W kontekście światowej pandemii koronawirusa często mówi się o roli akceleratora cyfrowej transformacji, jaką ten czarny łabędź okazał się pełnić. Od czego zacząć digitalizację i jakie obszary jej poddać? Przyglądamy się najbardziej popularnym kierunkom cyfryzacji polskich przedsiębiorstw i wskazujemy na korzyści, jakie firmy osiągają z wdrażania nowoczesnych technologii.
Bezsprzecznie do największych zalet płynących z digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych należą: usprawnienie i przyspieszenie wykonywania czynności i realizacji zadań, utrzymanie know-how i zachowanie kontroli nad procesami. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala przy tym rozwiązać problem wewnętrznej logistyki dokumentów i znieść bariery językowe. Co jednak najważniejsze, to właśnie dzięki digitalizacji firmy mogą skuteczniej egzekwować zmianę strategii, wymuszoną obecną sytuacją i przygotować się na powrót do normalności.
Digitalizacja kluczem do kontroli procesów
Do grupy procesów, które wyjątkowo często poddawane są cyfryzacji i automatyzacji jako jedne z pierwszych, zalicza się obieg korespondencji oraz obieg faktur kosztowych. Jako procesy standardowe, uniwersalne łatwo jest je wyodrębnić, rozłożyć na czynniki pierwsze i zamodelować ich obieg w nowej – elektronicznej i zautomatyzowanej – formie. Jednocześnie automatyzacja nawet fragmentu takiego procesu pozwala szybko przetestować wpływ zmian na całą organizację i przewidzieć korzyści płynące z wprowadzania dalszych usprawnień.
Przykładowo, wdrożenie elektronicznego obiegu faktur za pomocą nowoczesnych rozwiązań IT umożliwia sprawną rejestrację i przeprocesowanie każdego typu faktur zakupowych (kosztowych, materiałowych) z uwzględnieniem odpowiednich korekt wartościowych i ilościowych. W branżach, w których wymiana dokumentów w dużej mierze odbywa się w formie papierowej, szczególnie przydatny jest moduł Optycznego Rozpoznawania Znaków (z ang. OCR – Optical Character Recognition). Mechanizm ten pozwala konwertować dokumenty papierowe do postaci elektronicznej i tworzyć w nich tzw. warstwę tekstową, dzięki czemu odnalezienie zeskanowanego dokumentu w oparciu o treść w nim zawartą staje się banalnie proste.
Dodatkowo, w bardziej zaawansowanych systemach OCR, stosuje się również mechanizmy sztucznej inteligencji (z ang. AI – Artificial Intelligence) i tzw. deep learningu. Automatycznie poddają one analizie skanowane dokumenty, umożliwiając ekstrakcję danych ze skanu i wypełniają nimi odpowiednie pola w formularzach elektronicznych. Dzięki temu, nie musimy ręcznie przepisywać informacji ze skanowanych faktur do formularzy a proces rejestracji dokumentów ulega zdecydowanemu skróceniu.
Digitalizacja usprawnia wykonywanie codziennych obowiązków
Inny przykład procesu, tym razem z obszaru HR, który często rzucany jest na pierwszy ogień cyfryzacji, to obieg wniosków urlopowych. Mogłoby się wydawać, że jest to prosty obieg - angażujący tylko wnioskodawcę, bezpośredniego przełożonego oraz dział kadr. W praktyce, aby taki wniosek złożyć, trzeba najpierw sprawdzić, ile dni urlopowych nam jeszcze zostało, a następnie zweryfikować, czy termin planowanego wypoczynku nie pokrywa się z wyborami wakacyjnymi współpracowników. Jeśli daty ze sobą nie kolidują, wniosek trafia do akceptacji przełożonego, skąd podpisany wędruje do działu kadr, gdzie jest wprowadzany do odpowiedniego systemu. Cyfryzacja obiegu pozwala umieścić wszystkie informacje potrzebne do złożenia wniosku i jego zatwierdzenia na ekranie, a proces akceptacji zrealizować elektronicznie, jednocześnie wprowadzając urlop do kalendarza i uruchamiając zastępstwa.
Oprócz typowych wniosków urlopowych, digitalizacji poddajemy najczęściej procesy rekrutacji, on- i off-boardingu nowych pracowników, ocenę pracowniczą czy obiegi wniosków takich, jak na przykład wniosek o zmianę stanowiska pracy lub formy zatrudnienia – zauważa Tomasz Borek, Starszy Konsultant w WEBCON. W efekcie wdrożenia nasi klienci poświęcają procesom mniej pracy i szybciej je obsługują, a jednocześnie mają pewność, że wszystkie akceptacje realizowane są zgodnie z obowiązującymi procedurami – dodaje.
Cyfryzacja procesów zapewnia więc szereg korzyści również bezpośrednio odczuwalnych przez pracowników: poprawia jakość, wydajność i komfort realizacji codziennych zadań i obowiązków, często otwierając tym samym możliwości rozwoju zawodowego tym, którym z różnych względów trudniej odnaleźć się na rynku pracy. Podnosi również poziom wewnętrznej obsługi pracowników, usprawnia współpracę członków różnych zespołów i oddziałów w firmie oraz wprowadza nowy, z czasem odczuwalny coraz powszechniej, ład i porządek.
Wykorzystanie technologii do usprawniania codziennych procesów i przeniesienia ich do sfery cyfrowej to także ogromny ukłon w stronę pracowników z niepełnosprawnościami. Osoby, którym poruszanie się sprawia trudność docenią fakt, że wniosek o wydanie duplikatu karty obiegowej lub rozliczenie samochodu służbowego mogą zrealizować za pośrednictwem elektronicznego formularza online bez wstawania zza biurka. A właściwie to nawet nie muszą przychodzić do biura, bo nowoczesne narzędzia IT zapewniają technologiczną wolność wyboru miejsca, z którego będziemy pracować. (Dowiedz się więcej o zestawie darmowych aplikacji biznesowych, przygotowanym dla firm, chcących usprawnić pracę zdalną >>)
Aplikacja na urządzenia mobilne daje nam dostęp do zadań i dokumentów, nad którymi pracujemy z niemal każdego miejsca na świecie. Dla osób, które pracują w trybie zdalnym, ale również np. pracowników zmianowych czy kierowców, którzy często przebywają w trasie, to nieocenione ułatwienie w codziennym wykonywaniu obowiązków – przekonuje Tomasz Borek.
Digitalizacja ułatwia dostęp do informacji i wyrównuje szanse
W nowoczesnym przedsiębiorstwie priorytetem jest zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do informacji, których potrzebują w kontekście realizowanych zadań i w zgodzie z posiadanymi uprawnieniami.
Cyfryzacja procesów zapewnia również transparentność i pozwala zarządzać priorytetami i kolejkami zadań w sposób przemyślany, wynikający z założeń biznesowych a nie sympatii osobistych. Dzięki temu, przykładowo, handlowcy pracujący w regionalnych oddziałach firmy nie muszą obawiać się, że ich wyniki sprzedażowe będą gorsze niż kolegów z centrali, ponieważ trudniej im spotkać się na kawie z kolegą bądź koleżanką, na której decyzję oczekują, a która fizycznie pracuje w innej lokalizacji.
Większe wyzwania, większe korzyści
Im silniej rozbudowana struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, tym bardziej spektakularnych efektów można oczekiwać po digitalizacji procesów. Szczególnie dobrze widać to na przykładzie międzynarodowych korporacji, gdzie wiele złożonych procesów angażuje pracowników z różnych działów, a często także zlokalizowanych w różnych krajach.
Wystarczy wyobrazić sobie firmę, w której kierownik pracujący w Wielkiej Brytanii raportuje przed swoim managerem w Niemczech status realizacji kluczowego kontraktu, rozwijanego przez podwładnych w kilku krajach rozproszonych na różnych kontynentach. Nawet zorganizowanie prostej wideo konferencji, na której pojawią się wszyscy zaangażowani w projekt, może okazać się skomplikowane, a co dopiero np. skoordynowanie procesu skonstruowania, negocjowania i pozyskania szeregu wewnętrznych autoryzacji oraz opinii prawnych dla niestandardowej umowy z nowym, strategicznym kontrahentem.
Realna kontrola nad takimi procesami nie jest możliwa w oparciu o e-maile i przygotowywane ad-hoc arkusze Excel raportujące postęp prac. Konieczność centralizacji informacji, pilnowania najlepszych praktyk wypracowanych w organizacji, zapewnienia transparentności i audytowalności procesu przy jednoczesnym wsparciu dla wielojęzyczności organizacji, wymaga wdrożenia narzędzi informatycznych – aplikacji biznesowych uszytych na miarę sposobu w jaki działa przedsiębiorstwo.
W szczególności w takich sytuacjach sprawdzają się platformy klasy low-code do zarządzania procesami biznesowymi (Business Process Management) i ich automatyzacji. Umożliwiają one budowanie tzw. aplikacji biznesowych szybko i bez kodowania. Warunkiem długoterminowego powodzenia takich projektów jest przy tym łatwość wprowadzania zmian i bieżącej modyfikacji, optymalizacji i rozwoju raz uruchomionych rozwiązań - zgodnie z dynamiką potrzeb biznesu. I w tym tkwi siła najlepszych platform low-code dostępnych na rynku.
Korzyści płynące z centralizacji i standaryzacji
Tworzenie, rozwój, modyfikowanie i utrzymanie aplikacji biznesowych z wykorzystaniem platform klasy low-code jest łatwe i „wdzięczne” dla CIO i wewnętrznego działu IT lub zewnętrznego dostawcy dzięki temu, że odbywa się w ramach jednego systemu. Co więcej, dostarczanie rozwiązań dla biznesu bez kodowania nie wymaga posiadania umiejętności programowania i nie prowadzi do uzależnienia się od konkretnych zespołów deweloperskich (przeszkolenie nowej osoby, która będzie w stanie skonfigurować automatyzację nowego procesu lub zmodyfikować już funkcjonujący trwa zazwyczaj 2 dni – wg danych WEBCON).
Użytkownicy końcowi docenią przy tym to, że wszystkie rozwiązania zbudowane w platformie low-code, mają taki sam, ustandaryzowany interfejs (formularze, raporty itd.), a obsługuje się je w sposób analogiczny (np. przyciski do akceptacji czy wniosku urlopowego czy warunków umowy sprzedaży są zlokalizowane w tym samym miejscu na formularzu i działają w taki sam, przewidywalny dla użytkownika sposób).
Sky is the limit
Projektanci aplikacji biznesowych, korzystający z platformy WEBCON BPS mówią, że są w stanie zdigitalizować i zautomatyzować średnio 90% procesów i scenariuszy biznesowych realizowanych przez ich organizacje.
Oprócz uniwersalnych, prostych procesów w WEBCON BPS możemy zaprojektować dowolnie złożone czy niestandardowe procesy, w tym uwzględniające specyfikę branżową, czy specyfikę konkretnego przedsiębiorstwa. Jeden z klientów z branży logistycznej stworzył na bazie naszej platformy BPM system CRM do zarządzania relacjami z klientem i sprzedażą – nie był w stanie znaleźć na rynku gotowego systemu tej klasy, który dałby się dostosować do jego procesów i odzwierciedlić jego najlepsze praktyki. Na swoim koncie mamy także wdrożenie platformy komunikacji B2B, która wsparła usługi logistyczne na linii operator – rozproszone struktury klienta, a także scenariusze zarządzania myciem cystern czy monitorowania zawartości samochodów ciężarowych, czy zapobiegania przywłaszczeniom towaru – wylicza Tomasz Borek.
