Wdrożenie elektronicznego obiegu zapotrzebowań w WEBCON BPS pozwala znacząco usprawnić proces i lepiej kontrolować wydatki.

Proces obsługi zapotrzebowań jest jednym z najczęściej przez naszych Klientów automatyzowanych procesów wewnętrznych. Wiele jest argumentów za tym, by to właśnie obsługa zapotrzebowań była obsługiwana przez system w pierwszej kolejności. Co przemawia za takim wyborem?

 

 

Po pierwsze obsługa zapotrzebowań jest jednym z tych procesów, które w istotny sposób, choć z mniejszą lub większą częstotliwością, dotykają praktycznie każdego z pracowników przedsiębiorstwa. Usprawnienie takiego procesu oznacza więc w naturalnej konsekwencji odczuwalne podniesienie jakości obsługi pracownika, a także, co niekiedy nawet ważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorstwa, obniżenia czasu pracy poświęcanego przez pracowników na czynności administracyjne.

Po drugie, prawidłowe wdrożenie systemu obiegu zamówień przynosi wyraźne korzyści finansowe w postaci lepszej kontroli nad wydatkami przedsiębiorstwa, oraz polepszenia jakości dekretacji zamawianych towarów. Niejednokrotnie problematyczny opis faktury kosztowej w momencie jej odbioru od dostawcy, zostaje niejako automatycznie rozwiązany, poprzez narzucenie konieczności prawidłowego opisu już na etapie tworzenia zapotrzebowania.

Po trzecie, wyeliminowanie fizycznych dokumentów papierowych z procesu zapotrzebowań, to nie tylko oszczędność papieru i pozostałych kosztów druku, ale też czasu potrzebnego na fizyczne zgromadzenie podpisów. Co więcej, dzięki interfejsowi WWW oraz wykorzystaniu specjalnie konstruowanych maili dostępnych także z poziomu urządzeń mobilnych, nieobecność decydenta w miejscu pracy niekoniecznie musi opóźniać proces akceptacji.

Po czwarte wreszcie, dzięki mechanizmom kontroli czasów realizacji zapotrzebowań wewnętrznych, możliwe jest bieżące monitorowanie jakości procesu i konsekwentne eliminowanie wąskich gardeł procesu. Ma to szczególne znaczenie, gdy zamawiany towar jest powiązany z usługami, które mają być dostarczone Klientowi zewnętrznemu, a których termin realizacji jest ściśle określony.

 

Najczęstszym schematem obiegu zapotrzebowań jest:

  • wprowadzenie zapotrzebowania przez użytkownika końcowego,
  • akceptacja zapotrzebowania przez bezpośredniego przełożonego,
  • akceptacja zapotrzebowania przez dział administracyjny, prokurenta lub zarząd firmy, w zależności od uprawnień powiązanych z kwotą graniczną,
  • przekazanie zapotrzebowania do działu zakupów, lub innego działu wewnętrznego, lub bezpośrednio do dostawcy - w zależności od kategorii zakupu,
  • monitoring realizacji zapotrzebowania, wraz z automatycznym przypomnieniem osobie przypisanej lub / i automatyczną wysyłką maila do dostawcy z prośbą o sprawdzenie statusu realizacji zamówienia,
  • przekazanie przedmiotu zapotrzebowania osobie zamawiającej, potwierdzone odpowiednim protokołem odbioru (jeśli dotyczy) - protokół jest automatycznie drukowany z systemu, a następnie po jego podpisaniu, skanowany i załączany do zrealizowanego wniosku zapotrzebowania.

Powyższy schemat może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu.

 

Szczególnie istotne cechy WEBCON Business Process Suite:

Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON Business Process Suite, z punktu widzenia realizacji obiegu zamówień wewnętrznych (zapotrzebowań) są:

  • Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu akceptacji zapotrzebowania, w tym również wielopoziomowego obiegu warunkowego, uwzględniającego parametry zapotrzebowania (np. kwoty graniczne, kategorie zapotrzebowania, etc.) lub właściwości rejestrującego zapotrzebowanie.
  • Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
  • Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych - w tym modyfikacji przez dział IT po stronie klienta.
  • Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych zapotrzebowań, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.
  • Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji).

Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych z systemu ERP), jak i zapisu np. zaakceptowanego zamówienia do dostawcy w systemie ERP. Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników.

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Contact us

Want to learn more about how we support our clients?

 

Schedule your free online platform demo or tell us about your business needs and let’s discuss how we can address them with intelligent workflow automation.

* Reguired fields are marked
WEBCON is the leading European-based provider of a complete Low-code Application Platform for mass delivering business applications. Companies choose WEBCON to dramatically reduce time and cost of app development. The platform allows them to automate and managebusiness processes across the entire organization – using a single, unified platform. Thanks to its unique InstantChange™ technology, WEBON BPS embraces change like no other platform on the market.

Contact

Get in touch with our team
Local offices

© WEBCON 2023 All rights reserved | Privacy Policy

top