Nie takie wdrożenie straszne, jak je malują czyli cyfrowa transformacja w praktyce

Proces wdrażania i rozwoju cyfryzacji w firmie często porównywany jest przez praktyków do planowania podróży. Aby należała ona do udanych, trzeba przed wyjazdem określić, gdzie chcemy dotrzeć, jakimi środkami transportu oraz z góry wybrać atrakcje, jakie zamierzamy zobaczyć na miejscu. Bez wcześniejszego planu to, co miało być przyjemnym odpoczynkiem, może szybko zamienić się w stresujące błądzenie bez celu.

Cyfrowa transformacja, która zazwyczaj zaczyna się od wprowadzenia do organizacji nowoczesnych technologii, takich jak platformy do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPM (Business Process Management), również musi być dobrze zaplanowana. Przebieg wdrożenia takiego systemu w firmie można podzielić na następujące fazy: przygotowanie do projektu, analiza, konfiguracja, testy oraz uruchomienie. Etapy te łączą się w integralną całość, co oznacza, że każdy z nich jest równie ważny i powinien wystąpić niezależnie od tego, czy planujemy skomplikowaną cyfryzację dużej grupy procesów, czy tylko pojedynczego obiegu.

Poznanie klienta od podszewki

Projekt wdrożenia systemu BPM powinien zacząć się od kontaktu z klientem biznesowym i dokładnej analizy jego potrzeb. Na etapie przygotowania do pracy zbierane są szczegółowe informacje na temat planowanego wdrożenia, co pozwala określić jego cel i zakres merytoryczny. Niezwykle ważne w tej fazie jest dla nas to, by podczas spotkania z klientem nie tylko ustalić konkretne oczekiwania względem naszej pracy i wstępny harmonogram działań, ale również poznać szerszy kontekst funkcjonowania danej organizacji – jej cele biznesowe, pozycję na rynku i kulturę pracy wewnątrz – tłumaczy Aleksandra Kudera, Dyrektor Działów Wdrożeń i Konsultingu w WEBCON. I dodaje: chodzi o to, żeby dogłębnie zrozumieć motywacje stojące za potrzebą wprowadzania zmian oraz poznać odpowiedź na pytanie, jakie procesy biznesowe system ma docelowo usprawniać i jaką funkcję pełnić w organizacji. Bez tej wiedzy nie da się dobrze zaprojektować aplikacji, z których to biznes ma potem na co dzień korzystać.

Analizę czas zacząć

Zakres merytoryczny ustalony podczas pierwszego etapu to ramy, które w dalszej fazie należy wypełnić treścią. Do tego służą spotkania analityczne, podczas których zespół projektowy wspólnie z przedstawicielami biznesu i IT po stronie klienta określa interesariuszy projektu oraz precyzuje szczegóły merytoryczne i techniczne, takie jak np. integracja z już istniejącym w firmie oprogramowaniem ERP. Przede wszystkim jednak w tej fazie modelowany jest workflow, czyli definiowane są konkretne obiegi zadań i dokumentów oraz czynności, które mają być zautomatyzowane, ścieżki przejścia między nimi oraz to, pomiędzy jakimi działami lub jednostkami w organizacji ten przepływ ma przebiegać.

Syndrom wieży Babel

Ważnym elementem, na etapie analizy jest również doprecyzowanie wspólnie stosowanego słownictwa. Wbrew pozorom dotyczy to nie tylko biznesu, który często posługuje się hermetycznym żargonem lub potrzebuje rozwiązań IT do zarządzania bardzo specyficznymi dla ich branży obiegami. W trakcie spotkań często okazuje się, że nawet te procesy, które wydają się być uniwersalne w różnych firmach, mogą funkcjonować pod odmiennymi nazwami (np. skrót SOP może być rozwijany jako System Ocen Pracowniczych, ale również jako np. System do Obsługi Przyłączeń). Takie różnice trzeba jak najszybciej zidentyfikować i w razie potrzeby ujednolicić w ramach danej organizacji.

Wytypowanie ambasadorów zmiany

Spotkania analityczne to także dobry czas na wyłonienie naturalnych ambasadorów wdrożenia, którzy będą konsekwentnie wspierać swojego pracodawcę we wprowadzaniu i promowaniu nowego rozwiązania. Do zespołu projektowego oprócz organicznych orędowników dobrze jest zaprosić również osoby sceptycznie nastawione do projektu i związanych z nim zmian. Dając im możliwość współtworzenia systemu i wpływania na jego kształt, edukujemy ich i rozwiewamy ewentualne wątpliwości, w efekcie przekuwając początkową niechęć czy nawet opór w konstruktywne i proaktywne nastawienie i autentyczne zaangażowanie w projekt – podpowiada Aleksandra Kudera. Warto pamiętać o tym, że nie wszystkie organizacje są otwarte na zmiany; niektóre się ich obawiają, dlatego w procesie przekonywania pracowników do transformacji cyfrowej dobrze jest mieć jak najwięcej życzliwych i wspierających osób na pokładzie.

Testy szeroko ale pod baczną kontrolą

Kolejnym stadium na drodze do uruchomienia wdrożenia są testy. Jest to etap ważny nie tylko w wymiarze technicznym (wykrycie błędów i fragmentów wymagających korekty), ale również psychologicznym, bo w tej fazie silnie kształtuje się stosunek przyszłych użytkowników do systemu. Aby testy zakończyły się powodzeniem, warto zwrócić uwagę na kilka organizacyjnych aspektów. Po pierwsze: liczba testerów. Z jednej strony, im więcej osób chętnych do wypróbowania rozwiązania, tym lepiej. Może to jednak znacząco wydłużyć czas oczekiwania na informację zwrotną i prowadzić do nadmiernej iteracyjności, rozumianej w tym kontekście jako dzielenie użytkowników na zbyt wiele mniejszych grup, które zamiast jednocześnie sprawdzać działanie systemu, robią to w turach. Dlatego tak ważne jest sporządzenie harmonogramu i konsekwentne trzymanie się terminów w nim zawartych.

Iteracyjność może być jednym z powodów przedłużającego się etapu testów. Inny to np. obawa przed tym, że po zakończeniu fazy budowania nie będzie można już wprowadzać żadnych zmian, a platforma pozostanie na lata w tym samym kształcie. To nieuzasadnione wątpliwości. Żeby system BPM mógł spełniać zadanie, do którego został stworzony, czyli wspierać działalność firmy w każdym aspekcie jej funkcjonowania, musi być maksymalnie elastyczny – przekonuje Łukasz Malina, Wiceprezes WEBCON. Już sam wybór platformy typu no-code/low-code RAD (Rapid Application Development) to z pewnością dobra decyzja dla większości organizacji. Nie chodzi jednak jedynie o szybkie dostarczanie, budowanie aplikacji. Już na etapie wyboru rozwiązania trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, czy umożliwi ono na bieżąco, zgodnie z rytmem zmieniającego się z czasem i okolicznościami zapotrzebowania biznesu, wprowadzać modyfikacje, zarówno w fazie projektowania systemu, jak i potem, po wdrożeniu, bez przerywania ciągłości jego działania – tłumaczy.

Uwaga! Uruchomienie wdrożenia to dopiero początek

Wiele firm, zwłaszcza na początku drogi do cyfryzacji, utożsamia start działania platformy do zarządzania procesami biznesowymi z zakończeniem projektu wdrożenia. Tymczasem kroki, jakie organizacje podejmują po oddaniu systemu w ręce użytkowników są równie ważne, jak te wykonane podczas fazy konfiguracji. Aby wdrożenie rozwiązań klasy BPM zmieniło organizację pracy w wymiarze nie tylko technicznym, ale i mentalnym, użytkownicy systemu muszą chcieć z niego korzystać i rozumieć korzyści płynące z tego nie tylko dla organizacji, ale również ich samych.

Deloitte w swoim artykule pt. Wyzwania związane z adaptacją nowych technologii w firmie wymienia pięć kroków prowadzących do pomyślnego przyjęcia rozwiązań IT przez podwładnych. Wśród opisanych narzędzi wskazane jest m.in. zorganizowanie kompleksowego szkolenia ze szczegółowym omówieniem zalet systemu oraz stworzenie ciekawej i prowadzonej prostym językiem kampanii informacyjnej w firmie. Najważniejsze jednak to zapewnienie odpowiedniego do rzeczywistych potrzeb wsparcia w użytkowaniu narzędzia – szczególnie na samym, decydującym często o sukcesie całego przedsięwzięcia, początku pracy z nowym systemem. Angażując chociażby wspomnianych wcześniej ambasadorów zmiany, którzy będą odpowiadać na pytania i wątpliwości współpracowników, obniżamy sceptycyzm czy lęk przed korzystaniem z platformy i tworzymy w firmie atmosferę sprzyjającą przyswajaniu nowych technologii. A na tak przygotowanym podłożu kolejne projekty digitalizacji i automatyzacji będą z pewnością przebiegać jeszcze sprawniej i płynniej.

 

JAK ZBUDOWAĆ APLIKACJĘ BIZNESOWĄ W 45 MIN.

POZNAJ HISTORIE
NASZYCH KLIENTÓW

ZOBACZ I WYPRÓBUJ
ZA DARMO

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
O WEBCON BPS?

top