Na sukces cyfrowej transformacji ma wpływ wiele czynników. Kultura organizacyjna, sposób komunikowania zmian czy współpraca pomiędzy działami to tylko niektóre z nich. Kluczowe jest jednak narzędzie. Dziś, w gąszczu dostępnych technologii, łatwo jest pogubić się przy wyborze właściwego systemu informatycznego. To, co często sprawia największe trudności, to dobór odpowiedniej technologii do zaadresowania konkretnego problemu biznesowego.
Wybór nie jest prosty. Przed podjęciem decyzji warto upewnić się, czy dane oprogramowanie faktycznie odpowiada na potrzeby firmy – i czy adresuje je wszystkie, czy tylko ich wycinek. Tak może być w sytuacji wdrożenia narzędzia RPA. Robotic Process Automation może bowiem zmylić swoją nazwą, ponieważ przeznaczeniem tej technologii nie jest automatyzacja całych procesów, a jedynie pojedynczych zadań.
Robotic Process Automation, czyli większa efektywność zadań
Czym jest RPA? Technologia RPA pomaga wielu przedsiębiorstwom i organizacjom w automatyzacji podstawowych zadań, które zwykle są wykonywane manualnie. W takich przypadkach RPA sprawdza się znakomicie, zwiększając wydajność, eliminując ryzyko błędów i obniżając koszty.
Jednak kluczem do pełnego wykorzystania automatyzacji RPA jest zrozumienie istoty tego typu narzędzi informatycznych. Ta technologia została zaprojektowana z myślą o realizacji powtarzalnych zadań dotychczas wykonywanych przez ludzi. Narzędzia klasy RPA dobrze sprawdzą się zatem w przypadku np. automatyzacji zadań polegających na wypełnianiu formularzy, czyli wprowadzaniu danych (np. w działach księgowości). Jednak nie znajdą zastosowania w automatyzacji ani robotyzacji procesów – takich jak np. zatwierdzenie wypełnionego formularza i przekazanie go do kolejnego kroku.
Procesy obejmują wiele pojedynczych aktywności podejmowanych w odpowiedniej kolejności, a ich przebieg często jest zależny od decyzji różnych osób w organizacji. RPA, skoncentrowane na automatycznym wykonywaniu wyizolowanych zadań, nie zostało stworzone z myślą o takich funkcjonalnościach.
DPA vs RPA: Automatyzacja procesów z pełnym zestawem narzędzi
Wiele organizacji, tworząc swoją strategię cyfryzacji, planuje wykorzystanie RPA w sposób, który nie jest zgodny z jej przeznaczeniem, chcąc z jej pomocą automatyzować całe procesy. Nadużywanie RPA może się jednak skończyć porażką: nieudanymi projektami, kruchą infrastrukturą i frustrującymi wynikami. A można temu zapobiec – wystarczy połączyć RPA z rozwiązaniem klasy DPA, zwanym też BPM (Business Process Management).
Gdy w cyfryzacyjną grę zaczynają wchodzić całe procesy – jak np. onboarding nowych pracowników, który angażuje wiele osób z różnych działów wewnątrz organizacji – RPA świetnie nada się do automatyzacji poszczególnych zadań. Do automatyzacji całego procesu, na który składają się te zadania, warto wybrać narzędzie, które pozwoli go zaprojektować, monitorować jego działanie i wprowadzać reguły biznesowe. W skrócie: potrzeba systemu, który umożliwi sprawne zarządzanie zadaniami wykonywanymi w ramach większego procesu. Właśnie w tym celu powstały platformy typu DPA/BPM, które pozwalają budować aplikacje cyfryzujące i automatyzujące procesy, zwiększając jednocześnie ich wydajność i zapewniając transparentność pracy.
Jeśli patrzymy na cyfrową transformację jak na puzzle, to robotyzacja zadań z rozwiązaniami klasy RPA jest zaledwie fragmentem układanki. By ją ukończyć, potrzeba platformy klasy DPA/BPM.
Technologia do robotyzacji procesów
Jeśli patrzymy na cyfrową transformację jak na puzzle, to RPA jest zaledwie fragmentem układanki. By ukończyć z sukcesem projekt digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, obok systemu klasy RPA warto postawić również platformę typu BPM/DPA. Wówczas stworzymy zestaw uzupełniających się narzędzi – bo w ramach automatyzacji procesu warto też zautomatyzować poszczególne aktywności, uwalniając przy tym pracowników od powtarzalnych zadań. W ten sposób możliwe jest pełne wykorzystanie potencjału nowoczesnych technologii i uzyskanie najlepszych efektów cyfrowej transformacji.
Artykuł powstał w ramach uczestnictwa zespołu WEBCON w konferencji RPA&AI Tech Forum, która odbyła się 9 lutego 2023 roku w Warszawie. To wydarzenie co roku zrzesza grono ekspertów, którzy dzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem z zakresu optymalizacji procesów biznesowych.
Q&A
Czym jest zadanie?
Zadanie to pojedyncze działanie wchodzące w skład całego procesu. Powtarzalne zadania można zautomatyzować przy użyciu RPA.
Czym jest proces biznesowy?
Proces biznesowy to seria powiązanych ze sobą lub wynikających z siebie działań lub zadań, które prowadzą do osiągnięcia określonego efektu końcowego. Optymalizacja procesów może w zauważalny sposób podnieść efektywność organizacji i zwiększyć jej przewagę konkurencyjną.
Kim jest właściciel procesu?
Właściciel procesu to osoba odpowiedzialna za jego działanie, realizowanie go i ciągłe ulepszanie.
Co wybrać do automatyzacji powtarzalnych zadań wykonywanych przez pracowników?
Rozwiązanie RPA świetnie nada się do zdigitalizowania powtarzalnych czynności na dużą skalę. Efekty? Zwiększenie wydajności, zminimalizowanie ryzyka błędów i ogólne usprawnienie pracy. Wykorzystanie tej nowoczesnej technologii w celu poprawy produktywności firmy to dobry wybór dla organizacji działających w różnych branżach i na różnych rynkach.
Robotic Process Automation: co to jest?
RPA to technologia, która służy do automatyzacji powtarzalnych zadań z wykorzystaniem programów (robotów). Dzięki robotyzacji zadań pracownicy zyskują wsparcie w wykonywaniu monotonnych obowiązków i mają szansę znacząco podnieść swoją produktywność.
Narzędzia do zrobotyzowanej automatyzacji procesów
Zrobotyzowana automatyzacja procesów? Implementacja narzędzia klasy RPA to nie wszystko. Automatyzacja procesów w praktyce oznacza digitalizację nie tylko pojedynczych czynności, ale całego workflow (obiegu/przepływu pracy), którego celem jest wykonanie danego procesu. Oprogramowanie RPA można wówczas połączyć z innymi, różnymi systemami - w zależności od potrzeb organizacji. Narzędzia klasy BPMS lub DPA to systemy, które pozwolą zaprojektować workflow, monitorować jego działanie i wprowadzać reguły biznesowe. Co więcej, odpowiednio wykorzystane, mogą generować duże oszczędności i przez to zwrot z inwestycji.
