Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych w WEBCON BPS (dla m.in. Microsoft Office 365, SharePoint & Azure) pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa, usprawnić kontrolę wydatków i podnieść jakość dekretacji.
Odpowiednio wdrożony workflow faktur pozwala na właściwą rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych: kosztowych, materiałowych oraz odpowiednich korekt wartościowych i ilościowych. Możliwość wykorzystania dwustronnej wymiany danych z systemem ERP oraz mechanizm OCR pozwalają zautomatyzować rejestrację dokumentów i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych w WEBCON BPS
Najczęstszym schematem workflow faktur w oparciu o WEBCON BPS jest:
- rejestracja przychodzącego dokumentu faktury kosztowej, wraz ze skanem dokumentu – proces może być realizowany automatycznie w oparciu o mechanizm OCR,
- wybór właściciela dokumentu wewnątrz firmy,
- weryfikacja faktury kosztowej (automatyczna lub manualna) pod kątem zasadności wystawienia i, jeśli to możliwe, powiązanie z dokumentem zapotrzebowania/zamówienia lub umową,
- akceptacja faktury zgodnie z drabinką akceptacji (z uwzględnieniem kwot granicznych akceptacji i struktury organizacyjnej firmy),
- dekretacja finansowo-księgowa faktury (zgodnie z analityką planu kontt),
- dekretacja controllingowa faktury (w oparciu o wymiary analityczne),
- kontrola rachunkowa i wprowadzenie dokumentu do systemu finansowo-księgowego (najczęściej modułu FK systemu ERP).
Elektroniczny obieg faktur kosztowych może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu - także w przypadku wprowadzania zmian w procedurach i strukturze organizacyjnej firmy.
Najważniejsze korzyści biznesowe
Korzyści biznesowe związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu faktury kosztowej w firmie w oparciu o WEBCON BPS wynikają z:
- redukcji ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych 'per capita' pracownika firmy,
- usprawnienia rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz firmy - dokumenty są przekazywane do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej, a fizyczny ruch dokumentu jest eliminowany,
- stałego monitoringu terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, w tym automatycznego przypominania lub eskalacji (przekierowania wykonania zadań do przełożonego) w przypadku przekroczenia założonych terminów,
- egzekwowania przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacja scenariusza warunkowej akceptacji (np. akceptacja zarządu wymagana tylko w przypadku przekroczenia kwoty granicznej lub przekroczenia budżetu przypadającego na jednostkę organizacyjną (MPK) w danym okresie),
- egzekwowania przez system procedur dekretacji dokumentów - brak dekretacji w oparciu o stosowane w firmie, dostępne dla użytkownika wymiary, uniemożliwia dalsze procesowanie dokumentu,
- jednoznacznego przypisania odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu oraz pełnej transparentności procesu akceptacji i dekretacji,
- możliwości analizy wydajności procesu, poszczególnych jego kroków oraz osób w nim uczestniczących, co daje możliwość eliminowania wąskich gardeł, a co za tym idzie usprawnienia efektywności procesu.
Integracja z systemami transakcyjnymi firmy
Właściwa integracja z systemami transakcyjnymi firmy pozwala oprzeć procesy rejestracji i dekretacji faktur o słowniki wykorzystywane w tych systemach. Dzięki temu osoba dokonująca rejestracji dokumentu, automatycznie łączy go z kontrahentem z bazy systemu ERP (lub specjalizowanego systemu finansowo-księgowego), a osoba opisująca dokument wymiarami analitycznymi wykorzystuje słownik MPK-ów, czy Rodzajów Działalności pochodzący ze słownika systemu FK.
Końcowym krokiem elektronicznego obiegu faktury kosztowej jest wpisanie dokumentu do modułu finansowo-księgowego systemu ERP. Najczęściej wywołujemy w tym celu webservice (SOAP/REST) zewnętrznego systemu, z tym, że wywołanie takie jest w pełni konfigurowane po stronie systemu WEBCON BPS bez potrzeby kodowania.
Automatyczna rejestracja faktur
W przypadku dużej ilości rejestrowanych faktur, warto rozważyć zastosowanie modułu OCR platformy WEBCON BPS. Pozwala on nie tylko stworzyć warstwę tekstową skanowanego dokumentu, ale również automatycznie zidentyfikować pola istotne podczas rejestracji dokumentu i przenieść je na formularz rejestracyjny (do metryki dokumentu).
W klasycznym scenariuszu automatycznie rozpoznawane są takie informacje jak NIP dostawcy (na jego podstawie z systemu FK pobierane są pozostałe dane kontrahenta), daty (wystawienia, sprzedaży, płatności), wartości (netto, brutto), numer rachunku bankowego, numer faktury. Rolą użytkownika jest weryfikacja czy rozpoznanie przebiegło poprawnie i ewentualne podjęcie decyzji o douczeniu systemu w oparciu o wskazane ręcznie dane.
Sercem mechanizmu są sieci neuronowe, które automatycznie poddają analizie otoczenie wskazanych informacji. Dzięki temu proces nauczania sprowadza się do wskazania myszką właściwej informacji – reszta zajmie się system. Zastosowanie sieci neuronowych (sztucznej inteligencji – artificial intelligence) sprawia, że nie ma konieczności tworzenia szablonów OCR dla poszczególnych dostawców (zdecydowane obniżenie kosztów utrzymania!), a jednocześnie pozwala osiągnąć doskonałą skuteczność rozpoznawania informacji.
W przypadku mniejszej ilości rejestrowanych faktur, równie dobrze sprawdzi się manualna rejestracja dokumentów, wsparta mechanizmami walidacji danych oraz integracją z systemem ERP.
Niezależnie od wybranej metody (automatycznej lub manualnej) WEBCON BPS pozwoli wykorzystać wbudowane mechanizmy skanowania (w tym skanowania wsadowego) oraz oznaczania dokumentów za pomocą kodów kreskowych. Dzięki nim proces digitalizacji papierowych dokumentów przebiega sprawnie i ergonomicznie.
Szczególnie istotne cechy WEBCON Business Process Suite:
Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON BPS, z punktu widzenia realizacji workflow faktur są:
- Obsługa kodów kreskowych dla wsparcia procesu skanowania (w tym skanowania wsadowego).
- Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu dekretacji faktury, w tym dekretacji wielopoziomowej, uwzględniającej analitykę planu kont, opisy (wymiary) analityczne, CAPEX, OPEX, etc.
- Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu akceptacji faktury, w tym również wielopoziomowego obiegu warunkowego, uwzględniającego parametry faktury (np. kwoty graniczne, kategorie kosztów, itp.) i strukturę organizacyjną firmy.
- Dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową lub urządzenie mobilne (Android, iOS).
- Możliwość akceptacji faktur za pomocą wiadomości e-mail, z wykorzystaniem aplikacji mobilnej (Android, iOS) lub bezpośrednio w Microsoft Outlook.
- Sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
- Możliwość łatwej modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur akceptacji – dzięki technologii InstantChange™.
- Przejrzyste raportowanie rejestrowanych i procesowanych faktur kosztowych, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.
- Automatyczne przypominanie o zbliżającym się terminie płatności w przypadku faktur w przedłużającym się procesie akceptacji.
- Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji i dekretacji).
- Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych z systemu ERP), jak i zapisu faktury kosztowej w systemie ERP.
- Obsługa dużych wolumenów danych (> milion stron miesięcznie) i dużej ilości pracowników (> kilkanaście tysięcy).
- Możliwość rozszerzenia elektronicznego obiegu faktur o obsługę procesów powiązanych, takich jak rejestracja i walidacja kontrahentów, obsługa płatności, akceptacja umów, zapotrzebowań i zakupów.
