Elektroniczny obieg faktur kosztowych zgodny z KSeF

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych z WEBCON BPS pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa, usprawnić kontrolę wydatków i podnieść jakość dekretacji. Obieg faktur od WEBCON jest zgodny z KSeF i obsługuje integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg faktur kosztowych
w firmie?

Najważniejsze korzyści biznesowe z wdrożenia cyfrowego obiegu faktur kosztowych w firmie

Jest wiele powodów, dla których warto wymienić faktury papierowe na dedykowany system EOD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów). Korzyści biznesowe związane z takim obiegiem faktur kosztowych w firmie w oparciu o WEBCON BPS wynikają z:

• redukcji czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych 'per capita' pracownika firmy,

• usprawnienia rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz firmy - dokumenty są przekazywane do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej, a fizyczny proces obiegu faktur jest eliminowany,

• stałego monitoringu terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, w tym automatycznego przypominania lub eskalacji (przekierowania zadania do przełożonego) w przypadku przekroczenia założonych terminów,

• egzekwowania przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacja scenariusza warunkowej akceptacji (np. akceptacja zarządu wymagana tylko w przypadku przekroczenia kwoty granicznej lub przekroczenia budżetu przypadającego na jednostkę organizacyjną (MPK) w danym okresie),

• egzekwowania przez system procedur dekretacji dokumentów - brak dekretacji w oparciu o stosowane w firmie, dostępne dla użytkownika wymiary uniemożliwia dalsze procesowanie dokumentu,

• jednoznacznego przypisania odpowiedzialności na poszczególnych etapach obiegu faktur oraz pełnej transparentności procesu akceptacji i dekretacji,

• możliwości analizy wydajności procesu, poszczególnych jego kroków oraz osób w nim uczestniczących, co daje możliwość eliminowania wąskich gardeł, a w efekcie usprawnienia efektywności procesu.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w WEBCON

Najczęstszym schematem workflow obiegu faktur w oparciu o WEBCON BPS jest:

• rejestracja przychodzącej faktury kosztowej wraz ze skanem dokumentu – proces ten może być realizowany automatycznie w oparciu o mechanizmy, funkcje OCR,

• wybór właściciela dokumentu wewnątrz firmy,

• weryfikacja faktury kosztowej (automatyczna lub manualna) pod kątem zasadności wystawienia i - jeśli to możliwe - powiązanie z dokumentem zapotrzebowania/zamówienia lub umową,

• akceptacja faktury zgodnie z drabinką akceptacji (z uwzględnieniem kwot granicznych akceptacji i struktury organizacyjnej firmy),

• dekretacja finansowo-księgowa faktury (zgodnie z analityką planu kont),

• dekretacja controllingowa faktury (w oparciu o wymiary analityczne),

• kontrola rachunkowa i wprowadzenie dokumentu do systemu finansowo-księgowego (najczęściej modułu FK systemu ERP).

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w WEBCON BPS może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu - także w przypadku wprowadzania zmian w procedurach i strukturze organizacyjnej firmy.

System zintegrowany z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) i PEF (Platformą Elektronicznego Fakturowania)

Obieg faktur na platformie WEBCON BPS jest w pełni zintegrowany z KSeF, zapewniając najwyższej jakości przepływ dokumentów pomiędzy organizacją a platformą KSeF. Analogicznie sytuacja ma się w przypadku PEF, który jest centralną platformą do procesowania ustrukturyzowanych faktur kosztowych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Tym samym, WEBCON staje się platformą kompleksowej realizacji obiegu wysyłki faktur elektronicznych w firmie.

Integracja z programem księgowym w firmie

Końcowym krokiem elektronicznego obiegu faktury kosztowej jest wpisanie dokumentu do modułu finansowo-księgowego systemu ERP. Najczęściej wywołujemy w tym celu webservice (SOAP/REST) zewnętrznego systemu, z tym, że wywołanie takie jest w pełni konfigurowane po stronie systemu WEBCON bez potrzeby kodowania.

Automatyczna rejestracja faktur

W klasycznym scenariuszu automatycznie rozpoznawane są takie informacje jak NIP dostawcy, daty, wartości, numer rachunku bankowego i faktury. Rolą użytkownika jest weryfikacja czy rozpoznanie przebiegło poprawnie i ewentualne podjęcie decyzji o douczeniu systemu w oparciu o wskazane ręcznie dane.

Sercem mechanizmu są sieci neuronowe, które automatycznie poddają analizie otoczenie wskazanych informacji. Dzięki temu proces nauczania sprowadza się do wskazania myszką właściwej informacji – resztą zajmie się system. Zastosowanie sieci neuronowych (sztucznej inteligencji – artificial intelligence) sprawia, że nie ma konieczności tworzenia szablonów OCR dla poszczególnych dostawców (zdecydowane obniżenie kosztów utrzymania!), a jednocześnie pozwala osiągnąć doskonałą skuteczność rozpoznawania informacji.

W przypadku mniejszej liczby rejestrowanych faktur, równie dobrze sprawdzi się manualna rejestracja dokumentów, wsparta mechanizmami walidacji danych oraz integracją z systemem ERP.

Niezależnie od wybranej metody (automatycznej lub manualnej) WEBCON BPS pozwoli wykorzystać wbudowane mechanizmy skanowania (w tym skanowania wsadowego) oraz oznaczania dokumentów za pomocą kodów kreskowych. Dzięki nim proces digitalizacji papierowych dokumentów przebiega sprawnie i ergonomicznie.

Szczególnie istotne cechy systemu elektronicznego obiegu faktur od WEBCON:

Najważniejszymi cechami i funkcjonalnościami platformy WEBCON BPS, z punktu widzenia realizacji workflow faktur są:

• obsługa kodów kreskowych dla wsparcia procesu skanowania (w tym skanowania wsadowego),
• możliwość zamodelowania dowolnego obiegu dekretacji faktury, w tym dekretacji wielopoziomowej, uwzględniającej analitykę planu kont, opisy (wymiary) analityczne, CAPEX, OPEX, etc.,
• możliwość zamodelowania dowolnego obiegu akceptacji faktury, w tym również wielopoziomowego obiegu warunkowego, uwzględniającego parametry faktury (np. kwoty graniczne, kategorie kosztów, itp.) i strukturę organizacyjną firmy,
• możliwość integracji z systemem KSeF - Krajowym Obiegiem e-Faktur i PEF - Platformą Elektronicznego Fakturowania,
• dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową lub urządzenie mobilne (Android, iOS),
• możliwość akceptacji faktur kosztowych za pomocą wiadomości e-mail, z wykorzystaniem aplikacji mobilnej (Android, iOS) lub bezpośrednio w Microsoft Outlook,
• sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań,
• możliwość łatwej modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur akceptacji – dzięki technologii InstantChange™,
• przejrzyste raportowanie rejestrowanych i procesowanych faktur kosztowych, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian,
• automatyczne przypominanie o zbliżającym się terminie płatności w przypadku wydłużonego procesu akceptacji faktur,
• raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji i dekretacji),
• integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych z systemu ERP), jak i zapisu faktury kosztowej w systemie ERP,
• obsługa dużych wolumenów danych (> milion stron miesięcznie) i dużej liczby pracowników (> kilkanaście tysięcy),
• możliwość rozszerzenia elektronicznego obiegu faktur o obsługę procesów powiązanych, takich jak rejestracja i walidacja kontrahentów, obsługa płatności, akceptacja umów, zapotrzebowania i zakupów.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, czyli efektywna optymalizacja procesów

System obiegu dokumentów przynosi firmie wiele korzyści, wśród których można wymienić znacznie lepszą kontrolę nad obiegiem informacji i dokumentów w firmie, podniesienie wydajności firmy, obniżenie kosztów logistyki oraz obsługi dokumentów, jak również znaczące ograniczenie zużycia papieru.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów to również minimalizowanie błędów tzw. „ludzkich”, lepsza audytowalność procesów a także ułatwienie dostępu do dokumentów, również w formie zdalnej.

Dowiedz się więcej o Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów od WEBCON >

FAQ

Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w firmie?

Implementacja elektronicznego obiegu faktur czy szerzej, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to proces, na który składa się wiele elementów. Wśród nich możemy wymienić analizę, określenie szczegółów merytorycznych i technicznych projektu, modelowanie workflow, czy integrację systemów w firmie. TUTAJ przeczytasz więcej o etapach wdrożenia systemu w firmie. Nasi eksperci oraz partnerzy wdrożeniowi dbają o to, aby każdy z nich został przeprowadzony na jak najwyższym poziomie, aby zagwarantować sukces projektu. W ciągu ostatnich 15 lat zrealizowaliśmy już ponad 2000 projektów cyfrowego obiegu faktur w polskich i międzynarodowych firmach, co pozwoliło nam zdobyć duże doświadczenie i know-how na temat tego, jak realizować proces wdrożenia obiegu dokumentów w firmie.

Ile kosztuje system elektronicznego obiegu faktur?

Koszt wprowadzenia obiegu faktur w firmie uzależniony jest od wielu czynników, między innymi stopnia skomplikowania scenariusza obsługi faktur, liczby użytkowników i obsługiwanych dokumentów czy też na przykład liczby spółek, jakie będzie obejmował proces. Z uwagi na mnogość czynników, ofertę przygotowujemy indywidualnie pod klienta.

Jakie są najważniejsze funkcjonalności programu do obsługi faktur?

Wśród najważniejszych funkcjonalności systemu, który ma umożliwić zautomatyzowany obieg faktur, możemy wymienić: szerokie możliwości wprowadzania reguł biznesowych, usprawniających procesowanie faktur w organizacji (np. wprowadzenie zasad dystrybucji faktur w zależności od kwoty oraz typu), prosty interfejs do definiowania raportów dla użytkowników biznesowych, jedno repozytorium faktur niezależnie od źródła (skan dokumentów papierowych, e-mail, KSeF, PEF), łatwe wprowadzenie zasad nadawania uprawnień i archiwizacji faktur.

Na co zwrócić uwagę wybierając rozwiązanie do obiegu faktur kosztowych, i nie tylko?

Wbierając narzędzie umożliwiające workflow obiegu faktur warto zwrócić uwagę zarówno na to, czy dziś spełnia wymagania firmy, ale także czy równie łatwo będzie je dostosować, gdy te wymagania ulegną zmianie, np. w związku z nowymi regulacjami lub zmianą procedur w organizacji. Platforma od WEBCON dzięki unikalnej technologii InstantChange™, pozwala na natychmiastowe wprowadzanie zmian. To jeden z niezwykle ważnych aspektów, który sprawi, że korzyści elektronicznego obiegu faktur będą czerpane przez firmę przez wiele lat.

Posiadamy skomplikowany proces zatwierdzania faktur - czy WEBCON go obsłuży?

W WEBCON masz możliwość projektowania indywidualnych obiegów dokumentów. Dzięki temu możesz dowolnie zaprojektować poszczególne etapy obiegu faktur w firmie, które będą precyzyjnie adresować nawet najbardziej skomplikowane scenariusze ścieżki akceptacji faktur.