W dobie wszechobecnej cyfryzacji naturalną koleją rzeczy dla większych firm staje się wdrożenie systemów do zarządzania dokumentami (tzw. DMS, czyli Document Management System) i procesami biznesowymi (tzw. BPMS, czyli Business Process Management System), opartych o digitalizację, automatyzację i workflow. Jak optymalnie wykorzystać narzędzie, jaki jest system zarządzania dokumentami, aby skutecznie i efektywnie realizować strategię cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa? Gdzie i kiedy z kolei zastosowanie mają rozwiązania BPM?
Skuteczność inicjatyw pod sztandarem cyfrowej (r)ewolucji jest wypadkową potencjału wdrażanej technologii i tempa, w jakim organizacja jest w stanie do niej przystosować swoje procesy biznesowe. Innymi słowy, jeśli nie jesteśmy w stanie efektywnie wdrożyć nowych procedur, czy wyegzekwować zmiany sposobu działania pracowników, tak by w pełni wykorzystać potencjał punktowo wdrażanych nowinek technicznych, możemy nie być w stanie zebrać żniwa automatyzacji procesów biznesowych i cyfrowej transformacji w ogóle. Dlatego dla wielu firm zmiana procesu biznesowego będąca konsekwencją wprowadzania nowych technologii, staje się automatycznie obszarem-kandydatem do objęcia wdrożeniem BPM. Z drugiej strony, dla wielu firm perspektywa digitalizacji procesów obsługiwanych dotychczas za pomocą papieru, to najprostszy krok na drodze cyfrowej transformacji. Założenie jest w tym przypadku proste: digitalizacja papierowego dokumentu w połączeniu z mechanizmem przydzielania zadań klasy workflow pozwala lepiej zarządzać procesem, dbając o to, by poszczególne jego kroki były realizowane zgodnie z procedurami – przy tym obniża koszty, zwiększa transparentność, ułatwia życie pracowników. Generalnie, system zarządzania dokumentami pozwala wyjść z ery kamienia łupanego spod znaku papierowego dokumentu.
W tradycyjnym ujęciu typologii systemów informatycznych rolą DMS (system zarządzania dokumentami) jest przede wszystkim digitalizacja dokumentów w rozumieniu rejestracji, skanowania, kategoryzacji, przechowywania i udostępniania cyfrowej ich wersji wszystkim, którzy tego potrzebują i mają do tego uprawnienia. BPMS (system zarządzania procesami biznesowymi) to z kolei warstwa odpowiedzialna za przydzielanie zadań, obsługę procesów akceptacyjnych, routing danych i informacji pomiędzy osobami, departamentami i systemami informatycznymi. W praktyce te dwie warstwy coraz częściej się przenikają i stają się od siebie współzależne.
Coraz częściej mówiąc o systemach BPMS mówimy o tak zwanych case files, których elementem w naturalny sposób stają się dokumenty przetwarzane w obrębie systemu zarządzania dokumentami (DMS) . Mogą one bądź uruchamiać obiegi akceptacyjne (np. przychodzące do firmy faktury), bądź są efektem zbierania informacji i akceptacji zrealizowanych w warstwie procesowej (np. umowy generowane w systemie w oparciu o zebrane przez pracowników sprzedaży informacje od klienta, analizy dostarczone przez departamenty oceny ryzyka etc.).
Zorientowane na case files podejście, w którym głównym elementem procesu są skany dokumentów, wątki konwersacji, wymieniane wiadomości e-mail itd., wydaje się naturalną konsekwencją ewolucji narzędzi procesowych. Orkiestracja zadań związanych z obiegiem zadań i informacji odbywa się w kontekście pliku. Dlatego coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania, które nie tylko poinformują o konieczności akceptacji, ale w jednym miejscu udostępnią użytkownikowi wszystkie związane ze sprawą dokumenty, dane zebrane od użytkowników biorących udział w procesie za pośrednictwem formularza oraz dane i raporty kontekstowe pochodzące ze źródeł zewnętrznych (tj. innych systemów czy danych dostępnych w serwisach publicznych). Wszystko w poszukiwaniu efektywności – by decyzja mogła zostać podjęta sprawnie, bez konieczności sięgania do narzędzi trzecich w poszukiwaniu kluczowych informacji.
Cyfrowa transformacja niesie ze sobą jeszcze jeden istotny trend w rozwoju systemów do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi, związany z tempem zmian procesów biznesowych. Jest to założenie z góry, że wdrażane rozwiązania będą podlegać częstym zmianom - z uwagi na konieczność ich dostosowywania do zmieniających się regulacji prawnych, chęć dalszej optymalizacji procesów, nowe możliwości technologiczne etc. W odpowiedzi na to, większość producentów oprogramowania do zarządzania obiegiem zadań i dokumentów drastycznie uprościła proces tworzenia aplikacji procesowych. Wyeliminowanie języków skryptowych czy konieczności kodowania spowodowała, że obecnie z platform okrzykniętych mianem low-to-no code korzysta się dużo łatwiej. Szybciej zatem stworzymy potrzebną aplikację, ale też dużo łatwiej będzie ją zrozumieć i zmodyfikować, kiedy zajdzie potrzeba wprowadzenia w niej zmiany.
Z tego powodu w WEBCON BPS zastosowaliśmy autorską i unikalną na skalę światową technologię InstantChange™. Umożliwia ona prostą, natychmiastową i kontrolowaną zmianę przebiegów procesów, reguł biznesowych czy modyfikację warstwy integracji z zewnętrznymi systemami w ramach naszego DMS-u (systemu zarządzania dokumentami) – w czasie rzeczywistym, ale nie powodując przy tym ryzyka destabilizacji działających już aplikacji. W praktyce, nie tylko łatwiej jest zmieniać działające produkcyjnie rozwiązania, ale też sam proces ich budowy stał się zwinny, oparty o podejście iteracyjne. To szczególnie ważne w erze cyfrowej transformacji, której kluczowymi technologiami dla biznesu stają się platformy low-code, skutecznie i komplementarnie łączące w sobie funkcjonalności takich (obecnych już od pewnego czasu na rynku IT) rozwiązań jak system zarządzania dokumentami oraz oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi. Szczególnie dobrze sprawdza się ta kombinacja w kontekście tego, że niejednokrotnie stajemy przed wyzwaniem budowy aplikacji w sytuacji, gdy wymagania biznesowe są niejasne i podlegają nieustannym zmianom – gdy aplikacja powstaje równolegle z procesem biznesowym, w nieustannym sprzężeniu zwrotnym.
