Elektroniczny obieg onboardingu pracowników

Wdrożenie elektronicznego obiegu onboardingu nowych pracowników w WEBCON BPS pozwala skrócić czas wdrożenia nowozatrudnionych członków zespołu i upewnić się, że wszystkie czynności związane z przygotowaniem miejsca ich pracy zostaną ukończone przed rozpoczęciem okresu zatrudnienia. Dzięki temu nowy pracownik wie, że trafił we właściwe miejsce, a firma ma pewność, że szybko osiągnie oczekiwaną efektywność.

Automatyzacja procesów biznesowych związanych z wdrożeniem nowych pracowników jest jednym z najważniejszych celów szybko rozwijających się organizacji. Powód jest prosty – badania wskazują jednoznacznie, że pierwsze dni pracy w nowej firmie, a w szczególności postrzegany przez pracownika stopień poukładania jej wewnętrznych procesów, mają wyraźny wpływ na jego motywację, zaangażowanie i budowę przeświadczenia, że dołączył do dojrzałej i dobrze zorganizowanej firmy.

Nie ulega zatem wątpliwości, że onboarding jest jednym z najważniejszych procesów firmowych, a jego profesjonalizacja jest istotnym elementem rozwoju rozwijających się przedsiębiorstw. Proces nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji niskiego poziomu bezrobocia i w branżach, gdzie konieczna jest wiedza specjalistyczna, a pozyskanie nowych pracowników wiąże się z wysokimi kosztami. Jak wykorzystać nowoczesne technologie i elektroniczny obieg dokumentów, by rozbudowywanie działów w organizacji o nowe talenty było sprawne i w krótkim czasie przekładało się na wzrost produktywności firmy?

Elektroniczny obieg dokumentów w procesie wdrażania nowego pracownika

Szczegółowy sposób realizacji procesu onboardingu nowego pracownika w oparciu o elektroniczny obieg dokumentów jest uzależniony od specyfiki firmy i opiera się na wypracowanych przez nią najlepszych praktykach. Najczęściej systemy wspierają następujące obszary:

• przeprocesowanie dokumentów formalnych oraz przeprowadzenie badań pracowniczych,
• przygotowanie stanowiska pracy, udzielenie dostępów do systemów informatycznych,
• przeprowadzenie podstawowych szkoleń i tzw. orientacji pracownika.

Wspólny zestaw wymagań biznesowych dla elektronicznego systemu obiegu dokumentów niezbędnych w procesie onboardingu obejmuje następujące etapy:

• jednoznaczne określenie poszczególnych kroków procesu wdrożenia nowego pracownika i kolejności ich realizacji,
• przypisanie odpowiedzialności za realizację poszczególnych zadań w procesie,
• możliwość stałego monitorowania postępów oraz stopnia gotowości do przyjęcia nowego pracownika.

Proces onboardingu podlega zmianom i dostosowaniom, obejmującym obsługę nowych komórek organizacyjnych oraz zmiany w strukturze firmy i wynikające z niej zmiany odpowiedzialności (np. dotyczące akceptowania wymaganych dokumentów). Często jest on również łączony z elektronicznym obiegiem umów, rejestrem wakatów i procesami rekrutacji oraz offboardingiem pracowników (elektroniczną kartą obiegową).

Onboarding: wyzwanie, które warto zaadresować odpowiednim narzędziem

W wielu organizacjach onboarding to nieuporządkowany proces, którego przebieg za każdym razem przebiega nieco inaczej. Brak powtarzalności rodzi chaos i sprawia, że z jednej strony osoby odpowiedzialne za wdrożenie nowego pracownika nie mają pewności, czy wszystkie niezbędne kroki zostały już wykonane (np. przygotowanie miejsca pracy, przyznanie dostępów itd.), a z drugiej – że komunikacja w firmie staje się nieefektywna. Wówczas problemy organizacyjne od razu stają się widoczne dla kandydata i mogą wpływać na niezadowolenie pracownika przytłoczonego ilością zadań i czasem spędzonym nad ręcznym uzupełnianiem wniosków i dokumentacji.

Powtarzalne, rutynowe zadania, o których łatwo zapomnieć w natłoku obowiązków, prowadzą do dużego obciążenia działu HR, a ręczne przenoszenie danych między rozproszonymi narzędziami powoduje frustrację zespołu.

Wdrożenie rozwiązania automatyzującego zadania związane z procesem onboardingu może wpłynąć na wyeliminowanie błędów związanych z ręcznym przenoszeniem danych oraz ograniczenie pomyłek w dokumentach (za sprawą opcji automatycznego generowania plików na podstawie szablonów). Stałe i automatyczne monitorowanie terminów realizacji poszczególnych zadań oraz jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdy element procesu pozwalają zwiększyć efektywność działania i lepiej przygotować firmę na przyjęcie nowego pracownika. To natomiast powoduje większą satysfakcję nowozatrudnionych. System do onboardingu daje też pewność, że w narzędziu znajdują się tylko aktualne dane, co zdecydowanie ułatwia raportowanie i weryfikację nadchodzących wyzwań kadrowych. Co więcej, wysokiej jakości dane są niezbędne w kontekście raportowania niefinansowego.

Przebieg procesu onboardingu nowego pracownika

Sprawnie przeprowadzony onboarding stanowi dobre rozpoczęcie współpracy, pozytywnie wpływa na poczucie bezpieczeństwa nowozatrudnionego pracownika i skraca czas potrzebny na zaaklimatyzowanie się w firmie. Dziś tempo pracy, rekrutacji i poszukiwania nowych członków zespołu jest tak szybkie, że tradycyjny obieg dokumentów często nie spełnia już swojej roli, utrudniając realizację procesu. Jak więc może wyglądać proces onboardingu oparty na elektronicznym obiegu dokumentów? Po pierwsze: koniec z ręcznym podpisywaniem umów czy wypełnianiem wniosków! Przekazywanie dokumentów w ramach organizacji nigdy nie było prostsze.

Schemat przebiegu procesu wdrożenia nowego pracownika:

• Rozpoczęcie onboardingu w wyniku zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku rekrutacji prowadzonej z użyciem systemów informatycznych i elektronicznych formularzy (na przykład odrębnej aplikacji w WEBCON BPS) możliwe jest automatyczne uruchomienie procesu i przekazanie do obiegu wszystkich dostępnych danych dotyczących zarówno pracownika, jak i stanowiska, na które jest rekrutowany. Na tym etapie pracownik działu kadr we współpracy z przełożonym pracownika określa przebieg onboardingu, wybierając m.in.:
  • parametry umowy z pracownikiem, dopełniając formalności,
  • zakres wymaganych uprawnień (w zakresie bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa danych),
  • katalog wymaganych szkoleń (w zakresie podstawowych szkoleń orientacyjnych i szkoleń specjalistycznych, stanowiskowych),
  • zestaw procedur z jakimi zapoznać się musi nowy pracownik,
  • dostępność świadczeń dodatkowych (takich jak plany emerytalne, dostęp do obiektów sportowych, prywatna opieka medyczna),
  • zakres przekazywanego pracownikowi sprzętu (biurowego, IT, flota).

Powyższa lista nie jest zamknięta i może być dowolnie modyfikowana na etapie wdrożenia i później, by odpowiadać specyfice działalności firmy. Sam przebieg onboardingu może być określany indywidualnie dla pracownika lub w oparciu o zarządzany przez dział kadr katalog stanowisk lub ról pracowniczych.

• Lista wybranych czynności onboardingowych jest następnie potwierdzana zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami.

• W trakcie zbierania akceptacji, użytkownicy doprecyzowują zakres realizowanych czynności – np. przydzielenie firmowego laptopa może wymagać wprowadzenia jego numeru seryjnego w odpowiednim wniosku, a przypisanie samochodu służbowego – określenia limitu kilometrów czy sposobu rozliczania. Dane zbierane są za pomocą formularzy i pozostają dostępne do późniejszego przeglądania oraz dla raportów zbiorczych.

• Poszczególne czynności są realizowane niezależnie w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i równolegle przez odpowiedzialne za nie osoby i departamenty, a status działań jest na bieżąco dostępny zarówno dla działu HR, jak i przełożonego zatrudnianego pracownika.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w onboardingu: automatyczne powiadomienia, elektroniczne formularze i automatyzacja zadań

Elektroniczny obieg onboardingowy pracowników może być wdrażany w dowolnej konfiguracji i obejmować zarówno jedynie podstawowe zadania onboardingowe, jak też realizować automatyzacje poszczególnych czynności składowych (np. obsługa szkoleń orientacyjnych, składanie wniosków, automatyczna notyfikacja członków zespołu, możliwość tworzenia nowych umów i formularzy). Dzięki technologii InstantChange™ system może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia, a nawet już po uruchomieniu produkcyjnym. Jak jeszcze można wykorzystać automatyzację w procesie onboardingu?

• Osoby zaangażowane w proces onboardingu są automatycznie i na bieżąco informowane o realizacji poszczególnych etapów procesu i przypisywanych do nich zadaniach za pomocą notyfikacji e-mail. Obieg dokumentów w wersji elektronicznej ułatwia przekazanie informacji do wszystkich współpracowników w ramach zespołu, a formularze ułatwiają rejestrowanie nowych wniosków bez potrzeby drukowania papierowych dokumentów. Przykładowo, przyznanie uprawnień dostępu do systemów IT, skutkujące generacją hasła, oznacza automatyczne wysłanie wiadomości e-mail do pracownika. Podobnie jest np. w przypadku przypisania pracownika do szkolenia orientacyjnego – takie działanie oznacza automatyczne wysłanie wiadomości e-mail ze szczegółami wydarzenia. Dzięki temu użytkownicy mają mniej pracy, a organizacja zyskuje pewność, że elektroniczny obieg zadba o to, by wszystkie wymagane informacje były przekazywane na czas do właściwych osób, nawet jeśli pracują w różnych miastach.
• Automatyczne generowanie dokumentów w procesie (np. protokołu ze szkolenia BHP).
• Mechanizm eskalacji automatycznie monitoruje terminy realizacji zadań w zestawieniu z planowanym czasem rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Odpowiednie osoby w firmie są informowane, jeśli istnieje ryzyko niedotrzymania terminów w procesie.
• Automatyczne (za pomocą wbudowanych integracji, webservices, PowerShell) ustawianie uprawnień w systemach IT oraz przesyłanie danych z procesu rekrutacji do zewnętrznych rozwiązań (np. do modułu HR systemu ERP).
• Automatyczna analiza przebiegu procesu realizowana przez sztuczną inteligencję (AI) pomaga wychwycić sytuacje odbiegające od standardu i zidentyfikować zaistniałe problemy.

Korzyści biznesowe – nie tylko dla działu HR

Korzyści biznesowe związane z wdrożeniem w firmie elektronicznego obiegu onboardingu pracowników w oparciu o WEBCON BPS w miejsce tradycyjnego obiegu dokumentów związane są z:

• Dopilnowaniem przez rozwiązanie terminowej realizacji wszystkich czynności przewidzianych w procesie onboardingu.
• Usprawnieniem komunikacji pomiędzy wieloma departamentami zaangażowanymi w proces oraz składania wniosków (automatyzacja zadań).
• Wprowadzeniem przejrzystego informowania o statusie zadań realizowanych w różnych miejscach w organizacji (automatyczne powiadomienia).
• Eskalowaniem w sytuacjach zagrożenia dotrzymania terminów wynikających z procesu zanim nastąpi faktyczne opóźnienie.
• Zbieraniem wszystkich dokumentów w procesie w jednym miejscu w obrębie elektronicznego obiegu dokumentów, tak by były następnie dostępne w ramach teczki pracownika (ten aspekt podnosi również bezpieczeństwo danych).
• Zmniejszeniem pracy menedżerów, pracowników działu HR i departamentów IT poprzez wprowadzenie automatyzacji poszczególnych czynności – od automatycznej generacji dokumentów, możliwości składania i weryfikacji wniosków, po automatyczne wprowadzanie danych do systemów kadrowych.

WEBCON BPS i jego wpływ na skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie nowych pracowników

Bardzo istotnymi z praktycznego punktu widzenia cechami i funkcjami platformy WEBCON BPS w kontekście realizacji elektronicznego obiegu onboardingu (wdrożenia) nowych pracowników są:

• Możliwość zamodelowania dowolnej ilości etapów i ścieżek onboardingu, uwzględniających specyfikę stanowiska, rodzaj wykonywanych czynności i strukturę organizacyjną firmy.
• Dostęp do systemu i możliwość realizacji zadań w procesie onboardingu przez przeglądarkę internetową lub dedykowane aplikacje mobilne (Android, iOS), jak również w obrębie portalu Microsoft SharePoint Online, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office 365, Microsoft Teams oraz bezpośrednio w Microsoft Outlook.
• Sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
• Możliwość łatwej modyfikacji przebiegu onboardingu w przypadku zmiany procedur lub struktury organizacyjnej – dzięki autorskiej technologii InstantChange™.
• Możliwość zintegrowania systemu z narzędziami do podpisu elektronicznego.
• Przejrzyste raportowanie przebiegu procesu onboardingu wraz z audytowalną historią realizacji czynności, w tym identyfikacja wąskich gardeł (czynności, kroków i osób wstrzymujących proces).
• Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. katalogu stanowisk z modułu HR), jak i automatyzacji wprowadzania danych do systemów HR, nadawania uprawnień, tworzenia kont domenowych Active Directory, etc.
• Wbudowana skalowalność, która pozwala na obsługę dużych wolumenów danych i dużej liczby pracowników (również powyżej kilkunastu tysięcy osób).
• Bezpieczeństwo danych, w tym możliwość łatwej anonimizacji danych pracowników w zgodzie z zapisami GDPR (RODO).
• Możliwość rozszerzenia aplikacji onboardingu o obsługę procesów powiązanych, takich jak rejestracja wakatów, rekrutacja pracowników, nadawanie uprawnień do systemów informatycznych, off-boarding (karta obiegowa), etc. oraz możliwość reużywania procesów powstałych w ramach onboardingu (umowy pracownicze, szkolenia, zadania itd.).