Elektroniczny obieg onboardingu pracowników

Wdrożenie elektronicznego obiegu onboardingu (wdrożenia) pracowników w WEBCON BPS pozwala skrócić czas wdrożenia nowych pracowników i upewnić się, że wszystkie czynności związane z przygotowaniem miejsca ich pracy zostaną ukończone przed startem okresu zatrudnienia. Dzięki temu, nowy pracownik wie, że trafił we właściwe miejsce, a firma ma pewność, że szybko osiągnie oczekiwaną efektywność.

Automatyzacja procesów związanych z przygotowaniem miejsca pracy i wdrożeniem pracowników jest jednym z najważniejszych celów szybko rozwijających się organizacji, dla których rekrutacja nowych pracowników stanowi wyzwanie. Powód jest prosty – badania wskazują jednoznacznie, że pierwsze dni pracy w nowej firmie, a w szczególności postrzegany przez pracownika stopień poukładania jej wewnętrznych procesów, mają wyraźny wpływ na jego motywację i budowę przeświadczenia, że podjął decyzję o dołączeniu do właściwej organizacji.

Nie ulega zatem wątpliwości, że onboarding (wdrożenie) pracowników jest jednym z najważniejszych procesów firmowych, a jego profesjonalizacja jest istotnym elementem rozwoju rozwijających się przedsiębiorstw. Proces nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji niskiego poziomu bezrobocia i w branżach, gdzie konieczna jest wiedza specjalistyczna a pozyskanie pracowników wiąże się z wysokimi kosztami.

Szczegółowy sposób realizacji procesu wdrożenia pracownika jest uzależniony od specyfiki firmy i zasadza się na wypracowanych przez nią najlepszych praktykach. Najczęściej wspieramy następujące obszary onboardingu (wdrożenia):

• Przeprocesowanie dokumentów formalnych oraz przeprowadzenie badań pracowniczych
• Przygotowanie miejsca pracy, udzielenie dostępów do systemów informatycznych
• Przeprowadzenie podstawowych szkoleń i tzw. orientacji pracownika

Wspólny zestaw wymagań biznesowych dla systemu wsparcia onboardingu pracowników obejmuje następujące punkty:

• Jednoznaczne określenie poszczególnych kroków procesu wdrożenia pracownika i kolejności ich realizacji
• Przypisanie odpowiedzialności za realizację poszczególnych zadań w procesie
• Możliwość stałego monitorowania postępów onboardingu (wdrożenia) oraz stopnia gotowości do przyjęcia pracownika

Proces onboardingu podlega zmianom i dostosowaniom, obejmującym obsługę nowych komórek organizacyjnych i zmiany w strukturze firmy, i wynikające z niej zmiany odpowiedzialności. Często jest on również łączony z elektronicznym rejestrem wakatów i procesami rekrutacji oraz off-boardingiem pracowników (elektroniczną kartą obiegową).

Przebieg procesu onboardingu (wdrożenia) pracowników

Najczęstszym schematem przebiegu procesu onboardingu jest:

• Start procesu onboardingu w wyniku zakończenia procesu rekrutacji – w przypadku rekrutacji prowadzonej z użyciem systemów informatycznych (na przykład odrębnej aplikacji w WEBCON BPS), możliwe jest automatyczne uruchomienie procesu i przekazanie wszystkich dostępnych danych dotyczących zarówno pracownika, jak i stanowiska, na które jest rekrutowany.

Na tym etapie pracownik działu kadr we współpracy z przełożonym pracownika określa przebieg onboardingu, wybierając m.in.: parametry umowy z pracownikiem, zakres wymaganych uprawnień (w zakresie bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji), katalog wymaganych szkoleń (w zakresie podstawowych szkoleń orientacyjnych i szkoleń specjalistycznych, stanowiskowych), zestaw procedur z jakimi zapoznać się musi nowy pracownik, dostępność świadczeń dodatkowych (takich jak plany emerytalne, dostęp do obiektów sportowych, prywatna opieka medyczna), zakres przekazywanego pracownikowi sprzętu (biurowego, IT, flota).

Powyższa lista nie jest zamknięta i może być dowolnie kształtowana na etapie wdrożenia i później, by odpowiadać specyfice działalności firmy. Sam przebieg onboardingu może być określany indywidualnie dla pracownika lub w oparciu o zarządzany przez dział kadr katalog stanowisk / ról pracowniczych.

• Lista wybranych czynności onboardingowych jest następnie potwierdzana zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami. Przykładowo, wybrany poziom uprawnień dostępu do systemów lub lokalizacji firmy może wymagać akceptacji oficera bezpieczeństwa czy inspektora BHP.
• W trakcie zbierania akceptacji, użytkownicy doprecyzowują zakres realizowanych czynności – np. przydzielenie firmowego laptopa może wymagać wprowadzenia jego numeru seryjnego, a przypisanie samochodu służbowego – określenia limitu kilometrów czy sposobu rozliczania. Dane zbierane są za pomocą formularzy i pozostają dostępne do późniejszego przeglądania oraz dla raportów zbiorczych.
• Poszczególne czynności są realizowane niezależnie i równolegle przez odpowiedzialne za nie osoby i departamenty, a status działań jest na bieżąco dostępny zarówno dla działu HR jak i przełożonego zatrudnianego pracownika.

Automatyzacja w procesie onboardingu:

• Osoby zaangażowane w proces onboardingu są automatycznie i na bieżąco informowane o realizacji poszczególnych etapów procesu i przypisywanych do nich zadaniach za pomocą notyfikacji e-mail. Przykładowo, przyznanie uprawnień dostęp do systemów IT, skutkujące generacją hasła, oznacza automatyczne wysłanie wiadomości e-mail do pracownika. Podobnie, przypisanie pracownika do szkolenia orientacyjnego oznacza automatyczne wysłanie wiadomości e-mail ze szczegółami wydarzenia. Dzięki temu, użytkownicy mają mniej pracy, a organizacja uzyskuje pewność, że wszystkie wymagane informacje są przekazywane na czas do właściwych osób.
• Automatyczna generacja dokumentów w procesie (np. protokołu ze szkolenia BHP).
• Mechanizm eskalacji automatycznie monitoruje terminy realizacji zadań w zestawieniu z planowanym czasem rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Odpowiednie osoby są informowane, jeśli istnieje ryzyko niedotrzymania terminów w procesie.
• Automatyczne (za pomocą wbudowanych integracji, webservices, PowerShell, …) ustawianie uprawnień w systemach IT oraz przesyłanie danych z procesu rekrutacji do zewnętrznych rozwiązań (np. do modułu HR systemu ERP).
• Automatyczna analiza przebiegu procesu realizowana przez sztuczną inteligencję (AI) pomagająca wychwycić sytuacje odbiegające od standardu i zidentyfikować problemy.

Elektroniczny system onboardingu (wdrożenia) nowych pracowników może być wdrażany w dowolnej konfiguracji i obejmować zarówno jedynie podstawowe zadania onboardingowe jak też realizować automatyzacje poszczególnych czynności składowych (np. obsługa szkoleń orientacyjnych). Dzięki technologii InstantChange™ , system może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia oraz po uruchomieniu produkcyjnym.

Najważniejsze korzyści biznesowe:

Korzyści biznesowe związane z wdrożeniem w firmie elektronicznego systemu onboardingu (wdrożenia) nowych pracowników w oparciu o WEBCON BPS związane są z:

• Dopilnowaniem przez rozwiązanie terminowej realizacji wszystkich czynności przewidzianych w procesie onboardingu.
• Usprawnieniem komunikacji pomiędzy wieloma departamentami zaangażowanymi w proces.
• Wprowadzeniem przejrzystego informowania o statusie zadań realizowanych w różnych miejscach w organizacji.
• Eskalowaniem w sytuacjach zagrożenia dotrzymania terminów wynikających z procesu zanim nastąpi faktyczne opóźnienie.
• Zbieraniem wszystkich dokumentów w procesie w jednym miejscu, tak by były następnie dostępne w ramach teczki pracownika.
• Zmniejszeniem ilości pracy menedżerów, pracowników działu HR i departamentów IT poprzez wprowadzenie automatyzacji poszczególnych czynności – od automatycznej generacji dokumentów po automatyczne wprowadzanie danych do systemów kadrowych.

Szczególnie istotne cechy i funkcjonalności WEBCON BPS:

Bardzo istotnymi z praktycznego punktu widzenia cechami i funkcjami platformy WEBCON BPS w kontekście realizacji elektronicznego systemu onboardingu (wdrożenia) nowych pracowników są:

• Możliwość zamodelowania dowolnej ilości etapów i ścieżek onboardingu, uwzględniających specyfikę stanowiska, rodzaj wykonywanych czynności i strukturę organizacyjną firmy.
• Dostęp do systemu i możliwość realizacji zadań w procesie onboardingu przez przeglądarkę internetową lub dedykowane aplikacje mobilne (Android, iOS), jak również w obrębie portalu Microsoft SharePoint Online, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office 365, Microsoft Teams oraz bezpośrednio w Microsoft Outlook.
• Sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
• Możliwość łatwej modyfikacji przebiegu onboardingu w przypadku zmiany procedur lub struktury organizacyjnej – dzięki autorskiej technologii InstantChange™.
• Przejrzyste raportowanie przebiegu procesu onboardingu wraz z audytowalną historią realizacji czynności.
• Raportowanie przebiegu procesu onboardingu, w tym identyfikacja wąskich gardeł (czynności, kroków i osób wstrzymujących proces).
• Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. np. katalogu stanowisk z modułu HR), jak i automatyzacji wprowadzania danych do systemów HR, nadawnia uprawnień, tworzenia kont domenowych Active Directory, etc.
• Wbudowana skalowalność, która pozwala na obsługę dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników (również powyżej kilkunastu tysięcy osób).
• Bezpieczeństwo danych, w tym możliwość łatwej anonimizacji danych pracowników w zgodzie z zapisami GDPR (RODO).
• Możliwość rozszerzenia aplikacji onboardingu o obsługę procesów powiązanych, takich jak rejestracja wakatów, rekrutacja pracowników, nadawanie uprawnień do systemów informatycznych, off-boarding (karta obiegowa), etc.