Integracja z MS Office

Praktyczna integracja z pakietem Office zapewnia nowy wymiar pracy z dokumentami w ramach obsługi procesów biznesowych.

 

Integracja z MS Outlook

Łatwe startowanie procesów na podstawie korespondencji email

Dodatek WEBCON BPS dla Microsoft Outlook pozwala obsłużyć scenariusz startowania nowych obiegów w systemie WEBCON BPS na podstawie wybranych wiadomości email.

Każdy z użytkowników systemu ma teraz możliwość indywidualnego zdefiniowania skrótów do najczęściej uruchamianych obiegów. Przeciągnięcie wybranej wiadomości lub wybranego załącznika wiadomości na specjalnie utworzony kafelek powoduje automatyczne uruchomienie obiegu w tle, lub otwarcie w oknie przeglądarki właściwego formularza rejestracyjnego. W obu przypadkach wiadomość (lub jej załącznik) zostają automatycznie dołączone do startowanego obiegu.

Zaawansowane ustawienia pozwalają określić, które pola źródłowej wiadomości zostaną automatycznie skopiowane do formularza (np. nadawca wiadomości email automatycznie może wypełnić pole „Zgłaszający” w formularzu obiegu).

 

Zarządzanie zadaniami i przeglądanie dokumentów

Tym użytkownikom, dla których Microsoft Outlook pozostaje podstawowym narzędziem pracy system WEBCON BPS oferuje wyświetlenie listy bieżących zadań bezpośrednio z poziomu programu pocztowego. Mogą oni także obejrzeć zawartość formularza wybranego zadania czy dokumentu w trybie podglądu oraz otwarcie dołączonych do niego załączników w oknie dodatku.

 

Przeglądanie zadań         

Oprócz kategorii zadań bezpośrednich i do wiadomości użytkownik ma obecnie możliwość zdecydowania, w jaki sposób przegląda repozytorium dokumentów, tzn. zdefiniować indywidualną strukturę przeszukiwania archiwum dokumentów. Może wybrać np. typ dokumentu, następnie rok jego utworzenia, następnie kontrahenta, z jakim był powiązany by ostatecznie wskazać krok, w jakim znajduje się dokument i wyświetlić wynikową listę elementów.

Użytkownik może również zapisać ulubione miejsca w repozytorium, np. listy wszystkich umów, które znajdują się aktualnie w kroku negocjacji i są związane z konkretną kategorią (np. NDA), czy wszystkich faktur, które dotyczą wybranego kontrahenta i znajdują się w archiwum.

W WEBCON BPS Outlook Add-In można wybrać ścieżkę przejścia, co oznacza, że bez opuszczania klienta poczty użytkownik może np. zaakceptować lub odrzucić zadanie powiązane z elementem workflow.

 

Powiązywanie wiadomości email z kontekstem dokumentu

Wykorzystanie dodatku podczas tworzenia wiadomości email umożliwia powiązanie jej z kontekstem elementu workflow, nad którym pracujemy w systemie WEBCON BPS. Zależność taką można utworzyć np. poprzez dodanie (drag&drop) załącznika elementu workflow jako załącznika wiadomości. W efekcie do tematu tej ostatniej zostanie dodany identyfikator o postaci np. ‘[BPS#1297]’. W momencie wysyłania utworzonego emaila, system zapyta, czy zapisać go wśród załączników powiązanego elementu workflow.

Dzięki temu uproszczeniu przechowywanie powiązanych wiadomości jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Co więcej, w momencie otrzymania odpowiedzi, system umożliwi szybkie wyszukanie i podgląd powiązanego elementu workflow.

 

Integracja z MS Word

Dodatek WEBCON BPS dla Microsoft Word zapewnia nowy wymiar zarządzania dokumentami w ramach obsługi procesów biznesowych. Pozwala on szybko tworzyć nowe dokumenty, śledzić wszystkie wprowadzone zmiany, i na bieżąco aktualizować je na podstawie metadanych z formularza.

 

Tworzenie szablonów dokumentów

WEBCON BPS Word Add-in pozwala na łatwe i szybkie stworzenie szablonów dokumentów, które później generowane są za pomocą WEBCON BPS. Cały proces polega zaledwie na przeciągnięciu i upuszczeniu do szablonu odpowiednich pól (zmiennych) zdefiniowanych uprzednie w ramach procesu.

Następnie, użytkownicy końcowi mogą wywołać akcję generacji dokumentu. Wówczas pola w szablonie zostaną zastąpione wartościami wprowadzonymi do formularza określonego elementu.

 

Tworzenie dokumentów ad-hoc

WEBCON BPS Word Add-In umożliwia także tworzenie pojedynczych dokumentów, wykorzystując informacje zawarte w formularzu. Proces jest analogiczny jak w przypadku tworzenia szablonów. W tym przypadku zamiast przenoszenia określonych pól na dokument użytkownik przenosi konkretne dane z formularza. W ten sposób ograniczona jest konieczność manualnego przepisywania danych, które zamiast tego mogą zostać przeniesione i upuszczone.

 

Historia zmian

Cała praca nad dokumentami w WEBCON BPS odbywa się z poziomu systemu. Dlatego też użytkownicy nie muszą zapisywać żadnych plików na swoich dyskach. Wszelkie wprowadzane przez nich zmiany są zapisywane bezpośrednio w bazie danych systemu. Dzięki WEBCON BPS Word Add-in możliwe jest wyświetlenie kompletnej listy zmian i porównanie dowolnych wersji dokumentu. Podgląd zmian zawierać będzie wszelkie zmodyfikowane elementy, umożliwiając tym samym sprawdzenie dokonanych modyfikacji, nawet w przypadku kiedy tryb śledzenia zmian nie został włączony.

Porównanie wersji działa także w przypadku nadpisania pliku, nawet gdy pochodzi on od osoby z zewnątrz, nie korzystającej z WEBCON BPS. Dzięki temu możliwe jest szybkie sprawdzenie np. jakich zmian dokonał kontrahent w zapisach umowy. 

 

Aktualizowanie danych z formularza

WEBCON BPS Word Add-In umożliwia także aktualizowanie danych w raz wygenerowanym dokumencie. Kiedy tylko informacje wprowadzone w formularzu ulegną zmianie, nie jest wymagane ponowne wygenerowanie dokumentu lub manualne dokonanie zmian. Wystarczy kliknąć przycisk „Aktualizuj dokument” [do zweryfikowania], a wszelkie zmienne zostaną zaktualizowane wartościami z formularza.

 

 

JAK ZBUDOWAĆ APLIKACJĘ BIZNESOWĄ W 45 MIN.

POZNAJ HISTORIE
NASZYCH KLIENTÓW

ZOBACZ I WYPRÓBUJ
ZA DARMO

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
O WEBCON BPS?

top