobry pomysł dla stawiających pierwsze kroki na polu cyfrowej transformacji.

Złożone aplikacje to systemy często nieszablonowe, wyposażone w wiele modułów, rozbudowane formularze i wielostopniową akceptację.

Jednym z ciekawszych przykładów takich skomplikowanych rozwiązań w naszym portfolio jest kompleksowe narzędzie do obsługi dostaw ciepła, zaprojektowane dla lidera branży ciepłowniczej na Pomorzu. Połączyliśmy w nim kilkanaście procesów biznesowych począwszy od podpisania umowy na obsługę danego lokalu, przez komunikację z brygadami, włączanie i wyłączanie ciepła w kaloryferach, aż po zarządzanie awariami i obsługę reklamacji – wylicza Aleksandra Kudera.

Inne złożone aplikacje dotyczyć mogą np.:

  • procesów leasingowych i pożyczkowych,
  • zarządzania etapami produkcji,
  • rejestracji obecności pracowników w firmie międzynarodowej, której oddziały funkcjonują w różnych strefach czasowych.

Najbardziej złożone, skomplikowane rozwiązania jakie wdrażają nasi klienci to np. takie, które składają się z wielu aplikacji, a każda z nich składa się 5, 10 a nawet 30 procesów, z rozbudowanymi formularzami, wielostopniową akceptacją, oraz dużą grupą osób zaangażowanych – dodaje.

We wszystkich tych przypadkach zastosowanie wysokiej klasy platform low-code pozwala stworzyć elastyczny i innowacyjny ekosystem jednorodnych aplikacji biznesowych, szytych na miarę i dostosowanych do aktualnych potrzeb konkretnej organizacji.

Nasi klienci mają średnio po około 20 obiegów: od firm, gdzie funkcjonuje jedna aplikacja, do takich, które potrafią mieć nawet po 300 aplikacji, o różnym stopniu złożoności i znaczenia dla organizacji. Niektóre firmy wdrożyły 2-3 procesy i na jakiś czas powiedziały „STOP”, a po np. 2-3 latach reaktywowały się z nowymi pomysłami – podsumowuje Aleksandra Kudera.

 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on reddit
Share on email

JAK ZBUDOWAĆ APLIKACJĘ BIZNESOWĄ W 45 MIN.

POZNAJ HISTORIE
NASZYCH KLIENTÓW

ZOBACZ I WYPRÓBUJ
ZA DARMO

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
O WEBCON BPS?

top