Aby odpowiedzieć na pytanie czym jest automatyzacja pracy, należy najpierw zrobić krok w tył i zacząć od podstaw: czym jest workflow?
W kontekście biznesowym "workflow" po polsku można przetłumaczyć jako przepływ informacji lub pracy. To predefiniowany zestaw kroków i odpowiednich procedur, w ramach których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do kolejnych i po wykonaniu prowadzą do ukończenia danego projektu. Dzięki podzieleniu tych kroków na sekwencje, pracownicy są w stanie szybko zorientować się, co zostało wykonane, co musi się wydarzyć w następnej kolejności oraz jaki jest cel tych działań.
Czym jest przepływ pracy?
To zdefiniowany proces podzielony krok po kroku i zorganizowany w taki sposób, by płynnie przechodzić od rejestracji danego zadania do jego zakończenia. Choć kroki i to, jak zadanie jest przekazywane od jednego do kolejnego pracownika, albo od jednego do kolejnych działów, mogą być zorganizowane w różny sposób, ogólnym zamiarem jest, aby jeden krok uruchamiał kolejne - co prowadzi finalnie do ukończenia zadania.
System workflow a automatyzacja pracy
Dziś, by zyskać przewagę konkurencyjną, organizacje muszą poszukiwać nowych sposobów na zwiększenie wydajności i na coraz szybsze reagowanie na pojawiające się szanse. Cyfryzacja i optymalizacja procesów biznesowych może być sposobem na osiągnięcie tego celu.
Czym jest więc zautomatyzowany workflow? To taki przepływ informacji lub pracy, który jest uruchamiany, zarządzany i monitorowany poprzez aplikację stworzoną do tego celu. Dzięki temu narzędziu kolejne kroki są uruchamiane i wykonywane w oparciu o reguły biznesowe i predefiniowaną logikę procesu (stworzoną wedle odpowiednich procedur zarządczych), a nie manualnie, przez człowieka. Zautomatyzowane obiegi pracy działają nieprzerwanie i samodzielnie, a wiele z dzisiejszych systemów pozwala na to, by zintegrować je z innymi, zewnętrznymi systemami.
Oprogramowanie workflow: dlaczego warto je wdrożyć?
Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania workflow może przynieść organizacji wiele korzyści, więc warto go wdrożyć
— a przynajmniej to rozważyć. Dzięki zastosowaniu workflow organizacje obserwują takie pozytywne zmiany, jak m.in.:
- mniejsze ryzyko błędów,
- oszczędność czasu i pracy,
- większa efektywność i produktywność,
- wyższa jakość oferowanych usług - np. obsługi klienta,
- zmniejszenie potrzeby ludzkiego nadzoru nad wykonywaniem kolejnych zadań,
- poprawa kultury pracy,
- zwiększenie satysfakcji pracowników,
- bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Dzięki workflow firmy zyskują znaczące korzyści - usprawniają sposób działania całej organizacji, wspierają rozwój pracowników i w efekcie zwiększają produktywność i efektywność.
Czym jest i jak działa system do automatyzacji workflow?
System workflow przekazuje zadania do odpowiednich pracowników lub departamentów, informując ich jednocześnie o konieczności podjęcia działania i wykonania zadania.
Workflow to pojęcie związane z zarządzaniem pracą, używane najczęściej w odniesieniu do konkretnego oprogramowania, które służy do wspomagania pracy zespołowej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu workflow? Przede wszystkim na to, czy rozważane narzędzie:
- umożliwia budowę workflow za pomocą low-code i modułu drag&drop (graficznie, bez konieczności angażowania profesjonalnych programistów),
- jest intuicyjne, a przy tym jest zaprojektowane tak, by kolejne aplikacje biznesowe były spójne,
- jest skalowalne,
- umożliwia bezproblemowe wprowadzanie zmian nawet w już działających instancjach.
Workflow z WEBCON BPS: digitalizacja procesów biznesowych z platformą workflow automation
Przekonaj się, jak łatwo zautomatyzujesz zadania w Twojej organizacji dzięki platformie low-code, WEBCON BPS. Dowiedz się więcej o naszym systemie workflow i przetestuj jego funkcjonalności już dziś, dzięki dostępowi do darmowej wersji trial.
Q&A
Workflow: definicja
W szerszym kontekście workflow to przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi podmiotami. W biznesie często mówi się za to o przepływie pracy, dokumentów, zadań itd.
System workflow: co to jest?
Czym jest i dlaczego warto wdrożyć system workflow? System workflow to narzędzie informatyczne, które służy do cyfryzacji i automatyzacji przepływu informacji, pracy i dokumentów wewnątrz danej organizacji. System workflow automatyzuje m.in. obieg dokumentów w firmie, obieg umów czy obieg wniosków urlopowych.
Proces workflow: w jaki sposób system do budowy obiegów pracy zwiększa efektywność firmy?
Oprogramowanie do digitalizacji i zautomatyzowania obiegu zadań przynosi firmom wiele korzyści. Tego typu systemy przyspieszają proces wykonywania zadań, zwiększają transparentność procesów oraz wspierają standaryzację procesów w firmie. To dlatego warto go stosować!
